Baden-Baden, 14. Oktober 2003.
Der fränkische Telekommunikationsanbieter NEFkom hat sich zusätzlich zum bereits eingesetzten DMS scanview® für den Einsatz des scanview® Outlook-Connectors der daa Systemhaus AG entschieden. Ziel ist es, ein- und ausgehende Nachrichten unternehmensweit und strukturiert im Zugriff zu haben, E-Mail-basierte Prozesse beschleunigt abzuarbeiten und insgesamt schnellere Reaktionszeiten zu erreichen.
Das neu eingeführte Modul ergänzt das bei NEFkom seit 2001 installierte Dokumenten-Management- und Archivierungssystem scanview®. Der Outlook-Connector ist zunächst in verschiedenen Abteilungen im Einsatz, ehe er unternehmensweit genutzt wird.
Konkret hat NEFkom durch den Einsatz des scanview® Outlook-Connectors die Möglichkeit, die täglich zahlreich eingehenden E-Mails zu strukturieren und sie anschließend ebenso wie die ausgehenden E-Mails zu archivieren. Recherche und Archivierung erfolgen dabei direkt aus Outlook heraus. Die beschleunigte Abarbeitung eingehender Kundenanfragen per E-Mail sowie abteilungsübergreifende Recherchemöglichkeiten stellen einen weiteren Nutzen für das Unternehmen dar.
Primäres Ziel war die vollständige Abbildung des gesamten Kundenschriftverkehrs im optischen Archiv, damit sowohl Vertrieb als auch Call Center auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen können, wenn sie mit dem Kunden kommunizieren. Notwendig dazu war eine einfach zu handhabende Schnittstelle, die mit den am Arbeitsplatz vorhanden Werkzeugen (Office und Outlook) bedient werden kann , erklärt Ulrich Cimander, Leiter IT Billing bei NEFkom.
E-Mail-Handling leicht gemacht
Mit dem Outlook-Connector kann NEFkom über eine Menüleiste mit den Buttons "Archivieren" und "Recherchieren" seine E-Mails im MSG- oder RTF-Format direkt aus Outlook heraus archivieren. Unabhängig vom scanview®-Client kann der Nutzer ebenfalls die archivierten eMails direkt aus Outlook recherchieren. Ob die jeweiligen Anhänge ebenfalls archiviert werden sollen und ob Nachrichten beibehalten, nur als Verknüpfung erhalten oder gelöscht werden sollen, ist dabei frei konfigurierbar. Die Recherche kann über die Auswahl der Dokumentenklassen in scanview® oder direkt aus Outlook erfolgen. Hier besteht die Möglichkeit, jede beliebige gängige Recherchemöglichkeit von scanview® wie auch bei allen anderen Dokumentenarten üblich zu nutzen. Ein weiterer Mehrwert der Outlook-Archivierung ist die automatische Übernahme von Qualifizierern wie z.B. von, Betreff, cc etc. ins zentrale Archiv. Alle relevanten Informationen stehen bei der Recherche der Mails somit zur Verfügung.
scanview® bei NEFkom
Seit Juli 2001 ist die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung scanview® erfolgreich bei NEFkom im Einsatz und verarbeitet monatlich 50.000 und mehr Belege. Sie löste die bis dahin praktizierte manuelle Ablage der Aufträge ab und brachte dem Unternehmen erhebliche Vorteile. So steigerte sich die Zugriffsgeschwindigkeit auf Dokumente um ein Vielfaches, Transportwege für Akten entfielen und die Abwicklungszeiträume reduzierten sich drastisch. Weiterhin profitiert die NEFkom von einer erhöhten Transparenz durch den unternehmensweiten Dokumentenzugriff.
scanview® bündelt die zahlreichen Einzeldokumente und Belege, aus denen ein kompletter NEFkom-Vertragssatz besteht, mittels Barcode-Kennung zu einer Akte. Die Verschlagwortung der größtenteils aus Navision stammenden Metadaten erfolgt automatisch durch den Navision-Connector. Seit kurzem werden ebenfalls alle Ausgangsrechnungen des Unternehmens aus Navision automatisiert als pdf-file in scanview® archiviert. Somit sind alle ein und ausgehenden Dokumente schnell und einfach im zentralen Archiv erfasst und eine umgehende und detaillierte Auskunft bei Kundenanfragen ist gewährleistet. Die daraus resultierende optimierte Kundenbindung führte für NEFkom zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit.
Über die daa Systemhaus AG
Seit über 14 Jahren entwickelt die daa Systemhaus AG, gegründet 1989, professionelle Software-Systeme im Bereich des prozessorientierten Enterprise Document Management und der optischen Archivierung. Mit dem Produkt scanview® gehört es zu den technologisch führenden Anbietern mit einer breiten Installationsbasis in den unterschiedlichsten Branchen des Mittelstandes sowie bei Großunternehmen und liefert so die Grundlage für eine unternehmensweite Prozessoptimierung.
Das Unternehmen bietet umfassende technische und betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Planung, Software-Lösungen, Trainings- und Serviceleistungen in den Bereichen Datenarchivierung, Informationen, Dokumente und Wissen und stellt gemeinsam mit seinen Kunden die Weichen für die Informationsverwaltung der Zukunft. Das Know-how hinsichtlich Software-Lösungen, ASP und Input/Output-Management bringt die daa Systemhaus AG gezielt, kompetent und verständlich an seine Kunden.
Zertifizierungen und strategische Partnerschaften mit Unternehmen wie SAP, Oracle, Microsoft und EMC² unterstreichen die Kompetenz der daa Systemhaus AG als innovativer Software-Partner.
Die daa Systemhaus AG hat ihren Sitz in Baden-Baden und entwickelt dort das Produkt scanview®. Die Projektleitung sowie die zentrale Verwaltung befinden sich in München-Unterschleißheim. Vertriebliche Aktivitäten werden über die Standorte München und Nürnberg abgewickelt. Mit Gründung von CompetenceCentern in Dortmund, Frankfurt, Bremen, Wien und Mailand bietet das Unternehmen kompetenten Service vor Ort auch über die Grenzen Deutschlands hinaus.
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