Eine zeitnahe Überwachung der Zahlungseingänge und eine geschätzte Zeitersparnis in der Finanzbuchhaltung von rund fünf Stunden pro Woche – alles Vorteile, die dem Hotel Patmos in Siegen durch die Einführung der Velox-Schnittstelle entstanden sind. Hintergrund ist das neueste Projekt der ®KOLDI GmbH & Co. KG: eine webbasierte und globalisierte, kaufmännische IT-Plattform, die die KMU bei ihren Rechnungswesen- und Verwaltungsprozessen unterstützt.
„Bislang mussten wir alle Rechnungsdaten manuell in Excel-Listen eintragen, von jedem Beleg eine Kopie erstellen und diese vorsortiert an die Buchhaltung übergeben“, erinnert sich Birgit Moos, Rezeptions-Mitarbeiterin im Hotel Patmos. Den gleichen Aufwand galt es ebenso für die mit EC-Cash bezahlten Rechnungen zu bewältigen. Mit Hilfe der Velox-Schnittstelle werden die Rechnungen nun komplett an die ®KOLDI GmbH & Co. KG gesendet. Durch automatisch erzeugt Berichte und Auswertungen wird zudem mehr Transparenz in die Buchhaltung gebracht, so dass unklare Sachverhalte einfach zu lösen sind. „Das hilft nicht nur, den Überblick über die laufenden Geschäftsfälle zu behalten, sondern erleichtert auch unseren Arbeitsablauf“, berichtet Birgit Moos. Muss beispielsweise eine Rechnung korrigiert werden, kann sie einfach erneut über die Schnittstelle gesendet werden – ohne in den Ausdrucken nach der Rechnung suchen zu müssen.
„Durch das manuelle Erfassen traten bisher regelmäßig Eingabefehler auf“, benennt Jörg Walk, Bilanzbuchhalter bei ®KOLDI GmbH & Co. KG, ein weiteres Defizit, das durch die Velox-Schnittstelle beseitigt werden konnte. Zudem kam es bei der Bearbeitung zu zeitlichen Verzögerungen, da die Grunddaten der Rechnungen wie Rechnungsdatum, Betrag und Empfänger beim Hotel Patmos erfasst wurden. Die Kontierungen wurden schließlich von der Finanzbuchhaltung ergänzt. „Aufteilungsbuchungen, die nach der Änderung des Umsatzsteuersatzes auf Übernachtungen erforderlich wurden, waren nicht möglich und mussten in der Finanzbuchhaltung nachbearbeitet werden“, erklärt Jörg Walk. Die Schnittstelle liefert nun den kompletten Buchungssatz, darunter auch Aufteilungsbuchungen, und archiviert den Beleg selbstständig.
„Bei unserer Rechnungsstellung an den Gast hat sich aber nichts verändert. Wir verwenden für den Ausdruck der Rechnungen lediglich einen anderen Druckertreiber, der uns sowohl die Papierrechnung ausdruckt, als auch die Rechnung an ®KOLDI schickt“, fasst Birgit Moos die aktuellen Veränderungen zusammen.
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