Im Rahmen der aktuellen Konjunkturmaßnahmen werden derzeit eine Vielzahl von Projekten gestartet, insbesondere im Bausektor. Hier gilt es, viele involvierte Partner an unterschiedlichen Orten möglichst effizient in den Informationsfluss einzubinden und eine rasche, kostengünstige und effiziente Abwicklung der Projekte zu gewährleisten. Optimale Unterstützung bietet hierbei die kompakte, vollständig webbasierte ECM-Lösung DocuPortal des gleichnamigen Anbieters. Über ein Web-Portal können Projektbeteiligte damit gemeinsam auf benötigte Informationen zugreifen, diese austauschen und untereinander kommunizieren. Dabei ist die Software einfacher zu administrieren und auch preisgünstiger als die meisten Wettbewerbsprodukte.
Wir haben bereits mehrere Anfragen von Interessenten erhalten, die akute Bauprojekte realisieren müssen und dafür nach einer geeigneten Lösung zum effizienten Informations- und Dokumenten-Management suchen. Voraussetzung ist, dass sie kostengünstig ist und ohne lange Installations- und Schulungsphasen auskommt, erklärt Jens Büscher, Geschäftsführer von DocuPortal.
Gerade bei Bauprojekten fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an, die von zahlreichen beteiligten Unternehmen erstellt und gepflegt werden. Diese befinden sich in der Regel an unterschiedlichen Orten, sodass eine durchdachte Informationslogistik erforderlich wird, in deren Rahmen eine konsistente Datenhaltung und eine effiziente Dokumentenverwaltung samt direktem, sicherem und ortsunabhängigem Zugriff eine vorrangige Rolle spielt. Hier schaffen ECM-Systeme Abhilfe:
Mit ECM-Systemen lassen sich nicht nur die üblichen Office-Dokumente und kaufmännischen Belege verwalten, sondern auch heterogene Dokumentbestände, wie sie bei Bauprojekten anfallen. Sie beschleunigen den gezielten Zugriff auf Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit im Team, so Geschäftsführer Jens Büscher.
Bauprojekte effizient steuern und Beteiligte einbinden
Das ECM-System DocuPortal zeichnet sich durch eine extrem rasche Installation aus, die beispielsweise auf einem Windows 2003 System in Minuten auskommt. Im Gegensatz zu rein klassischen Client/Server-Anwendungen greifen die Anwender auf DocuPortal per Webbrowser zu ein Alleinstellungsmerkmal der Software. Hauptkomponente ist das Web-Portal mit Web 2.0-Technologien, in dem der Anwender sämtliche Funktionen zum Erstellen, Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Ansehen, Kontrollieren und Archivieren seiner Inhalte findet.
Die Software beinhaltet weitreichende Funktionen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement, Workflow, Collaboration und Langzeitarchivierung. Die Dateisystemintegration sowie die E-Mail-Archivierung unterstützen dabei den Aufbau von digitalen Projektakten mit zahlreichen Strukturierungsmöglichkeiten sowie einer Volltextsuche und Dateivorschau Hunderter Dateiformate. Die Bedienung ist maximal einfach gehalten, sodass keine langen Schulungen notwendig sind und die Mitarbeiter direkt loslegen können.
Der Zugriff auf Dateien und Informationen wird dabei über Berechtigungen geregelt, beispielsweise für Sub-Auftragnehmer. Medienbrüche und Zeitverzug werden damit vermieden. Über den integrierten Benachrichtigungsservice erhalten alle Beteiligten eines Projektes ? Mitarbeiter, Kunden, Sub-Auftragsnehmer und Außendienstmitarbeiter und Baubüros vor Ort ? sofort Nachricht über neue und geänderte Inhalte. Darüber hinaus erlaubt die integrierte Vorgangsbearbeitung beispielsweise Architekten und Bauleitern vor Ort, über mobile PCs Geschäftsvorgänge zu initiieren. Dies ermöglicht die Einbindung von Sub-Auftragnehmern ohne Zeitverzug, beispielsweise im Fall von Schadensmeldungen oder Materialnachbestellungen. Reports ermöglichen eine sofortige Statusübersicht über die Aufgaben.
Auch Kunden kann im Rahmen von Berechtigungen der direkte Zugriff auf ein Projekt gewährt werden. Das EX Modul von DocuPortal ermöglicht das Betrachten von CAD-Zeichnungen direkt im Browser, ohne dass der Kunde die notwendige Anwendung oder ein Plug-In braucht. DocuPortal wandelt automatisch CAD-Zeichnungen von z.B. Autocad in internetfähige Grafiken um.
Über das Unternehmen DocuPortal
Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.
Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment Kompakt DMS aus.
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