München, 16.10.2009 - Open Text, weltweit führender Anbieter für Enterprise Content Management (ECM), stellt seinen discuss & discover-Auftritt unter das Motto "Risikomanagement 2010". Anhand beispielhafter Lösungsszenarien auf Basis von Microsoft- und eigenen Lösungen zeigt der ECM-Spezialist auf, wie Kunden unternehmensweite Infrastrukturen für IT-Governance, Compliance und eDiscovery implementieren und dadurch rechtliche und betriebswirtschaftliche Risiken beseitigen können. Darüber hinaus präsentiert Open Text aktuelle Neuheiten aus seinem umfangreichen ECM-Lösungsportfolio für die Microsoft-Plattform, insbesondere die Lösung "Open Text Email Management 10 for Microsoft Exchange". Open Text ist als Microsoft Gold Certified Partner auf der discuss & discover am Microsoft-Partnerstand B0.302 vertreten.
Effektives Risikomanagement zahlt sich aus - nicht nur in rechtlicher, sondern auch betriebswirtschaftlicher Hinsicht. Wer gegenüber seiner Hausbank eine integrierte Infrastruktur für Risikomanagement nachweisen kann, erhält in der Regel ein besseres Rating nach Basel II und damit günstigere Zinskonditionen - angesichts der immer noch angespannten wirtschaftlichen Gesamtsituation wichtiger denn je. Das Management unstrukturierter Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg und die lückenlose Dokumentation von Prozessschritten und Aktivitäten der Anwender bilden hierfür die Voraussetzung.
Mit seinem umfangreichen Angebot für die Microsoft-Plattform bietet Open Text alle nötigen ECM-Komponenten für den Aufbau unternehmensweiter Infrastrukturen für Compliance, IT-Governance, und eDiscovery. Zu diesen Komponenten zählen insbesondere Lösungen für integriertes Records Management und Archivierung, Content Lifecycle Management, E-Mail-Management, eDiscovery und Litigation Readiness. Weitere Lösungen im Open Text-Portfolio für Microsoft sind innovatives Web Content Management für SharePoint, Integrationen zu SAP, Dokumentenerfassung und Faxlösungen für Exchange, ein Entwicklungsframework für Aktenlösungen (Case Management) sowie spezielle Branchenlösungen.
Open Text Email Management 10 for Microsoft Exchange
Neben den Lösungsszenarien für Risikomanagement 2010 präsentiert Open Text auf der discuss & discover die neue Version 10 seiner E-Mail-Management-Lösung für Microsoft Exchange. Open Text Email Management 10 bietet bisher unerreichte Kontroll- und Automatisierungsmöglichkeiten etwa zum automatischen Löschen unwichtiger E-Mails oder zur anwenderfreundlichen Klassifizierung und Ablage unternehmenskritischer Nachrichten. Dadurch können Unternehmen nicht nur den Speicherbedarf reduzieren, ihre E-Mail-Server entlasten und somit Kosten sparen, sondern auch ihrer rechtlichen Nachweispflicht (eDiscovery) im Bedarfsfall schnell und zuverlässig nachkommen.
Die E-Mail-Management-Funktionalitäten von Open Text sind integraler Bestandteil der Open Text ECM Suite, der ECM-Plattform mit dem umfassendsten Funktionsumfang am Markt. Open Text Email Management 10 for Microsoft Exchange erfasst systematisch E-Mail-Nachrichten, die geschäftlich von Nutzen und aufbewahrungsrelevant sind, und bietet gleichzeitig eine zuverlässige und konsistente Methode zum Identifizieren und Löschen von E-Mails, die unwichtig oder nur von vorübergehendem Interesse sind.
"Schlechtes E-Mail-Management führt zu hohen Risiken und Kosten, insbesondere im Zusammenhang mit rechtlichen Auseinandersetzungen. Dabei besteht ein direkter Zusammenhang zwischen diesen Risiken und Kosten einerseits und der gespeicherten Datenmenge andererseits", erklärt Jeremy Barnes, Program Manager, Email Management bei Open Text, der dieses Thema in einem aktuellen Podcast ausführlich diskutiert. "Das aktuelle Release von Open Text Email Management for Microsoft Exchange stellt Unternehmen einfache und automatisierte Mittel zur Verfügung, mit denen sie nur diejenigen E-Mail-Nachrichten identifizieren und erfassen können, deren Aufbewahrung nützlich und wichtig ist, während die unwichtigen Nachrichten von geringem Wert, die den Posteingang zum Überquellen bringen, gelöscht werden."
"Die größte Stärke und Innovation dieser Lösung besteht in der Einfachheit, mit der sie E-Mail-Management in die täglichen Arbeitsprozesse einbettet", betont Doug Magnuson, Managing Director der Huron Consulting Group. "Unternehmen haben damit zu kämpfen, einerseits E-Mails im Einklang mit Richtlinien zu managen und andererseits die Anwender dabei nicht zu überfordern. Open Text hat es geschafft, die damit verbundenen Aufgaben für die Anwender praktikabel zu machen und dadurch sowohl für sie als auch das Unternehmen insgesamt die Compliance zu erhöhen und einen unmittelbaren Nutzen zu stiften."
Wichtige Funktionalitäten von Open Text Email Management 10 for Microsoft Exchange:
? Intuitive Klassifizierungsmechanismen: Die Lösung bietet eine Vielzahl an impliziten Klassifizierungsmechanismen, die an die Arbeitsweise der Anwender angepasst sind. User können bestehenden Ordnern in ihrer Mailbox Klassifikationen zuordnen, Nachrichten an Ort und Stelle innerhalb der Mailbox oder neue E-Mails während des Schreib- und Versendevorgangs klassifizieren. Über die Klassifizierungen werden die wichtigen E-Mails dann an die Open Text ECM Suite übergeben und den jeweils relevanten Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen unterworfen.
? Rollen-basierende Klassifizierungen: Um den Anwendern die Aufgabe so weit wie möglich zu erleichtern, werden ihnen Klassifizierungsmöglichkeiten in Abhängigkeit ihrer Rolle im Unternehmen zur Auswahl gestellt. Dadurch ist gewährleistet, dass sie die jeweils relevanten und passgenauen Klassifizierungsoptionen zur Hand haben, um eine E-Mail richtig einstufen zu können.
? E-Mail-Management-Assistent für mehr Bedienkomfort: Der intuitive E-Mail-Management-Assistent der Lösung macht den Anwendern die Vorgänge in ihrer Mailbox in Echtzeit transparent. Er informiert sie darüber, wie die einzelnen E-Mails klassifiziert und gemanagt werden. Zudem erstellt und aktualisiert er dynamisch eine Übersicht zu den unwichtigen Nachrichten, die gelöscht werden sollen, so dass die User vor dem Löschvorgang noch einmal prüfen können, ob sich darunter vielleicht doch aufbewahrungsrelevante E-Mails befinden.
Open Text Email Management for Microsoft Exchange ist ab sofort erhältlich. Weitere Informationen sind unter http://tinyurl.com/yh9t88w abrufbar.
Open Text
Erika Hübbers
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