(Berlin, Herzogenaurach) Die COI GmbH und die callas software GmbH haben heute ihre Zusammenarbeit bekannt gegeben. Demnach integriert COI die Software pdfaPilot von callas in sein Dokumenten-Management-System COI-BusinessFlow. Anwender der modularen DMS-Lösung können somit automatisiert ihre PDF/A-Dateien auf Konformität prüfen sowie elektronische Dokumente anderer Formate in PDF/A konvertieren. Sie profitieren von den Vorteilen einer Archivierung gemäß dem ISO-Standard zur Langzeitarchivierung und können sämtliche im Geschäftsalltag vorkommenden Dokumentarten langfristig lesbar aufbewahren, unabhängig von dem System, mit dem sie ursprünglich erstellt wurden. Dabei bleibt das Layout der Dateien vollständig erhalten.
Bei der Produktevaluierung standen verschiedene PDF/A-Werkzeuge bei der COI GmbH auf dem Prüfstand. Sie wurden auf die Verfügbarkeit passender Schnittstellen und auf die Performance beim Konvertieren und Validieren getestet. Weiterhin untersuchte COI den Funktionsumfang, die Verfügbarkeit unter verschiedenen Plattformen (Linux, MS Windows, Solaris) sowie die Marktposition des Anbieters.
Wir haben uns nach sorgfältigen Marktsondierungen für die Technologie von callas entschieden, weil der pdfaPilot unsere Anforderungen optimal abdeckte und insbesondere bei der Performance punkten konnte, erklärt Walter Koch, Entwicklungsleiter der COI GmbH.
Mit der Integration des pdfaPilot in COI-BusinessFlow ermöglicht COI seinen Anwendern eine sichere und langfristige Reproduzierbarkeit archivierter Dokumente. Deren Darstellung bleibt identisch und ist unabhängig von Software, Versionen oder Hardware. Nur Dokumente, die in allen Punkten der ISO-Norm entsprechen, werden in COI-BusinessFlow als archivierbar gekennzeichnet. Dafür prüft der pdfaPilot Dokumente bedarfsgemäß entweder bereits beim Import in das System, bei der Konvertierung oder vor der Archivierung auf ihre PDF/A-Kompatibilität. Alle Parameter, die für die Einhaltung des ISO-Standards erforderlich sind, werden dabei berücksichtigt. So sind beispielsweise dynamischen Objekte in den Dateien nicht erlaubt, es dürfen keine Abhängigkeiten von externen Seiteninhalten oder Ressourcen bestehen oder andere Dateien eingebettet sein. Dagegen müssen Schriften immer eingebettet werden. Besteht ein Dokument die Validierung nicht, führt das System mit Hilfe von pdfaPilot automatisch eine Konvertierung nach PDF/A durch. Dabei kommen weitreichende Korrekturfunktionen zum Einsatz, beispielsweise werden fehlende Schriften nachträglich eingebettet und inkompatible Metadaten korrigiert. In jedem Fall bleibt das Layout vollständig erhalten. Anschließend wird das Dokument noch einmal validiert und dann je nach Status entweder in das System zur weiteren Verwendung importiert oder abschließend archiviert.
Mit COI haben wir einen weiteren führenden DMS-Anbieter als Partner gewonnen, freut sich Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas Software GmbH, über die Zusammenarbeit. PDF/A ist eindeutig auf dem Vormarsch es wird kaum noch ein Archivierungsprojekt ohne den ISO-Standard realisiert. Dementsprechend integrieren auch die ECM-Anbieter zunehmend die PDF/A Konvertierung und Validierung in ihre Produkte, um so ihren Anwendern den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Über COI:
Die 1988 gegründete COI GmbH zählt heute zu den technologisch führenden Anbietern im Bereich Archivierung, Dokumenten-, Workflow- und Informationsmanagement. Das Produktangebot deckt die Anforderungen des Enterprise Content Management umfassend ab und beinhaltet Lösungen für die E-Mail-Archivierung, prozessübergreifendes Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Belegverarbeitung, ERP-Archivierung, Product Life Cycle Management, Document Compliance und Storage-Konsolidierung sowie Spezialanwendungen für die pharmazeutische Industrie.
Die unter der Dachmarke COI-BusinessFlow® vertriebenen Produkte werden heute weltweit bei Unternehmen und Organisationen aus verschiedensten Branchensegmenten mit großem Erfolg eingesetzt. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung verfügt die COI über höchste Kompetenz in der Umsetzung und Realisierung spezifischer Anforderungen und Prozesse. Der Fortschritt der Produkte und Innovationen in Funktionalität und Design werden durch konstante Investitionen in die Entwicklung gesichert. Marktentwicklungen und neue Trends werden hierbei berücksichtigt und sinnvoll in die Technologie eingebracht.
Über callas software:
callas software, 1995 in Berlin gegründet, ist spezialisiert auf Software-Lösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung und Printproduktion. Plug-ins, Anwendungen und PDF-Technologien aus dem Hause callas sorgen für die Ausgabe, die Überprüfung und die Korrektur von Dateien, sie konvertieren Farben und betten Schriften ein. Sämtliche Produkte von callas verfolgen ein Ziel: den Output-Prozess zu automatisieren und zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
Zu den Kunden zählen vor allem Druckvorstufendienstleister, Buch-, Zeitungs- und Zeitschriftenverlage, Werbeagenturen und Druckereien, aber auch Unternehmen der Verpackungsindustrie sowie Inhouse-Publishing-Abteilungen von Industriebetrieben und Behörden. Hierzu zählen unter anderem der Cornelsen-Verlag, die Werbeagentur Springer & Jacoby, der Print- und Digital-Dienstleister Konradin Druck sowie der Schweizer Medienkonzern Ringier.
Das Unternehmen ist Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center und unter anderem Mitglied im DOXNET - the Document X-perts Network e.V. und dem VOI- Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
Olaf Drümmer, Geschäftsführer von callas software ist seit 1990 in der Printpublishing- und Dokumentmanagement-Industrie tätig und gilt weltweit als ausgewiesener Experte für PDF und Colormanagement. Als Mitwirkender in der ISO war er maßgeblich beteiligt an der Standardisierung von PDF/X und PDF/A.
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