Nachhaltiges Dokumentenmanagement senkt Verwaltungskosten
Verwaltungsarbeit ist immer noch Papierarbeit. Dennoch sind Behörden angewiesen, ihre Vorgänge auch elektronisch abzu-wickeln. Der Spagat, den öffentliche Einrichtungen vollbringen müssen, ist schwierig: Sie sollen sich bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten zu modernen Dienstleistern wandeln. Aufgrund der angespannten Haushaltslage ist das Outsourcing des Dokumentenmanagements an einen zuverlässigen Partner eine sinnvolle Lösung. Der Spezialist im Document Business TA Triumph-Adler hat auf diesem Gebiet besondere Expertise und unterstützt u.a. auch mehrere norddeutsche Kommunen.
Nürnberg, 09. Juni 2010. Egal in welcher Fußgängerzone man Menschen danach fragt, was sie mit der Öffentlichen Verwaltung verbinden, die gängigen Vorurteile sind verkrustete Strukturen, Bürokratismus oder altertümliche Arbeitsweisen. Dabei wandeln sich Behörden derzeit zu modernen Dienstleistern. "Die Öffentliche Verwaltung hat mit der EU-Dienstleistungsrichtlinie die Vorgabe bekommen, ihre Kommunikationsstrukturen zu prüfen und sich effizient zu organisieren", erklärt André Polkowski, Vertriebsleiter bei der TA Triumph-Adler Norddeutschland GmbH. Die Verbesserung des Output-Managements wurde vielerorts bereits in Angriff genommen. Allerdings bedarf es eines ganzheitlichen Dienstleistungskonzepts, das sowohl Soft- und Hardware, als auch Service integriert und mit dem eine nachhaltige Prozessstruktur aufgebaut werden kann.
Dass TA Triumph Adler für diese Aufgabe der richtige Partner ist, hat sich auch in den Verwaltungen der Kommunen Hüttener Berge, Hohenweststedt-Land, Fockbeck, Mittleres Nordfriesland sowie der Kreisstadt Husum gezeigt. Hier setzt man gemeinsam die Weichen für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement. In einem ersten Schritt sind jegliche Systeme mittels des firmeneigenen Analyse- und Beratungskonzeptes TOM (Total Output Management) auf den Prüfstand gestellt und neu ausgerichtet worden. "Die Neustrukturierung der Druckinfrastruktur war eine richtige Entscheidung", so Polkowski. "Insbesondere durch den Einsatz der Accounting Box hat sich die Stabilität der IT- Infrastruktur deutlich verbessert." Da alle Druckprozesse zentral gemanagt werden, sind Supportaufkommen und Administrationsaufwand heute erheblich geringer. "Damit haben wir einen großen Schritt in Richtung E-Government getan und sind für die wachsenden Herausforderungen einer modernen Verwaltung besser gerüstet", ist sich Klemens Ziemann, Leiter IT Administration beim Amt Hüttener Berge, sicher.
Ziel ist die vollständige digitale Verwaltung aller Dokumente. Hier wollen die Kommunen gemeinsam mit den Spezialisten von TA Triumph-Adler unter anderem Lösungen für eine strukturierte Ablage, die Registratur und den Postein- und ausgang erarbeiten. Aber nicht nur Effizienz bringt diese partnerschaftliche Zusammenarbeit mit sind. Auch deutliche Kosteneinsparungen sind zu spüren, die sich positiv auf die angespannten kommunalen Haushalte auswirken.
TA Triumph-Adler AG
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