Bad Vilbel, 15. Juli 2002. Auf der diesjährigen DMS-Expo (3. bis 5. September 2002 in Essen) zeigt die IQDoQ GmbH ihre Themenlösung HYPERDOC HR, die digitale Personalakte, als konventionelle Inhouse- sowie als ASP-Version (ASP = Application Service Providing) für jede Unternehmensgröße. HYPERDOC HR entspricht exakt den Anforderungen des Personalwesens an Funktionalität und Sicherheit. Die Themenlösung sieht eine Gliederung in so wesentliche Bereiche wie Bewerbungen, Arbeitsvertrag, Entgelt und Beurteilungen vor, die Register, Stammdaten- und Berechtigungsprojekte sind jedoch auf Kundenwunsch individuell konfigurierbar. Dadurch lässt sich die Lösung genau auf den jeweiligen Bedarf abstimmen. In beide Versionen von HYPERDOC HR können sowohl gescannte Unterlagen als auch digital vorliegende Informationen abgelegt werden, so dass eine ganzheitliche Sicht auf die Daten möglich ist. Schnittstellen zur Personalsoftware PAISY sowie SAP R/3 stellen sicher, dass Stammdaten und bestimmte Dokumente direkt übernommen werden können. Mitarbeiterdaten, die im Archiv gespeichert sind, sind innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm. Die Recherche ist über Namen, Personalnummern, Geburtsdatum, Kostenstelle oder Sozialversicherungsnummer einfach durchführbar. In Abhängigkeit von den Zugriffsberechtigungen liefert das System die gesamte Personalakte als Suchergebnis oder aber ausgewählte Mitarbeiter, für die der Anwender eine Leseberechtigung hat. Die Lösung unterstützt das Personalwesen auch beim Beachten von Fristen. So werden etwa einzelne Dokumente, wie zum Beispiel Abmahnungen nach Ablauf einer vorgegebenen Zeit automatisch aus dem System gelöscht.
Das Zugriffs-System von HYPERDOC HR entspricht den Anforderungen des Datenschutzes. Bestimmten Mitarbeitern kann ein genereller oder auch nur temporärer Lesezugriff auf die Daten gewährt werden. Für Mitarbeiter aus der Personalabteilung mit erweiterten Berechtigungen stehen für den Zugriff auf die Dokumente komfortable Clienten zur Verfügung. Bei der ASP-Version von HYPERDOC HR kommt ein handelsüblicher Webbrowser zum Einsatz, wodurch sich auch Schulungsmaßnahmen in Grenzen halten. Für Sicherheit sorgt weiterhin ein Streckenverschlüsselung zwischen Client und Server. Abgelegt werden die Dokumente ebenfalls verschlüsselt auf unveränderbaren Medien, um der Manipulation sowie dem Verlust von Daten vorzubeugen.
Die Digitalisierung von Personalakten mit Hilfe von HYPERDOC HR entspricht selbstverständlich auch den neuesten gesetzlichen Anforderungen. Beispielsweise müssen digital vorliegende Daten aus dem Lohnabrechnungssystem seit dem 1. Januar 2002 revisionssicher in elektronischen Archiven abgelegt werden, da sie auch elektronisch erzeugt wurden. Die Papierform wird vom Gesetzgeber seitdem nicht mehr anerkannt.
Über IQDoQ:
Die IQDoQ GmbH mit Sitz in Bad Vilbel ist ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der Dortmunder Materna GmbH. Das zum
1. Januar 2001 gegründete Unternehmen bündelt die DMS-Aktivitäten der Materna-Gruppe und vermarktet als Full-Service-Provider Dokumenten-Management-Lösungen im deutschsprachigen Raum. Zum Leistungsportfolio von IQDoQ zählen Beratung, Vertrieb, Projektdienstleistungen und Training. Adressaten sind mittelständische und große Unternehmen, Value Added Reseller (VARs) und Application Service Provider (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktsuite Hyperdoc gehören Deutscher Paket Dienst, Spar-Handels AG, BAWAG, BURDA, Landtag Rheinland-Pfalz und NRW, IHK Würzburg-Schweinfurt, Volkswohl-Bund Versicherungen und Eckes AG.
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