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Stadt Duisburg: Mikrofilm fürs Archiv, digitales Pendant für schnellen Zugriff

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Köln, 27. August 2002. Die gleichzeitige Digitalisierung und Mikroverfilmung sichert im Duisburger Kassen- und Steueramt sowohl den schnellen Informationszugriff direkt am Arbeitsplatz als auch eine gesetzeskonforme Archivierung von zahlungsgebundenen Unterlagen. Dafür nutzen die Duisburger eine exakt auf ihre Belange zugeschnittene individuelle Gesamtlösung von Agfa. Sie umfasst neben dem Agfa-Hybridsystem ADMIS SC 51 die Capturing-Software BSCAN sowie die Web-basierte Speicher- und Archivierungslösung e-Codis, die den Informationszugriff über das Intranet der Duisburger Stadtverwaltung erlaubt. Weiterer Bestandteil ist eine von Agfa entwickelte spezielle Software, die eine Brücke zwischen den bereits bei der Erfassung der täglich rund 5.000 Belege gewonnenen Indexdaten und BSCAN schlägt.

Seit August 2002 ist das in ein Ethernet-Netzwerk eingebettete und inzwischen von NT auf eine Windows 2000-Umgebung umgestellte Verfahren produktiv. Der bei deutlich größerem Komfort erheblich geringere Zeitaufwand bei der Belegsuche wird von den Anwendern einhellig begrüßt, insbesondere die Möglichkeit der Recherche mit kombinierten Suchbegriffen. Gesucht wird dabei nicht mehr nach Film- und Blipnummer, sondern nach Indizes wie Buchungsstelle, Buchungstag, Betrag, Buchungsart und -tag, Bankleitzahl oder Buchungsjahr. Das Retrieval erfolgt unter Einsatz von User-Kennungen über das komfortable Web-basierte Archivierungssystem e-Codis. Durch seine hohe Flexibilität und Leistungsfähigkeit stellt es die benötigten Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Der Mikrofilm dient dem Kassen- und Steueramt als gesetzeskonformes Ablagemedium und erlaubt die Vernichtung der verfilmten Originalbelege nach drei
Jahren. Der Hauptnutzen gegenüber der früher praktizierten Nur-Verfilmung liegt allerdings in der Verfügbarkeit der Informationen am Bildschirm, die sich bei Bedarf problemlos ausdrucken lassen. Immerhin werden im Tagesdurchschnitt etwa 100 Anfragen mit steigender Tendenz durchgeführt. Der Zeitaufwand dafür hat sich nun auf ein Minimum reduziert.

Über Agfa MDS:
Der Vertriebsbereich MDS (Document Solutions and Information Management) der Agfa ist Komplettanbieter für digitale Speicher- und Archivsysteme unter dem Dach Digital File Office (DiFO). Darunter versteht Agfa MDS modulare IT-Produkte zum Document-Capturing, -Imaging und Archiving auf digitalen Datenträgern und Mikrofilmen ebenso wie die Analyse, Beratung, Integration, Installation, Wartung und Support rund um diese Hard- und Softwarekomponenten. Von der langjährigen Erfahrung des Unternehmens im Umgang mit Dokumenten und deren Speicherung profitieren heute zahlreiche Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Nähere Informationen finden Sie unter www.agfa.com/mds


Ihre Redaktionskontakte:
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Denise Kuhn, Marketing MDS
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Tel: 02 21/57 17- 733
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