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Fortis NV aus Belgien entscheidet sich für Digital File Office von Agfa

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Vollautomatische Verarbeitung von Anträgen auf Lebensversicherung


Köln. Der Vertriebsbereich MDS (Document Solutions and Information Management) von Agfa hat mit der belgischen Fortis NV eine der TOP-20-Finanzinstitutionen in Europa als Kunden gewonnen. Um medizinische Unterlagen, die als Akzeptanzgrundlage beim Abschluss von Lebensversicherungen dienen, weitestgehend automatisiert zu verarbeiten, setzen die Belgier Digital File Office (DiFO) von Agfa ein. DiFO ist eine skalierbare Lösung, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in der Organisation unterstützt - von der Erfassung bis hin zur Archivierung inklusive umfassenden Recherchemöglichkeiten. Eine verkürzte Arbeitszeit sowie höhere Auskunftbereitschaft gegenüber den Kunden sind Ergebnis der Produkt-Einführung.

Mit einem Vermögen von 498 Milliarden Euro und rund 69.000 Mitarbeitern rangiert die belgische Fortis NV unter den Top 20 der europäischen Finanzinstitutionen. Neben den Bereichen Bank und Investment gehört das Segment Versicherungen zu den Kerngeschäften des Finanzdienstleisters.

Die Aufgabenstellung an das System hatte Hans Peeters, Informations Service Manager und unter anderem verantwortlich für die zuständige Abteilung Archiving & Imaging (A&I), klar definiert:
- Scannen von Anträgen auf Lebensversicherung
- Erkennen und Auslesen von Informationen aus den Dokumenten mit Hilfe von OCR-/ICR-Technologie und der Möglichkeit zur Korrektur
- Strukturierte Informationsübermittlung an die Fortis-Applikationen
- Archivierung der digitalen Dokumente inklusive der entsprechenden Indexinformationen für eine spätere Recherche im Fortis-Dokumenten-Management-System.

Hinzu kam aber noch ein weiteres wichtiges Kriterium: Die Mehrzahl der zu verarbeitenden Dokumente hat Überformat und muss daher digital beschnitten werden.

Nach diesem Anforderungskatalog entwickelte Agfa eine DiFO-Lösung, die den bisherigen Informationsverarbeitungsprozess effizienter gestaltet und gleichzeitig für zusätzliche Kosteneinsparungen sorgt: Da ihr Eingriff in den Ablauf nicht mehr notwendig ist, können einige Mitarbeiter nun für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Für die Digitalisierung der Dokumente sind zwei Agfa Farbscanner ADMIS S 35 C mit integrierter DPU Scan Capture Software im Einsatz. Die überformatigen Vorlagen, die die Systeme ohne Probleme sicher und zuverlässig verarbeiten, werden dabei gleich auf die einheitliche Größe von DIN A4 gebracht. Das anschließende Forms Processing übernimmt die Erkennungssoftware SWT ICR Suite Pro. Hier implementierte Agfa mit einer zusätzlichen Scripting Software einen kundenspezifischen Prozess. Vorgabe dabei war es, die Bestätigung der Daten durch ein automatisiertes Handling zu erreichen. Bisher wurden alle Formulare mit hohem arbeits- und zeitintensivem Aufwand manuell behandelt.

Sind OCR/ICR-Informationsauslesung und Scripting erfolgreich verlaufen, gehen die Informationen in die Fortis-SQL-Datenbank, die Indexdaten zusammen mit den Images in das bestehende-Agfa Archiv. Über das Retrieval-Netzwerk haben ausschließlich die zuständigen Mitarbeiter dann sofortigen Zugriff auf die Daten. Sollte die Auslesung Lücken in den vom Kunden auszufüllenden Formularfeldern ergeben haben, werden die Informationen an verschiedenen Korrekturarbeitsplätzen vervollständigt.

Mit Einführung von DiFO veränderte sich für die Mitarbeiter von Hans Peeters der Arbeitsprozess entscheidend. Hatte die Abteilung bisher die Archivierung übernommen, nachdem der Workflow eines Dokuments abgeschlossen war, wird A&I nun bereits während des Workflows aktiv. Für Hans Peeters hat die neue Vorgehensweise eindeutige Vorteile: „Die Implementierung der Formularauslesung und –verarbeitung bedeutet für uns eine große Hilfe, weil ein Teil des Prozesses nun automatisiert ablaufen kann. Aber genauso wichtig ist es, dass unsere Mitarbeiter schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Es werden zwar die gleichen Informationen wie früher gehandhabt, aber sehr viel effizienter. Das hat zur Folge, dass der Informationsverarbeitungsprozess jetzt schneller und fließender funktioniert.“

Über Agfa MDS:
Der Vertriebsbereich MDS (Document Solutions and Information Management) der Agfa ist Komplettanbieter für digitale Speicher- und Archivsysteme unter dem Dach Digital File Office (DiFO). Darunter versteht Agfa MDS modulare IT-Produkte zum Document Capturing, Imaging und Archiving auf digitalen Datenträgern und Mikrofilmen ebenso wie die Analyse, Beratung, Integration, Installation, Wartung und den Support rund um diese Hard- und Softwarekomponenten. Von der langjährigen Erfahrung des Unternehmens im Umgang mit Dokumenten und deren Speicherung profitieren heute zahlreiche Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
Nähere Informationen finden Sie unter www.agfa.com/mds





Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Nicole Körber, verantwortlich.

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