Ab sofort ist die neue Version 3.0 der BasWare Rechnungsverarbeitung erhältlich, die gegenüber der Vorgängerversion erhebliche Erweiterungen aufweist. Die Software steuert und begleitet die gesamte Verarbeitung eingehender Rechnungen von der Erfassung über das Genehmigungsverfahren bis hin zur Übergabe an das ERP-System.
Wichtigstes Novum ist, dass BasWare Rechnungsverarbeitung jetzt mehr-mandantenfähig ist. Damit können Konzerne das Produkt über die gesamte Unternehmensstruktur hinweg nutzen. Außerdem wurden die Workflow-Funktionalitäten erweitert und zusätzlich Stellvertreterprozesse integriert.
Mehr-Mandantenfähigkeit für verzweigte Unternehmensstrukturen
Zu den weitreichenden Neuheiten der aktuellen Version 3.0 der BasWare Rechnungsverarbeitung zählt die jetzt integrierte Mehr-Mandantenfähigkeit. Insbesondere Konzerne mit Tochtergesellschaften profitieren von dieser Erweiterung. Sie können die neue Version innerhalb ihrer gesamten Konzernstruktur - auch mit unterschiedlichen Benutzersprachen - einsetzen. Dabei lassen sich für verschiedene Buchungskreise separate Listen mit Basisdaten für die einzelnen Unternehmensteile hinterlegen. Die Basisdatenlisten beziehen sich auf die Rechnungsarten, Zahlungsmodalitäten, Währungen, Steuernummer sowie weitere kundenspezifische Stammdaten, die automatisch über Schnittstellen aus dem jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System übernommen werden. Weiterhin können für jeden Buchungskreis individuelle Buchhaltungswährungen, Buchungsmasken, Belegnummernkreise und besondere Rechnungsumläufe festgelegt werden. Die Auswertungen erfolgen ebenfalls für jedes Unternehmen separat.
Erweiterte Workflow-Funktionalitäten
In der neuen Version seiner Rechnungsverarbeitung unterscheidet BasWare zwischen verschiedenen Workfloweinstellungen: regulär (Basisworkflow), fest (an eine zuvor definierte Liste von Empfängern), informatorisch (zur reinen Information der Empfänger) und automatisch (d.h. nach bestimmten festgelegten Regeln auf Grundlage der Kreditorenstamm- oder Kontierungsdaten).
Feste Rechnungsworkflows sind solche, die sich ständig wiederholen. Dies ist beispielsweise bei der Verarbeitung von Rechnungen eines bestimmten Lieferanten der Fall. Sobald eine entsprechende Rechnung im Unternehmen digital vorliegt, wird die Verarbeitung nach den fest voreingestellten Regeln ausgewählt und der Beleg durchläuft automatisch die einzelnen Verarbeitungsstationen. Bei einem informatorischen Vorgang können Rechnungen aus jedem Bearbeitungsstatus heraus zu Informationszwecken an verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet werden; dies wird auch protokolliert.
Zusätzlich kann als sogenannter Side Step ein Empfänger außerhalb des normalen Ablaufs einbezogen werden; des Weiteren lassen sich die Rechnungen an viele Empfänger und Anwendergruppen gleichzeitig versenden. In Unternehmen mit mehreren Einzelgesellschaften kann der Rechnungsumlauf speziell für einzelne Teile des Unternehmens festgelegt werden. Immer lassen sich durch die verschiedenen Mitarbeiter Kommentare und Anhänge hinzufügen.
Kontrollierte Prozesse für mehr Sicherheit
Mit der neuen back-up Funktion von BasWare Rechnungsverarbeitung kann der Anwender nun auch verschiedene Stellvertreterprozesse definieren, die während unterschiedlicher Zeiträume bzw. in einer festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden. Bearbeitet z.B. der Empfänger einer Rechnung diese nicht innerhalb einer vorgegebenen Anzahl von Tagen, verschickt das System eine e-Mail-Erinnerung und/oder übermittelt die Rechnung an einen Vertreter oder den nächsten Empfänger. Zusätzlich lassen sich Informationen zur Bearbeitung einer Rechnung im persönlichen Archiv speichern, auf die ein Stellvertreter dann nötigenfalls zugreifen kann.
Weitere Neuheiten
Zu den weiteren Neuheiten der Version 3.0 der BasWare Rechnungsverarbeitung zählen unter anderem anwenderspezifische Spracheinstellungen, erweiterte Scan-Funktionen sowie zusätzliche Möglichkeiten in der Definition von Rechnungslisten und ein Facelift sämtlicher Unteranwendungen. Ein Zugriff auf externe LANs ist über http und SSL möglich.
Die BasWare Rechnungsverarbeitung
Die BasWare Rechnungsverarbeitung ist seit 1997 am Markt verfügbar. Über 500 Anwenderorganisationen aus der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung nutzen bereits das System, um ihre eingehenden Rechnungen damit komplett elektronisch zu verarbeiten. Sie profitieren von den Einsparungen, die sich durch die weitgehend automatische Erfassung der Rechnungsdaten bereits beim Einscannen der Rechnungen sowie durch den schnelleren Rechnungsumlauf, den Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen und die bessere Ausschöpfung von Skontomöglichkeiten ergeben. Schließlich spart die automatische Buchung der Rechnungen über Schnittstellen zum jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System (zertifizierte SAP-Schnittstelle) ebenfalls Zeit und Geld. Darüber hinaus haben Organisationen jederzeit einen Überblick über ihre Kosten und die daraus resultierende Liquiditätsplanung. In der BasWare Lösung sind dafür entsprechende Standardberichte integriert; auch individuell definierte Reports sind möglich.
Nach Angaben von BasWare amortisiert sich das System abhängig vom Rechnungsaufkommen innerhalb von sechs bis zwölf Monaten.
Kernzielgruppe von BasWare sind branchenübergreifend alle Unternehmen ab 300 Mitarbeitern mit mehr als 10.000 Rechnungen pro Jahr.
Systemanforderungen
Das Rechnungsverarbeitungssystem von BasWare ist ein technisch offenes System mit Standard-Softwareschnittstellen. Die Implementierung des BasWare Rechnungsverarbeitungssystems erfordert keine zusätzlichen Investitionen in neue Hardware oder die Änderung der technischen Umgebung auf der Nutzerseite. Unterstützt werden MS SQL Server- und Oracle-Datenbanken. Zur Implementierung des Systems ist ein unter dem Betriebssystem Windows NT Server 4.0 bzw. Windows 2000 funktionierender Server erforderlich.
Der Rechnungsumlauf erfolgt über das normale e-Mail-System des Unternehmens. Für die
e-Mail-Funktionen wird ein SMTP-, MAPI- oder VIM-Interface verwendet, das die Nutzung verschiedener e-Mail-Systeme erlaubt. E-Mail-Systeme, die diese Schnittstellen unterstützen, sind beispielsweise MS Exchange und Lotus Notes.
Die BasWare Produktfamilie im Überblick
Zur BasWare e-Business-Produktfamilie gehören neben der Rechnungsverarbeitung das Beschaffungs-Management, die Dokumenten Archivierung sowie Business Transactions, der elektronische Fakturierungsdienst. Insgesamt begleitet das Produktportfolio des finnischen Softwareherstellers den gesamten Beschaffungsprozess in Organisationen angefangen von der Einkaufsanforderung über die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bis hin zur elektronischen Archivierung.
Über die BasWare Corporation (www.basware.com):
Die BasWare Corporation mit Hauptsitz in Espoo, Finnland, wurde 1985 gegründet und ist seit 2000 an der Börse von Helsinki notiert (HEX: BAS). Das Unternehmen hat in den vergangenen sechs Jahren ein jährliches Wachstum von über 50 % erzielt. 2002 erzielte das Softwarehaus einen Netto-Umsatz von insgesamt 20,3 Millionen Euro. Es beschäftigt derzeit über 250 Mitarbeiter weltweit. Niederlassungen gibt es in Deutschland, Schweden, Dänemark, Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden und den USA. Zu den namhaften Referenzkunden zählen unter anderem CIBA Vision, Danzas, ASG Eurocargo, Ericsson, YTONG, Fortum sowie die Stadt Helsinki und der Flughafen in Oslo. Weltweit setzen bereits mehr als 1.000 Anwenderorganisationen mit insgesamt über 100.000 Endbenutzern BasWare-Produkte ein, um ihre Prozesse zu optimieren.
Über die BasWare GmbH (www.basware.de):
Die BasWare GmbH in Düsseldorf wurde als Tochtergesellschaft der BasWare Corporation gegründet und ist für das deutschsprachige Europa zuständig. Geschäftsführer ist Olli Oksanen. Zu den Referenzkunden in Deutschland zählen unter anderem der Armaturenhersteller Hansgrohe AG, der Dienstleistungsanbieter ISS Deutschland GmbH, der Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer AG, das Privatbankhaus Sal. Oppenheim jr. & Cie. KGaA und der Automobilzulieferer GDX Automotive GmbH & Co. KG. BasWare ist SAP Software-Partner und Mitglied des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.).
BasWare GmbH
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