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DocuPortal von Beginn an: AMPLITEC setzt auf webbasiertes ECM

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Bremen – Den Grundstein bei der Firmengründung richtig zu legen, dies fängt bei der Dokumentenverwaltung an. Deshalb hat sich die AMPLITEC GmbH & Co. KG aus Reinfeld in Schlesig-Holstein, Start-up-Unternehmen für die Entwicklung vollelektronischer Wärmezähler, jetzt für DocuPortal als künftiges ECM-System entschieden. Der Grund: Die Software ist komplett webbasiert und damit sowohl einfacher zu administrieren wie auch preisgünstiger als die meisten Wettbewerbsprodukte. Außerdem überzeugte die hohe Funktionalität von DocuPortal, die mit der Unternehmensentwicklung und komplexer werdenden Aufgaben wächst.

Für die AMPLITEC GmbH & Co. KG war es wichtig, bereits in der Vorbereitungsphase ihrer Produktion alle Geschäftsvorfälle und Dokumente sauber elektronisch archivieren und zu verwalten. Als Start-up-Unternehmer mit nur begrenztem IT-Budget ausgestattet, stellte Geschäftsführer Kai Neumann an das künftige ECM-System drei Anforderungen: Günstiger als der Marktdurchschnitt sollte es sein, einfach einzuführen und von der Funktionalität her ausbaufähig. „Für kleine Unternehmen wie unseres gibt es zwar eine Reihe etablierter ECM-Lösungen, doch bleibt die Funktionalität vieler derer auf genau diese Firmengröße beschränkt“, erklärt er. DocuPortal hingegen verfügt über vollständige Fähigkeiten für Collaboration, Workflow und Dokumentenbearbeitung, ermöglicht die revisionsfähige Archivierung aller Unterlagen gemäß GDPdU und lässt sich vom Funktionsumfang genau auf die jeweilige Firmengröße und deren Anforderungen abstimmen.

Insbesondere die Workflow-Komponente der Software stellt für AMPLITEC eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit dar, Abläufe zu automatisieren. DocuPortal 7 nutzt einen integrierten Workflow-Designer, mit dem sich selbst komplexe Vorgänge definieren lassen. Standardmäßig treffen dabei die zu erledigenden Aufgaben beim Anwender ein, der sein Work-Item öffnet und dann sequentiell durch die weiteren Aufgaben geführt wird. Auch gescannte Eingangsbelege werden automatisiert – ohne Medienbrüche bis in das Archiv über digitale Umlaufmappen – verarbeitet. Bei AMPLITEC soll das System künftig auch dafür genutzt werden, ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9000/9001 aufzubauen – Arbeitsanweisungen und sämtliche dazu gehörigen Dokumente lassen sich über die Workflow- und ECM-Funktionen der Software vollständig abbilden.

Im Gegensatz zu rein klassischen Client Server Anwendungen greifen die Anwender auf DocuPortal ausschließlich per Webbrowser zu – ein Alleinstellungsmerkmal der Software. Hauptkomponente ist das Web-Portal mit Web 2.0-Technologien, in dem der Anwender sämtliche Funktionen zum Erstellen, Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Ansehen, Kontrollieren und Archivieren seiner Inhalte findet.

Trotz modernster IT-Ausstattung mit Microsoft Office 2007 und Windows Small Business Server 2003 bereitete die Installation aufgrund der reinen Webbasiertheit von DocuPortal keinerlei Probleme und war binnen 15 Minuten abgeschlossen. Auch aufwändig zu administrierende Server und sonstiger Hardwareaufwand fielen bei AMPLITEC nicht an.

Über das Unternehmen DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.

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