Outsourcing-Spezialist MicroData GmbH übernimmt Digitalisierung von 38 Millionen Seiten Bestandsakten - Anbindung von rund 100 deutschen Standorten bis Ende November 2009
Mit Einführung einer digitalen Kundenakte hat die Techem GmbH aus Eschborn, weltweit tätiger Energiedienstleister für Immobilienwirtschaft und private Wohnungseigentümer, die Grundlage für wesentliche Prozessverbesserungen im Unternehmen geschaffen. Hierfür muss die gesamte Kundenkorrespondenz, die per Post an einen der 100 deutschen Techem-Standorte geschickt wird, eingescannt werden. Den Auftrag dazu erhielt die MicroData GmbH, die für Techem im Verlaufe des Projektes auch die Bestandsakten digitalisiert.
Die Techem GmbH bietet mit rund 3.000 Beschäftigten, davon mehr als 2.000 in Deutschland, in mehr als 20 Ländern das gesamte Spektrum des Energiemanagements, vom Energiebezug über die Erfassung und Abrechnung des Wärme- und Wasserverbrauchs bis hin zu detaillierten Analysen. Zu den Kunden gehören Unternehmen der Wohnungswirtschaft, Hausverwaltungen und private Hauseigentümer.
Um künftig von jedem Unternehmensstandort auf alle Kundenakten zugreifen und somit auch die Aktenbearbeitung besser verteilen zu können, hat sich Techem für die Einführung einer digitalen Aktenlösung entschieden. Diese beinhaltet künftig sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente zu jedem Vorgang, stellt sie Standort unabhängig zur Verfügung und sorgt damit für mehr Transparenz, schnellere Prozesse und noch mehr Kundenservice.
Die Aktenlösung läuft nach erfolgreichem Pilotbetrieb in den Niederlassungen Dortmund, Darmstadt und Dresden inzwischen in vollem Gange. Sie basiert auf SAP Records Management und ist direkt in die bei Techem eingesetzten Anwendungen SAP R/3, Heiztec/3 und SAP CRM integriert.
Sämtliche in den drei Standorten eingehende Kundenpost wird nach Hamburg zur MicroData GmbH weitergeleitet, dort geöffnet und digitalisiert. Dabei handelt es sich um allgemeinen Schriftwechsel, Zwischenablesungen von Wärme- und Wasserverbrauch, Lieferscheine von Subunternehmen, Auftragsbestätigungen - in der Summe rund 70 verschiedene Dokumentarten. MicroData klassifiziert die Eingangsdokumente nach sechs vorab festgelegten Dokumententypen, versieht sie mit einem entsprechenden Barcode und digitalisiert sie anschließend mit modernen KODAK Hochleistungsscannern. Im PDF/A-Format werden die gescannten Briefe bis zum Mittag an die Techem-Zentrale nach Eschborn übermittelt.
Sind die Bestandsakten aus den Niederlassungen durch, bleibt das laufende Geschäft: Rund 6.000 Eingangsdokumente fallen täglich an allen Standorten von Techem an - dies macht zusammen rund 1,5 Millionen pro Jahr, welche Techem in der Zukunft durch ihren Outsourcing-Partner MicroData scannen lässt.
Jochen Klinger, Projektmanager bei Techem: "In einer rekordverdächtigen Zeit haben wir gemeinsam mit MicroData das Vertragswerk für dieses komplexe Outsourcing-Projekt aufgesetzt. Die MicroData hat sich hier als sehr kompetent und flexibel erwiesen und lag im Vergleich mit den Wettbewerbern in allen Bewertungskriterien vorn: sowohl beim Preis als auch bei der Qualität der Dienstleistung - die wir gut anhand der zahlreichen Referenzprojekte nachprüfen konnten."
MicroData GmbH
Marc Ebel
Grevenweg 72
20537 Hamburg
040-6969 66-0
040-6969 66-66
www.mdat.com
Pressekontakt:
agentur auftakt
Frank Zscheile
Nußbaumstr. 8
80336
München
zscheile@agentur-auftakt.de
08954035114
http://www.agentur-auftakt.de
X