VIP DocManager optimiert Geschäftsprozesse und Kundenservice der Stadtverwaltung
195.000 Bestandsakten und jährlich 890.000 Massendrucke elektronisch archiviert
In Soltau ist die elektronische Akte Wirklichkeit geworden: Mit der Dokumenten-Management-Lösung von Gauss (Neuer Markt: GSO, ISIN DE 0005074603) optimiert die Heidestadt ihren Service für Einwohner, Unternehmen und Touristen. Gleichzeitig hat die Stadtverwaltung ihre Geschäftsprozesse optimiert. Über den VIP DocManager greifen die städtischen Mitarbeiter direkt aus ihren EDV-Anwendungen auf elektronische Akten zu. Soltau archiviert insgesamt 195.000 Bestandsakten und jährlich 890.000 Massendrucke. Betreut wird das Projekt durch den langjährigen Gauss-Partner Magellan Software.
Ausschlaggebend für die Wahl des Dokumenten-Management-Systems von Gauss waren seine hohe Produktreife, moderne Architektur und Anwenderfreundlichkeit. Zudem suchte Soltau eine Lösung, die auf IBM iSeries läuft. Die Evaluation ergab, dass Gauss einer der wenigen Anbieter für Archivlösungen auf IBM iSeries ist, der gleichzeitig auch das PC-Umfeld abdeckt. Dabei bietet die Lösung offene Schnittstellen zu den Fachanwendungen und ist deshalb einfach zu bedienen.
Vom ersten Tag an war der Nutzen der neuen Dokumenten-Management-Lösung enorm: kein Drucken von endlosen Listen, keine Ablage in Tausenden von Akten und Ordnern sowie ein wesentlich schnellerer Dokumentenzugriff. Der Vorteil für Bürger und Unternehmen: schnelle Auskunft bei persönlichen und telefonischen Anfragen, da in Soltau die Zeiten des Aktensuchens vorbei sind. Im Internet steht zudem ein vollständiger Ratsinformationsdienst auf Basis der elektronisch archivierten Sitzungsunterlagen bereit.
Durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems von Gauss sind die Bearbeitungsprozesse unserer Mitarbeiter wesentlich effizienter. So brauchten früher zwei Mitarbeiter für die Steuerveranlagung fast drei Wochen: einen halben Tag für die EDV-Arbeit und zweieinhalb Wochen zum Abheften der 9.000 Bescheide. Heute wird für jeden Steuer- und Abgabepflichtigen nur ein Konto geführt. Die Archivierung erfolgt elektronisch. So hat ein Mitarbeiter nach wenigen Stunden die gleiche Arbeit erledigt, erklärt Thomas Körtge, Leiter EDV und Organisation der Stadt Soltau.
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Kurzporträt Stadt Soltau
Die Stadt Soltau in der Lüneburger Heide ist mit 22.000 Einwohnern Mittelzentrum und über seine Stadtgrenzen hinaus bekannt durch den Heidepark Soltau und das Norddeutsche Spielzeugmuseum, jeweils größte Einrichtungen dieser Art in Norddeutschland. Eine Sole-Therme, eine besonders günstige Verkehrsanbindung durch die A7 für einen attraktiven Wirtschaftsstandort und ein schönes Umland runden das Bild dieser innovativen Kleinstadt ab. Die Stadtverwaltung beschäftigt mehr als 200 Mitarbeiter, davon rund 120 in der Kernverwaltung.
Kurzporträt Gauss Gruppe
Die Gauss Gruppe ist einer der führenden Anbieter von Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM). Die Gauss-Plattform VIP Enterprise integriert Content Management, Document Management, Portal Management und Workflow Management in einer einheitlichen, voll skalierbaren und modular aufgebauten IT-Lösung.
Seit über 20 Jahren stellt Gauss erfolgreich IT-Lösungen für Kunden aus allen Branchen zur Verfügung. Als global operierende Unternehmensgruppe gewährleistet Gauss in vielen Regionen der Welt eine optimale Kundenbetreuung. Die Gauss Interprise AG mit Sitz in Deutschland hat Tochtergesellschaften in Großbritannien, den Niederlanden, der Schweiz und den USA. In Spanien, Dänemark, Schweden, Österreich und Polen ist Gauss über Partner vertreten.
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