Mit jährlich zweistelligen Raten wuchs der Werkzeugspezialist KS Tools in Heusendamm seit der Gründung vor 18 Jahren. Heute vertreibt das Unternehmen 27.000 Artikel in über 60 Länder. Immer wieder mussten die Geschäftsabläufe geändert werden - doch Probleme mit unflexibler Software gibt es schon lange nicht mehr. Denn seit dem Jahr 2000 nutzt KS Tools das ERP-Komplettsystem Jeeves Universal, das sich immer wieder schnell und kostengünstig an neue Anforderungen anpassen lässt.
Mit jährlich zweistelligen Raten wuchs der Werkzeugspezialist KS Tools in Heusendamm seit der Gründung vor 18 Jahren. Heute vertreibt das Unternehmen 27.000 Artikel in über 60 Länder. Immer wieder mussten die Geschäftsabläufe geändert werden - doch Probleme mit unflexibler Software gibt es schon lange nicht mehr. Denn seit dem Jahr 2000 nutzt KS Tools das ERP-Komplettsystem Jeeves Universal, das sich immer wieder schnell und kostengünstig an neue Anforderungen anpassen lässt.
Rugendorf - Startete das Unternehmen 1992 noch mit einem Sortiment von rund 30 Werkzeugen, waren es um die Jahrtausendwende schon 5.000. Heute liegen über 27.000 Artikel verschiedenster Art im gerade wieder erweiterten Zentrallager - von Hammer und Meißel über verschiedenste Schlüsselsätze bis zu Spezialwerkzeugen für Automobile, Heizung und Sanitär, Klimatechnik und Industrie. Daneben werden Werkstatteinrichtungen, Aufbewahrungssysteme und Problemlösungskonzepte angeboten.
Die Kunden, zu denen KS Tools traditionell ein enges Verhältnis pflegt, können mitbestimmen. Sie erhalten in kürzester Zeit individuell zusammengestellte Sätze oder nach Wunsch angefertigtes Material. Als Lohn der Mühe verzeichnete KS Tools bisher durchgängig zweistellige Zuwachsraten, hat inzwischen weltweit neun Niederlassungen und vertreibt in über 60 Länder. Die Firmengebäude wurden mehrfach erweitert, allein in Deutschland arbeiten heute über 130 Mitarbeiter.
Im Jahr 2000 war die ursprünglich eingesetzte, traditionelle Warenwirtschaftslösung bei KS Tools an ihre Grenzen gestoßen. Moderne Abläufe ließen sich kaum noch nachbilden und automatisieren. In der folgenden Auswahl einer Komplettsoftware für das gesamte Unternehmen wurde darum besonders auf eine leistungsfähige Lager- und Stücklistenverwaltung sowie auf volle Integration der Finanzbuchhaltung geachtet. Am Ende blieben das seinerzeit noch eigenständige Navision und Jeeves Universal übrig, das schon damals mit durchgängig integrierten Modulen, einer schnellen und einfachen Releasefähigkeit trotz individueller Anpassungen sowie Mehrmandantenfähigkeit punkten konnte. Jeeves wurde mit allen Modulen vom Einkauf und Verkauf über Produktion light bis zur Finanzbuchhaltung für zunächst 25 User angeschafft.
Als Folge beschleunigten sich die Abläufe erheblich, die Effektivität pro Mitarbeiter stieg deutlich. "In den Anfangstagen mussten wir die Anfragen der Kunden erst aufnehmen, die Informationen beschaffen und dann den Kunden zurückrufen. Seit wir Jeeves haben, kann der Vertriebsinnendienst direkt qualifizierte Aussagen treffen, wenn Kunden anfragen, weil alle Informationen im System vernetzt sind. Ohne z.B. das Auftragsprogramm zu verlassen, kann man mit einem Klick weitere Module erreichen, die alle möglichen Details zur Artikel- oder Kundensituation liefern", erklärt Frank Hellenthal, EDV-Leiter bei KS Tools. Zudem wurde in der Auftragserfassung erstmals die komplette Preissystematik von KS Tools mit allen Besonderheiten abgebildet. Die Tochterfirmen von KS Tools - zunächst in Skandinavien und Großbritannien - ließen sich nahtlos an den zentralen Server anbinden, was Hardware und Wartungskosten vor Ort sparte. Die daraus resultierenden Anforderungen an die Infrastruktur ließen sich mit Jeeves problemlos umsetzen. Die hohe Integration der Module und die einheitliche Datenbasis ermöglichen außerdem komplexeste übergreifende Auswertungen.
Eigene Anpassungen bleiben erhalten dank Site Repository-Technologie
Auch in der jüngeren Zeit wuchs KS Tools stetig und damit der Anspruch an das ERP. Dennoch hielt es jederzeit Schritt: "Das einfache Customizing-Prinzip von Jeeves hat sich bei uns sehr bewährt", sagt Frank Hellenthal. Dank integrierter Entwicklersprache und flexibler Oberflächen könne sein Team Änderungen in der Regel selbst vornehmen. Auf externe Entwickler kann KS Tools so meistens verzichten und dadurch Kosten sparen. Die eigenen Anpassungen werden in speziellen Site Repositories des Systems abgelegt. "Dadurch kann bei Updates nichts verloren gehen, und die geänderten Abläufe müssen nicht wieder komplett neu gestrickt werden", ist IT-Leiter Frank Hellenthal zufrieden. Das alles brauche außerdem kaum Zeit und habe sich äußerst positiv auf die laufenden Kosten ausgewirkt: "Unsere Update-Kosten pro User sind außergewöhnlich niedrig. Das Update auf das nächste Release V2.0 werden wir komplett ohne externe Hilfe durchführen."
Mittlerweile arbeiten 61 Voll- und 25 Readonly-User in dem System. Derzeit testet KS Tools das Output-Management via XML sowie das Modul Inter Company Transactions (ICT) von Jeeves. Mit der kommenden Version erhält KS Tools außerdem das erweiterte Warehouse Management System, mit dem sich z.B. ABC-Lagerungen noch besser abbilden oder Laufwege bei der Kommissionierung weiter optimieren lassen. Frank Hellenthal sieht weder von der Kostenseite noch von der Flexibilität her Gründe, das ERP-System zu wechseln: "Unsere Bedürfnisse wurden bisher immer durch die neuesten Standarderweiterungen abgedeckt, und unsere Anpassungen sind releasesicher. So behalten wir die Nase weiter vorn."
Jeeves Deutschland GmbH
Barbara Furthmüller
An der Leite 4
95365 Rugendorf
+49 (0) 9223/ 945 9018
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