Mit der Softwarelösung teamwork/ Archiv können Anwender das Datenvolumen in ihren Lotus Notes Datenbanken deutlich reduzieren. Besonderer Fokus wird auf die Archivierung von Lotus Notes Mail-Datenbanken gelegt.
Die Dokumente werden dabei aus der betreffenden Lotus Notes Mail-Datenbank in das Dokumenten-Management- und Archivsystem von windream ausgelagert. teamwork/ Archiv ist Ergebnis der Zusammenarbeit der teamwork GmbH und der windream GmbH und wird auf der DMS Digital Management Solutions 2003 am windream-Stand präsentiert. Die DMS findet vom 16. bis 18. September 2003 in Essen statt.
Die teamwork GmbH bietet mit ihrer Kopplung an windream eine komfortable Möglichkeit, das Volumen der Notes Mail-Datenbanken durch Auslagerung von Anhängen und Dokumenten auf ein leistungsfähiges Dokumenten-Management- und Archiv-System deutlich zu reduzieren. Die teamwork/ Archiv Lösung vereint folgende Funktionen direkt unter der typischen und einfach zu bedienenden Lotus Notes Oberfläche:
· Archivierung einzelner Mails (Dokumente),
· Archivierung mehrerer Mails (Dokumente) gleichzeitig,
· Archivierung von Anhängen einzelner Mails (Dokumente),
· Archivierung von Anhängen mehrerer Mails (Dokumente),
· Suchen wie gewohnt in der Mail über die Ansicht Alle Dokumente, da hier auch die Rumpfdokumente der archivierten Mails angezeigt werden.
· Retrieval-Funktion für komplette Mails (Dokumente) sowie Mails (Dokumente) ohne Anhang einfach per Mausklick
· Komfortable Ansichten auf die Rumpfdokumente beschleunigen das Suchen
· Die eigene Mail-Ordnerstruktur bleibt auch nach der Archivierung erhalten. Dadurch kann auch innerhalb der Ablage-Ordner gesucht werden.
Die Archivierung erfolgt unter Verwendung eines GateWay-Prozesses, der auf Windows NT/2000/XP läuft und die Notes Mail-Dokumente und/oder Mail-Anhänge direkt in das windream-Archiv speichert. Als Front-End für die Archivierung wird ein Lotus Notes Client mit zwei teamwork/ Archiv Notes Datenbanken eingesetzt. Dabei können Lotus Notes Mail-Dokumente direkt aus Notes heraus archiviert und anschließend recherchiert werden. Die Notes Mail-Datenbank wird so von nicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet, ohne dass auf einen schnellen und komfortablen Zugriff auf diese Daten verzichtet werden muss.
Die Archivierung ist auf zwei Arten möglich: Im off-line-Modus werden die zu archivierenden Notes Dokumente in der Archive-Pool local - Notes Datenbank gesammelt, im on-line- Betrieb direkt in die Archive-Pool Server - Notes Datenbank transferiert. Dadurch lässt sich teamwork/ Archiv auch verbindungsunabhängig nutzen.
teamwork/ Archiv kann über die Mail-Datenbank hinaus an beliebige Notes Datenbanken und Kundenbedürfnisse angepasst werden. Die Notes Dokumente werden aus den betreffenden Datenbanken in die Archive-Pool Server - oder auch beliebige Kunden-Notes Datenbanken transferiert und anschließend aus der Originaldatenbank wahlweise gelöscht. Verweis-Dokumente werden in der Archive-Pool local - Datenbank abgelegt.
Jede zu archivierende Datenbank kann durch Schlüsselkonfiguration spezifiziert werden. Die Schlüssel werden durch Masken, Felder, Notes-Kategorien oder durch ein Quell-Verzeichnis, aus dem sämtliche Dokumente in das Archivsystem übertragen werden, definiert. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten sind abhängig von der Festlegung der Archiv-Dokumentenklasse und der Notes-Informationen, die als Retrievalwerte verwendet werden.
Seitens Lotus Notes existiert eine Vielzahl von Mechanismen (Kennwörter, Zugriffslisten, Rollen, Gruppen) für einen gesicherten Zugriff auf Notes Dokumente. Durch Belegung von ACL-Gruppen werden Zugriffsrechte vergeben. Die Recherche erfolgt direkt aus Lotus Notes. Neben der Suche direkt in der Mail-Datenbank können die Suchergebnisse auch in Trefferlisten aufgeführt werden, die in die Archive-Pool local - Notes Datenbank übertragen werden. Die Retrieval-Funktion von teamwork/ Archiv bietet dem Anwender die Möglichkeit, das gewünschte Dokument aus dem Archiv zu holen, mit dem eingebauten Notes Viewer anzusehen oder abzuhängen.
Über die teamwork GmbH:
Auf Basis weltweit führender Kommunikations- und e-Businesstechnologien bietet die teamwork Software und Consulting GmbH ihren Kunden Lösungen für die Optimierung und Neugestaltung ihres Informationsmanagements an. teamwork bietet Lösungen für die elektronische Geschäftsabwicklung, die Unternehmen, Kunden, Lieferanten und andere Partner in den Rahmen durchgängiger Geschäftsprozesse und übergreifender Kommunikation einbindet. Die Werkzeuge dazu liefert IBM/Lotus mit dem konsequent auf das Internet ausgerichteten Web-integrated Collaborative Environment.
Ihr Redaktionskontakt zur teamwork GmbH:
teamwork
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Jörn Borgstädt
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http://www.teamwork.de
Über das Dokumentenmanagementsystem windream:
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.
Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit Frühjahr 2003 in der aktuellen Version 3.6 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.
Über die windream GmbH:
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere und die Deutz AG. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.
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