ICOM-Studie Intranet Governance 2010 befragte Intranet-Verantwortliche
Wiesbaden, 07.07.2010. Nicht nur Inhaltsqualität und Benutzerfreundlichkeit sind für den langfristigen Erfolg des Intranets verantwortlich. Gerade die Organisation des Intranets, die Festlegung von Richtlinien kurz Intranet Governance leistet einen Beitrag für die Qualität des Intranets. Das ist das Ergebnis einer Online-Umfrage der ICOM GmbH, einer Beratung für Unternehmenskommunikation und Kommunikationscontrolling.
Die Online-Umfrage Wie stark beeinflusst die Intranet-Organisation die Qualität des Intranets richtete sich an knapp 500 Intranetverantwortliche in nationalen und internationalen Unternehmen und Organisationen. Die Rücklaufquote bei dieser Umfrage lag bei zehn Prozent, zu 63% hatten die Leiter Intranet oder Mitarbeiter des Intranet-Teams geantwortet. Ziel der Umfrage war es, Fakten zur Intranet Governance zu erheben.
Die Basis für die Intranet-Organisation wurde für die meisten Intranets geschaffen
Die Zuständigkeit für das Intranet ist heute in den meisten Unternehmen (78%) eindeutig festgelegt. Am häufigsten ist die Unternehmenskommunikation in der Verantwortung. Ein Steuerungsgremium gibt es in knapp 40% der Unternehmen. Darin sind v.a. Mitarbeiter aus Unternehmenskommunikation und IT vertreten.
Auch die einfachen Abläufe sind bei fast allen Unternehmen geregelt. 95% der befragten Unternehmen haben Regelungen für das Erstellen und Einstellen neuer Inhalte, knapp 80% regeln die Aktualisierung der Inhalte.
Mit der Regelung der Content-Ownership sind allerdings nur 24% der Befragten zufrieden und auch die Budgetentscheidungen beurteilen nur 18% als gut. Durch Intranet-Governance können hier noch Verbesserungen erzielt werden. Knapp die Hälfte der Unternehmen will dieses Thema daher in den nächsten 12-18 Monaten angehen.
Informationsarchitektur und Suche bieten die größten Optimierungspotenziale im Intranet
Nur ein Viertel der Befragten ist mit der Auffindbarkeit von Inhalten zufrieden, mit der Suche sogar noch etwas weniger. Zum Vergleich: Mit der Aktualität der Inhalte sind drei Viertel der Befragten zufrieden. Auch die Zufriedenheitsbewertungen, wie mediengerecht die Texte im Intranet verfasst sind und wie benutzerfreundlich das Intranet ist, liegen weit höher. Die Ergebnisse unserer Mitarbeiterumfragen zeigen das gleiche Bild, meint Ariana Fischer, Leiterin Consulting und Managing Partner der ICOM. Mitarbeiter beklagen sich v.a. darüber, dass die Informationen im Intranet so schwer zu finden sind.
Bei einem gut geführten Intranet ist es wahrscheinlicher, dass ein Zielcontrolling stattfindet
Sind die Zuständigkeiten geregelt, können auch Prozesse besser gesteuert und nachgehalten werden. So zeigen die Ergebnisse, dass 92% der befragten Unternehmen mit geregelter Zuständigkeit Nutzerbefragungen durchführen und 80% Zugriffstatistiken auswerten. Nur wenige Unternehmen setzen Usability-Tests (32%) oder Expertenbewertungen (30%) ein. Beide Instrumente können wertvolle Optimierungen für die Informationsarchitektur erzielen. Vor allem die Suchfunktion kann durch das Hinzuziehen von Experten entscheidend verbessert werden, bekräftigt Thomas Geiger, Geschäftsführer der ICOM GmbH.
Das Thema Intranet Governance selbst liegt in der Wichtigkeit bei der Weiterentwicklung des Intranets mit 45% an sechster Stelle, knapp hinter der Erfolgskontrolle (49%). Die drei wichtigsten Themen für die Weiterentwicklung betreffen Informationsarchitektur und Internationalisierung sowie die Integration von operativen Anwendungen. Dazu Jürgen Mirbach, Partner der ICOM GmbH: Die Weiterentwicklung der Intranet-Governance könnte einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung des Intranets bzw. des Intranet-Managements leisten. Bei der Weiterentwicklung der Organisation des Intranets können andere wichtige Intranet-Themen, wie die Informationsarchitektur und die Suche, gleichermaßen voran gebracht werden. Die Vergabe von Metadaten zu Intranet-Inhalten kann hier als Beispiel dienen.
Fazit und Empfehlungen:
- Die wunden Stellen im Intranet sind wohlbekannt: Informationsarchitektur und Suche. Es fehlt jedoch in der Breite an Konsequenz, die geeigneten Methoden für User-centered-Design/ Usability einzusetzen, um die Schwachstellen im Sinne der Nutzer tatsächlich zu beheben. Wir empfehlen, die Usability des Intranets regelmäßig weiterzuentwickeln. Kommunikationsverantwortliche sollten sich Zeit und ggf. auch Budget reservieren, um mit den Nutzern zu arbeiten.
- Ein Intranet-Relaunch optimiert bisher die Hauptkomponenten Design/Inhalt und Technik. Die Organisation wird anscheinend noch vernachlässigt. Die Nachhaltigkeit der Verbesserungen durch den Relaunch kann damit nicht als gegeben gelten. Wir empfehlen, die Intranet-Organisation zu einer der Hauptkomponenten des Relaunch-Prozesses zu machen.
- In 59% der Unternehmen gibt es keinen Lenkungsausschuss oder Steering Commit-tee für das Intranet. Wir sehen das Intranet als übergreifende Infrastruktur für Informationen, Zusammenarbeit und Prozesse im Unternehmen. Daher empfehlen wir formell oder informell, alle Stakeholder an der Intranet-Weiterentwicklung zumindest projektbezo-gen zu beteiligen. Ein organisatorisch verankertes Gremium bietet sich aus Sicht der Intranet Governance in vielen Fällen an.
- Intranet-Weiterentwicklung ist ein fortlaufender Prozess. Wird der Prozess abgebrochen, ist die Intranet-Organisation in Gefahr. Ein Lenkungsausschuss, der nichts zu lenken hat, löst sich auf. Wir empfehlen, das Intranet fortlaufend zur Prozessverbesserung und für Optimierungen in der Unternehmensorganisation einzusetzen. Falls möglich: In überschaubaren Projekten denken, die innerhalb von 6 Monaten umgesetzt werden können.
Die Ergebnisse dürfen Sie gerne auf Ihrer Webseite/Ihrem Printmagazin o.ä. verwerten und veröffentlichen (Bitte mit Linkverweis auf www.icom-media.de!).
Über die ICOM
Die Wiesbadener ICOM GmbH ist eine der führenden Beratungen in Deutschland für Unternehmenskommunikation und für das Messen und Steuern von Kommunikation. Sie beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Strategie- und Prozessberatung, Kommunikationscontrolling, Evaluation und Erhebungen, Konzepten und Handlungsempfehlungen für Mediengestaltung und Internet/Intranet 2.0-Strategien. Zu den Kunden der ICOM zählen Unternehmen aus Industrie, Transport, Finanzwelt, Handel und dem Dienstleistungssektor.
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