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windream an der Universität von Strathclyde

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Universitätssekretariat nutzt das Dokumenten-Management- und Archivsystem zur Verwaltung von Studentenakten


Das Sekretariat der Universität von Strathclyde in Glasgow, Großbritannien, setzt das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream zur Verwaltung seiner rund 14.000 Studentenakten ein. Das Projekt wird von dem britischen windream-Partner Advanced Data Services Ltd. (ADS) in Glasgow betreut, der auch die Installation der Hardware und die Schulung der Sekretariatsmitarbeiter vor Ort übernahm.

Bis vor kurzem wurden die Akten an der Universität noch in Papierform archiviert. Der wachsende Raumbedarf, der für die Lagerung notwendig war, führte jedoch zu dem Entschluss, nach einer Alternative zur traditionellen Papierablage zu suchen. Maßgebend für die Entscheidung zugunsten von windream als elektronisches Verwaltungssystem war vor allem die leichte Bedienbarkeit und die Möglichkeit, alle gespeicherten Informationen über die Studierenden schnell recherchieren zu können. Während der Entscheidungsfindung wurde die Universität durch den regelmäßigen Kontakt mit dem windream-Distributionspartner ADS auf die Vorteile aufmerksam, die das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream mit seiner vollständigen Integration in das Windows-Betriebssystem bietet. ADS zählt zudem zu den führenden britischen Unternehmen auf dem Sektor der unternehmensweiten Informationserfassung und Weiterverarbeitung.

Datenerfassung, Indizierung und Recherche
Zunächst scannten Mitarbeiter von ADS die Studentenakten aus der wirtschaftswissenschaftlichen sowie der pädagogischen Fakultät und importierten die Dokumente in windream. Zur Indizierung wurden die Nachnamen und die Immatrikulationsnummern der Studierenden verwendet. Über diese Indizes lassen sich alle Akten und die darin befindlichen Dokumente schnell recherchieren. Für jeden Studierenden existiert ein elektronischer Ordner, der den gesamten studentischen Werdegang in chronologischer Reihenfolge dokumentiert. Nach Abschluss dieser Projektphase wurde windream auch in den anderen Fakultäten der Universität und im allgemeinen Sekretariat installiert.

Marlene Laird, Registry Operations Manager der Universität, betont vor allem die Flexibilität und die einfache Bedienung des Systems: "Die Vorteile von windream für das Sekretariat bestehen darin, dass das System sehr flexibel ist, so dass wir die Einsatzmöglichkeiten der Software individuell anpassen können. Wie bei den meisten neuen Systemen lohnt es sich, die erforderlichen Anpassungen sofort nach der Installation vorzunehmen."

Über Advanced Data Services Ltd. (ADS)
Advanced Data Services Ltd. (ADS) ist eines der größten britischen Unternehmen für globale Informationserfassung und -verarbeitung. Gegründet 1999, hat sich das Unternehmen mit Sitz in Glasgow darauf spezialisiert, auf Papier vorliegende Informationen zu scannen bzw. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, zu erfassen und weiter zu verarbeiten. Dazu bietet ADS u.a. auch Software von Cardfiff und Captiva zur Formularverarbeitung an. Seit 2001 ist das Unternehmen exklusiver windream-Distributor in Großbritannien. Neben der Zentrale in Glasgow unterhält ADS eine weitere Niederlassung in London.

Advanced Data Services Ltd.
Donald Munro
Business Development Manager
5A4 Templeton Business Centre
62 Templeton Street
Glasgow G40 1DA
Scotland

Tel +44 (0)141 550 3408
Fax +44 (0)141 550 3409
sales@ads.uk.com
www.ads.uk.com

Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere und die Deutz AG. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.

Über das Dokumentenmanagementsystem windream
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.

Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit Frühjahr 2003 in der aktuellen Version 3.5 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.

windream GmbH
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Wasserstraße 219
D-44799 Bochum
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Unternehmensprofil: windream GmbH

Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit rund 60 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel die John-Deere-Werke, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG, die Koenig & Bauer AG sowie die Deutsche Bundesbank.


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