Mit einer sicheren, zentralen und rechtskonformen E-Mail-Archivierung erhöhen Unternehmen ihre Produktivität und erfüllen auch alle Anforderungen des Datenschutzrechts, das ab 1. September 2009 in einigen Punkten verschärft wird. Leistungsfähige und skalierbare Archivierungslösungen wie der Barracuda Message Archiver sind daher für Betriebe jeder Größenordnung interessant und sinnvoll.
Dreieich, den 21.08.2009 Die geschäftliche E-Mail Nutzung nimmt täglich zu. Dadurch werden immer mehr E-Mails auf lokalen Servern oder in persönlichen Archiv-Ordnern wie der PST-Container-Datei von MS-Outlook (zusammen mit Datei-Anhängen, Aufgaben, Notizen und den Kalender-Daten) gespeichert, was sehr zu Lasten der gesamten E-Mail-Infrastruktur eines Unternehmens geht. Der dafür benötigte Speicherplatz auf dem Server steigt nämlich beständig und rapide an. Noch komplizierter wird es jedoch, wenn Endanwender einen Teil ihrer E-Mails auf dem Unternehmensserver, einen anderen Teil in persönlichen Archiv-Dateien auf ihrem Laptop und den Rest in Archiven auf dem stationären PC ablegen und das häufig auch noch mehrfach und in unterschiedlichen Dateiformaten, wodurch die Kosten der E-Mail-Archivierung noch zusätzlich signifikant steigen.
Fehlt eine zentralisierte Speichermöglichkeit, wird zudem die Suche nach einer bestimmten wichtigen E-Mail über verschiedene Benutzer und Orte hinweg zur großen (und oft auch teuren) Herausforderung. Denn wenn alte E-Mails an verschiedenen Stellen und zum Teil auch noch in unterschiedlichen Formaten gespeichert sind, müssen Anwender oder das IT-Team eines Unternehmens auch weitaus länger danach suchen. Das wiederum geht zu Lasten der Produktivität eines Unternehmens und treibt so die Kosten zusätzlich weiter in die Höhe.
Archiv-Dateien stellen aber auch ein konkretes Sicherheitsproblem dar. Denn ein verlorengegangener oder gestohlener Laptop, auf dem PST-Dateien gespeichert sind, erhöht auch drastisch das Risiko, dass sich Unberechtigte Zugang zu vertraulichen Geschäftsunterlagen verschaffen. Der Industrie- und Wirtschaftsspionage wird so Tür und Tor geöffnet vor allem bei unverschlüsselten E-Mails.
Je stärker Organisationen und Unternehmen geschäftlich per E-Mail kommunizieren, desto wichtiger wird auch die zuverlässige, zentrale und revisionssichere Archivierung der elektronischen Post, betont IT-Spezialist Hans-Joachim Giegerich, geschäftsführender Gesellschafter von Giegerich & Partner in Dreieich: Nicht nur aus wirtschaftlicher, sondern auch aus rechtlicher Sicht spricht daher alles für eine zentrale, sichere E-Mail-Archivierung. Denn sowohl das Handelsrecht wie auch das Steuergesetzbuch machen den Kontrollblick in die E-Mail-Fächer notwendig, anderseits müssen die Unternehmen aber auch die strengen Vorgaben des Telekommunikations-Gesetzes (TKG) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten.
Der Barracuda Message Archiver: eine moderne und leistungsfähige Lösungen zur E-Mail-Archivierung
Eine moderne und leistungsfähige Lösung zur E-Mail-Archivierung wie der Barracuda Message Archiver erfüllt alle heutigen Anforderungen in punkto Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle, Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit der E-Mail-Kommunikation. Unternehmen können mit einem solchen Archivierungssystem wichtige rechtliche und organisatorische Vorschriften einhalten, ohne ihren Mail-Server oder ihr Budget zu überlasten.
Der Archiver ist mit dem Mailserver verbunden. Jede eingehende, ausgehende und auch die internen Mails werden automatisch auf dem Message Archiver archiviert. Somit ist die separate Anlage bzw. Speicherung von lokalen pst-Dateien überhaupt nicht mehr nötig. Mehrfach und unter Umständen fehlerhaft abgespeicherte Kopien von E-Mails oder Anhängen gehören damit der Vergangenheit an. Die zentralisierte Verwaltung sorgt in Verbindung mit einem Outlook-PlugIn dafür, dass Administratoren, Auditoren und Endanwender jederzeit schnell und einfach auf elektronische Post zugreifen können, die auf dem Archiver abgelegt und gesichert sind.
Der Administrator kann die Archivierungslösung so einstellen, dass Nachrichten und Anhänge vom Server entfernt und mit einem Stub ersetzt werden. Über diese Verknüpfung kann der Endanwender dann die E-Mail aus dem Barracuda Message Archiver aufrufen.
Der laufende Zugriff auf archivierte E-Mails darf für den Erfolg eines Unternehmens nicht unterbewertet werden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen Archivierungsregeln aufstellen und eine Lösung zur Hand haben, die weder die Performance der allgemeinen E-Mail-Infrastruktur behindert, noch Probleme bei der Speicherverwaltung verursacht, erläutert Paul Thackeray, Vice President und Managing Director EMEA (Europa, Naher Osten und Afrika) von Barracuda Networks.
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