Berlin, 17. November 2009 Baustelle E-Mail-Management: Über 300 Unternehmen wurden in der aktuellen Studie der Unternehmensberatung Pentadoc und dem Business Application Research Center (BARC) zu diesem Thema unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen nutzen kein E-Mail Management-System. Von dem guten Drittel Anwender, die diese Systeme einsetzen, nutzen wiederum nur etwas über 30 Prozent die volle Funktionsfähigkeit solcher Lösungen. Die restlichen zwei Drittel gebrauchen E-Mail-Management in der Regel lediglich zur Archivierung der elektronischen Post. Dies allerdings bringt keinen echten Mehrwert für die Mitarbeiter, resümiert der Berliner ECM-Hersteller SAPERION reine Archivierungsarbeit hilft nicht dabei, E-Mail-Fluten systematisch anzugehen.
Ohne Integration in ein ECM-System gehen oft relevante Informationen in der Masse verloren, da reine Archivierungslösungen beispielsweise keinen Unterschied zwischen E-Mails, Spam und Viren erkennen und diese gleich behandeln, erläutert Rudolf Gessinger, CEO von SAPERION. Im vergangenen Jahr wurden täglich über 84 Milliarden E-Mails verschickt. Die wachsende Menge an elektronischer Post beeinträchtigt die Qualität der Arbeit, wenn diese ungeordnet im E-Mail-Postfach landet. Denn dies bedeutet eine Überlastung der Mitarbeiter und teure Unterbrechungen durch steigenden, unkoordinierten E-Mail-Verkehr. Weiterhin muss es endlich zu einer Gleichberechtigung der E-Mail mit dem papiergebundenen Posteingang geben. So kann es beispielsweise nicht sein, dass eine Bestellung per Brief in der Akte landet, per E-Mail aber nicht. Vor allem die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in der Postbox verbleibt oder in die Akte gelangt, sollte dem Anwender abgenommen werden.
Immerhin entschieden sich laut Studie 60 Prozent der Nichtanwender dazu, in nächster Zeit ein E-Mail-Management-System einzuführen. Ein Resultat, das nicht ganz neu ist: In einer Studie aus dem vergangenen Jahr hatte BearingPoint ähnliche Zahlen veröffentlicht. E-Mail-Management scheint in deutschen Unternehmen eine untergeordnete Rolle zu spielen ungeachtet der zahlreichen Vorteile. Vorgänge lassen sich beschleunigen und Prozesse optimieren. Die Folge: Kosten werden gesenkt und die Compliance-Konformität gewährleistet.
Der Compliance-Faktor macht E-Mail-Management für Unternehmen geradezu unerlässlich denn E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die einzuhaltende Richtlinien sind den meisten fremd: Wer hat schon die Zeit sich mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführung oder Basel II auseinander zu setzen? Fest steht: Compliance und die Entlastung der Server wird bald Standard sein. Für die Unternehmen liegt großes Potenzial darin, E-Mails zukünftig den Sonderstatus zu entziehen und sie in die Geschäftprozesse zu integrieren.
Es ist erschreckend, dass die Notwendigkeit von E-Mail-Management-Systemen so unterschätzt wird, stellt Gessinger fest. Das liegt vor allem am mangelnden Verständnis für das unternehmerische Potenzial als ganzheitliche Informationsverwaltung. Wir sind heute weit davon entfernt, dass alle relevanten E-Mails in elektronischen Akten abgelegt werden. ECM muss sich von der Insellösung zum unternehmerischen Gesamtkonzept wandeln. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen einen Umdenkprozess anstoßen.
Über SAPERION
Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Playern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktionsschnelligkeit bewahrt.
Die Vision der SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit über 1.650 Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbe-werbsvorteile. Die Produkte der SAPERION zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen. Mehr Informationen unter: www.saperion.com
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