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Systematische Personalbedarfsplanung sichert den Unternehmenserfolg

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Eine Qualifikationsmatrix schafft Vorteile bei der Personalbedarfsplanung


In Zeiten wirtschaftlicher Turbulenzen, welche durch sich abwechselnde Hochs und Tiefs gekennzeichnet sind, kommt der Personalbedarfsplanung in Unternehmen eine zentrale Rolle zu. Jede Veränderung in einem Unternehmen hat beinahe zwangsläufig Auswirkungen auf den Personalbedarf. Darüber hinaus ist gut qualifiziertes Personal zunehmend knapper und es kommt häufig vor, dass Stellen länger unbesetzt bleiben.

Die Personalbedarfsplanung umfasst die Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs mittels Planung des Soll-Personalbestandes und der Aufstellung von Stellenprofilen. Hinsichtlich des Planungshorizontes wird bei der Personalbedarfsplanung zwischen langfristiger, mittelfristiger oder kurzfristiger Planung unterschieden.
Von einer langfristigen Planung wird in der Regel erst ab einem Zeitraum von mehr als drei Jahren gesprochen. Planungsergebnisse der langfristigen Planung sollten dabei relativ vorläufig bleiben, da sich die zugrunde gelegten Annahmen im Zeitverlauf fast immer ändern.
Als mittelfristig werden Planungen zwischen einem und drei Jahren bezeichnet. Auch in diesem Fall handelt es sich noch um vergleichsweise grobe Planungen.
Die kurzfristige Planung bezieht sich auf eine Zeitspanne von bis zu einem Jahr. Dieser Planungshorizont wird häufig bei einer quantitativen und qualitativen Feinplanung berücksichtigt, welche bis hin zur einzelnen Stelle herunter gebrochen werden kann.

Der Personalbedarf untergliedert sich in die Ausprägungen „quantitativ“ und „qualitativ“, welche jedoch in der unternehmerischen Praxis synchron durchzuführen sind.
Der quantitative Personalbedarf ermittelt die Zahl der Personen nach Alter und Geschlecht, die für die Erfüllung der Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt und für eine bestimmte Dauer benötigt werden. Die quantitative Personalbedarfsplanung kann entweder vergangenheitsorientiert oder zukunftsorientiert erfolgen. Der vergangenheitsorientierte Ansatz basiert auf statistischen Erfahrungswerten und geht davon aus, dass sich diese auf die zukünftige Entwicklung übertragen lassen. Methoden dieses Ansatzes sind beispielsweise Trendextrapolation, Regressions- und Korrelationsrechnungen oder auch ökonomische Modelle. Der zukunftsorientierte Ansatz bedient sich Expertenbefragungen, der Delphi-Methode oder auch der Szenario-Technik.

Die Zielsetzung der qualitativen Personalbedarfsplanung besteht darin, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu ermitteln, über die das Personal zukünftig bis zu einem kurz-, mittel- oder langfristigen Planungshorizont verfügen muss. Der qualitative Personalbedarf bestimmt somit die Anforderungen der Arbeitsplätze und leitet daraus die Qualifikationen der benötigten Personen ab. Hierzu bietet es sich an, die Gesamtbelegschaft zu Beginn in ziemlich gleichartige Qualifikationsgruppen aufzuteilen. Der letztendliche Differenzierungsgrad der Gruppen ist von der Größe und Komplexität des Unternehmens abhängig. So ist es in einem produzierenden Betrieb mit 15 Mitarbeitern sinnvoll, eine grobe Differenzierung nach hierarchischen Ebenen wie beispielsweise Führungskräfte, Fachkräfte und Hilfskräfte vorzunehmen. In mittelgroßen Unternehmen sollte die Aufteilung hingegen mindestens nach Berufsbildern oder Berufsgruppen erfolgen. In jedem Fall sollte jedoch die Analyse im Verhältnis zu dem damit verbundenen Aufwand stehen. Wenn bereits Anforderungs- oder Qualifikationsprofile im Unternehmen erfasst werden, können die Zielgruppen auch weiter differenziert werden.

Zweifelsohne befinden sich Unternehmen, welche die Qualifikationen aller Mitarbeiter granular erfasst haben, bei der Personalbedarfsplanung im Vorteil. Im optimalen Fall erfolgt neben der Erfassung ein regelmäßiger Abgleich zwischen den unternehmensseitigen Soll-Anforderungen und den tatsächlich vorhandenen Ist-Befähigungen des Mitarbeiters, wodurch ein stabiles Fundament für die qualitative Personalbedarfsplanung gelegt ist.
In vielen Unternehmen hat sich zu diesem Zweck bereits die Handhabung einer Qualifikationsmatrix etabliert. Darüber hinaus gibt eine Qualifikationsmatrix Aufschluss über aktuellen sowie zukünftigen Schulungsbedarf, indem mittels der Matrix Deltas beziehungsweise Engpässe in den vorhandenen Qualifikationen im Unternehmen visualisiert werden, welche mittels Personalentwicklungsmaßnahmen ausgeglichen werden können.

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Die Business IT Engineers (kurz: BITE) setzen sich aus erfahrenen Unternehmensberatern und innovativen Software-Spezialisten zusammen. Als Unternehmensberatung unterstützen die Business IT Engineers seit Jahren Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche.
Darüber hinaus entwickeln die Business IT Engineers kontinuierlich innovative Softwarelösungen auf Grundlage ihrer Beratungserfahrungen. Dabei entstehen mit den Softwareprodukten von BITE pragmatische Werkzeuge zur nachhaltigen Implementierung der verbesserten Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Mit dem Personalmanager haben die Business IT Engineers eine vollständig webbasierende Personalmanagement Software entwickelt, welche sowohl durch Funktionsumfang, als auch Stabilität überzeugt.

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