Mittelständische Unternehmen haben oft gerade in Arbeitsbereichen außerhalb ihrer Kernkompetenz große Optimierungspotenziale. Mithilfe staatlich geförderter Beratung können sie gezielt ausgeschöpft werden. Ein Fallbeispiel.
Die Firma K. Ellinger CNC-Zerspanung ist seit über 40 Jahren erfolgreich in der Metallverarbeitung aktiv. Auf mehr als 3.000 Quadratmetern Produktionsfläche drehen, fräsen, messen und entgraten rund 80 Mitarbeiter im Mehrschichtbetrieb Präzisionsbauteile aus NE Metallen, Stählen, aber auch aus Kunststoffen. Das Unternehmen setzt dabei nicht allein auf Hightech-Maschinen. Denn um Spitzenqualität bei Einzelteilen, Klein- und Mittelserien sowie Sonderanfertigungen liefern zu können, sind auch traditionelles Handwerk, langjährige Erfahrung und gewachsenes Know-how nach wie vor unerlässlich.
Optimierung aller Bereiche
Doch auch technische Höchstleistungen kön-nen die Wettbewerbsfähigkeit nicht alleine gewährleisten. Vielmehr ist die fortlaufende Optimierung aller Unternehmensbereiche erforderlich, um die Marktposition und damit auch Arbeitsplätze dauerhaft zu sichern. Firmengründer Klaus Ellinger und sein Sohn Thorsten Ellinger setzen daher speziell in technikfernen Arbeitsbereichen auch auf Beratung: Uns ist klar, dass kompetente Unterstützung von außen Potenziale offen legen kann. Da das Land Berlin dafür auch Fördergelder bereitstellt, fiel uns die Entscheidung für professionelle Beratung leicht. Die Wahl fiel auf die Berliner Unternehmensberatung CUP-Neumann, die beauftragt wurde, das Auftragsmanagement und angrenzende Bereiche zu durchleuchten. Das Ziel: Bei gegebener technologischer Spitzenleistung Qualität und Effizienz der Kundenservices, des Vertriebs und interner Prozesse weiter zu optimieren. Faktoren also, die gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten über Erfolg und Misserfolg entscheiden können.
Stärken und Schwächen erkennen
Am Anfang der Zusammenarbeit stand eine detaillierte Stärken-Schwächen-Analyse mit klarem Ergebnis: Beste Noten für die Bereiche Lieferfähigkeit und Termintreue, Nachholbedarf bei strategische Aufgaben sowie größere Optimierungspotenziale in den Bereichen Auftragssteuerung und Ablauf-organisation. Bei Technikunternehmen ist es oft so, dass durch die Fokussierung auf das Produkt Rahmenprozesse vernachlässigt werden. Der Blick von außen führt dann meist am schnellsten zu effektiven Lösungen, weiß Unternehmensberater Stefan Neumann. Vor allem im Horizont bestehender Expansionspläne kam daher die transparentere und flexiblere Gestaltung des Auftragsmanagements zur rechten Zeit.
Mitarbeiter sind Know-how-Träger
Im nächsten Schritt, einer so genannten Optimierungs-Moderation, wurden sowohl kurz- als auch mittelfristige Maßnahmen erarbeitet. Das Besondere: Unterstützt vom Unternehmensberater entwickelten die Mitarbeiter dabei selbst zahlreiche Ideen, die sich auch tatsächlich in den Arbeitsalltag einbinden lassen. Die Optimierungs-Moderation ist wirklich ein effizientes Instrument, das das Potenzial der eigentlichen Know-how-Träger also unserer Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt, so Thorsten Ellinger, der demnächst die Unternehmensführung übernehmen soll. Mit Hilfe dieser Methode wurden Themen wie Prozesssteuerung, Aufgabenteilung, interne Kommunikation, Vertriebsmanagement, Verlagerung von Tätigkeitsfeldern oder verbesserte Nutzung von Mitarbeiterfähigkeiten systematisch bearbeitet und geeignete Maßnahmen entwickelt. In vielen Bereichen konnten bereits mit geringen Veränderungen und wenig Aufwand beachtliche Verbesserungen erzielt werden. Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass kleine Veränderungen große Effekte mit sich bringen. Besonders diese schnell realisierbaren Optimierungen führen oft auch zu einem Motivationsschub bei den Mitarbeitern, erläutert Stefan Neumann.
Schnittstellenkommunikation und
Wissensmanagement
Für den Erfolg einzelner Maßnahmen bedeutsam ist zudem die praxistaugliche Gestaltung der Kommunikation an den Schnittstellen verschiedener Betriebsbereiche. Im konkreten Fall etwa zwischen Auftragsmanagement und Produktion. Thorsten Ellinger: Ein hohes Maß an Spezialwissen bei den Mitarbeitern ist heute unerlässlich. Das macht effektives Kommunikations- und Wissensmanagement zum wesentlichen Erfolgsfaktor: Es muss nicht jeder alles wissen. Aber jeder Mitarbeiter muss bereichsübergreifend wissen, wo welche Informationen und Kompetenzen abgerufen werden können.
Gesteuerte Umsetzung
Nach der Definition geeigneter Maßnahmen wurde ein Umsetzungsplan entwickelt, der Abhängigkeiten einzelner Schritte sichtbar machte und eine gesteuerte Realisierung ermöglichte. So wurde bei der Entwicklung des Umsetzungsplans auch deutlich, dass wesentliche Unternehmensziele nur durch die Einrichtung der neuen Bereiche Strategischer Einkauf und Neukunden-Vertrieb erreichbar sein würden. Ein im Rahmen der Beratung erarbeitetes Unternehmens-Organigramm veranschaulichte die Neuerungen für alle Mitarbeiter und erleichterte damit speziell in der Anfangsphase deren Umsetzung. Auch die intensivere Nutzung moderner Bürokommunikation brachte schnell mehr Effizienz. Da die Mitarbeiter stets in den Optimierungsprozess eingebunden waren, wurden darüber hinaus persönliche Potenziale und Entwicklungswünsche deutlich. Diese Erkenntnisse werden nun für gezielte Förder- und Weiterbildungsmaßnahmen genutzt.
Vorteile für Unternehmen und
den Standort Berlin
Durch die Beratung konnten wir Schwächen nachhaltig reduzieren und Stärken gezielt auszubauen. Es ist schon erstaunlich, wie viele scheinbare Kleinigkeiten, aber auch größere Hemmnisse im Betriebsalltag einfach ausgeblendet werden. Besonders hilfreich war zudem, dass Herr Neumann auch bei der Beantragung der Fördergelder immer für uns da war, freut sich Klaus Ellinger. Trotz Wirtschaftskrise sieht er voller Zuversicht in die Zukunft und will nicht nur seine Produktpalette, sondern auch den Betrieb vergrößern.
Die Kooperation ist nur ein Beispiel von vielen, das zeigt, wie staatliche Fördermaßnahmen Anreize schaffen und damit eine Wirtschaftsregion insgesamt voranbringen können. Mittelständische Berliner Unternehmen können die Fördermittel für Potenzialberatungen noch bis 2013 in Anspruch nehmen.* Bei einer Förderquote von 50 Prozent ein für viele Unter-nehmen sicher empfehlenswerter Schritt.
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