Die Microcomputer Systems Components Vertriebs GmbH (MSC) zählt im Verbund mit dem Schwesterunternehmen Gleichmann Electronics & Co. GmbH zu den Top 5 der europäischen Bauelemente-Distributoren. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse bündelt das Unternehmen diese mit SAP ERP und in SAP integrierten Lösungen von ITML unter einem IT-Dach. Dadurch kann die MSC einen Großteil der bislang manuell durchgeführten Abläufe automatisieren und effizient steuern. Zugleich hat das Unternehmen dadurch den Grundstein für eine noch engere Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern gelegt.
Unter dem Leitsatz "Exzellenz in Elektronik" hat sich die MSC Vertriebs GmbH zu einem der führenden paneuropäischen Distributoren qualitativ hochwertiger und beratungsintensiver elektronischer Bauelemente und Systeme entwickelt. Der MSC-Firmenverbund mit Zentrale im badischen Stutensee verfügt über 15 deutschlandweite und 29 paneuropäische Vertriebsniederlassungen und beschäftigt mehr als 1000 Mitarbeiter.
Täglich mehr als 600 Lieferaufträge
Die MSC ist offizieller Franchise-Vertriebspartner von mehr als 100 hauptsächlich asiatischen, amerikanischen und europäischen Bauelemente- und Komponenten-Herstellern. Die Kernaktivitäten des Unternehmens konzentrieren sich trotzdem auf beratungsintensive Produktgruppen wie Mikrocontroller und -prozessoren, programmierbare Logikbausteine, Displays, Speichermodule, elektromechanische und optoelektronische Komponenten sowie Board-Level-Produkte.
Das hochmoderne, erst vor wenigen Jahren neu errichtete Logistikzentrum der MSC Vertriebs GmbH in Stutensee beherbergt nicht nur Millionen von Bauteilen und Komponenten, es wird auch höchsten Ansprüchen hinsichtlich Flexibilität, Sicherheit und Lieferzuverlässigkeit gerecht. Kundenspezifische Barcode-Labels, lückenlose Rückverfolgbarkeit für jedes einzelne Bauteil, 24-Stunden-Lieferservice in Europa bei MSC ist dies nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Ausgefeilte Logistikkonzepte ermöglichen die schnelle, zuverlässige Bearbeitung und Auslieferung von täglich rund 600 bis 700 Lieferaufträgen.
Kontinuierliche Wachstumsstrategie
Um unsere kontinuierliche Wachstumsstrategie zielgerichtet fortzuführen, müssen wir künftig noch rascher und flexibler auf neue Marktanforderungen reagieren, erklärt Peter Zimmermann, Leiter der IT im MSC-Konzern. Dazu brauchen wir eine Unternehmens-Informationstechnologie, mit der wir alle Geschäftsprozesse verknüpfen und sicher überblicken können.
Das jedoch war mit den bis vor kurzem eingesetzten Software-Lösungen nicht möglich. Diese waren zwar an die ausgefeilten Geschäftsprozesse in Distribution und Produktion angepasst, allerdings auf informationstechnischer Ebene nicht miteinander verbunden. Aufgrund der fehlenden Integration erfolgte der Datenaustausch weitestgehend über definierte Schnittstellen.
Eine ERP-Plattform für einheitliche Daten
Heute dagegen bündelt die MSC Vertriebs GmbH mit SAP ERP bereichsübergreifend Daten- und Informationsflüsse auf einer Plattform und kann auf Grundlage konsolidierter Daten Arbeitsabläufe automatisieren und vereinfachen. Zum Beispiel können Mitarbeiter aus der Fertigung benötigte Waren und Materialien aus dem Distributionslager jetzt quasi per Knopfdruck durch eine Umlagerungsbestellung reservieren. Früher mussten sie dafür eine Bestellung schreiben, ausdrucken und diese an die Distribution übergeben, die dann einen neuen Auftrag anlegte.
Rechnungsprüfung erfolgt automatisch
Auch bei der Rechnungsprüfung konnten durch die Integration Verbesserungen in den Abläufen erzielt werden. Die Prüfung der Eingangsrechnungen auf ihre sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit erfolgt nun weitestgehend elektronisch. Dadurch entfallen die bisher zeitaufwändigen manuellen Kontrollen. Alle Rechnungsdaten, wie auch Daten zu Kosten, Umsätzen und zum Materialverbrauch sind jetzt sofort in der Finanzbuchhaltung verfügbar. Auf diese Weise kann das Controlling zum Beispiel Bestandsbewertungen mit wenigen Mausklicks durchführen und Monatsabschlüsse zeitnah erstellen.
ERP-Einführung mit kompetentem Partner
Die MSC Vertriebs GmbH hat sich für SAP ERP nach einem gründlichen Auswahlverfahren entschieden. Die ERP-Anwendung erfüllte unsere Anforderungen nach einer integrierten und zukunftssicheren Geschäftssoftware einfach am besten, begründet Rüdiger Kuhn, Geschäftsführer der MSC Vertriebs GmbH, die Wahl. Da viele unserer Kunden ebenfalls SAP-Software nutzen, lassen sich unternehmensübergreifende Prozesse schnell und mit geringem Aufwand aufbauen. Darüber hinaus ermöglicht die ERP-Lösung einen reibungslosen Datenaustausch mit der zum MSC-Firmenverbund gehörenden Gleichmann Electronics GmbH, die vor kurzem ebenfalls SAP ERP eingeführt hat.
Bei der Implementierung vertraute das Unternehmen auf die Unterstützung durch das SAP-Systemhaus ITML GmbH aus Pforzheim. Ausschlaggebend dafür waren das tiefe Prozesswissen der ITML-Berater in der Hightech-Industrie, eine hohe Beratungskompetenz sowie die regionale Nähe des IT-Dienstleisters. Die Projektpartner arbeiteten von Beginn an vertrauensvoll und produktiv zusammen und konnten das anspruchsvolle ERP-Projekt wie geplant innerhalb von 18 Monaten erfolgreich realisieren.
Standardisierter Ship-and-Debit-Prozess
Die Berater von ITML passten die Standardfunktionalitäten der ERP-Software durch modifikationsfreie Parametrisierung oder zusätzliche Programmierungen an die langjährig erprobten und etablierten Prozesse des Unternehmens an. Zum Beispiel kann der Distributor auf diese Weise die nach Kundenvorgaben durchgeführte Programmierung elektronischer Bauelemente im SD-Modul der SAP Software als eigene Serviceaufträge abbilden.
Auch den branchentypischen Ship-and-Debit-Abrechnungsprozess mit den Herstellern hat man durch Anpassungen in der ERP-Lösung effizient umgesetzt und konsequent standardisiert. Über das IDOC-Format erfolgt der Datenaustausch mit den Herstellern automatisch.
Echtzeitdaten aus der Fertigung
Ebenso sind Informationen aus den Produktionssystemen, wie Fertig-, Gut- und Ausschussmengen, Seriennummern, Chargen, in Echtzeit im SAP ERP verfügbar. Dadurch werden Prozesse im Qualitätswesen sowie im Service in optimaler Weise unterstützt. Die entsprechenden Daten fließen über eine Online-Schnittstelle aus dem bei der MSC Vertriebs GmbH eingesetzten MES-System direkt in die SAP-Anwendung, die sie umgehend weiterverarbeitet.
Zollabwicklung ohne Papierstau
Ein wichtiger Stichtag für den Distributor war der 1. Juli 2009. Ab diesem Zeitpunkt waren exportorientierte Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, Ausfuhranmeldungen mit der deutschen Zollbehörde im Rahmen des ATLAS-Verfahrens vollständig elektronisch abwickeln.
Durch die frühzeitige Installation einer SAP BusinessObjects GRC-Lösung für das Zoll- und Außenhandelsmanagement stellte MSC fristgerecht den reibungslosen Kommunikationsablauf mit dem Zoll sicher. In Zukunft will man mit den in der Lösung hinterlegten und laufend aktualisierten Sanktionslisten auch die gesetzlich geforderte Prüfung seiner geschäftlichen Beziehungen zu Lieferanten und Kunden durchführen.
Vertrieb erhöht Auskunftsfähigkeit
Die MSC steuert mit Unterstützung der webbasierten und vollständig in SAP ERP integrierten Zusatzlösungen von ITML auch eine Reihe weiterer Prozesse nun deutlich effizienter. Zum Beispiel ist es dem Vertrieb möglich, jederzeit Auskünfte über Bestandsdaten, Auftragsbestände, Bestellungen sowie die aktuell offenen Posten von Kunden online abzurufen und diese dadurch noch effizienter zu betreuen. Die entsprechenden Informationen liefert die CRM-Anwendung ITML > CRM.
Der Distributor möchte auch einen durchgängigen Vertriebsprozess von der Kundenanfrage bis hin zur Auftragsvergabe schaffen. Dazu soll der Vertrieb in der CRM-Anwendung künftig auch Angebote sowie Aufträge direkt erfassen können. Von der Nutzung der CRM-Module für das Kampagnen-, Aktivitäten- und Opportunity-Management verspricht sich Achim Wiester, Projektleiter für den Bereich SD und CRM, künftig eine Rundumsicht auf Kunden, um diese noch besser betreuen zu können und die Kundenbindung zu erhöhen.
Logistische Prozesse optimiert
Da Kunden in Zukunft weiterhin Lieferqualität und Termintreue erwarten, muss die Versandabwicklung reibungslos funktionieren von der Kommissionierung über das Wiegen und die Transportfindung bis hin zur Zuweisung des richtigen Versandplatzes. Für einen schnellen, transparenten und sicheren Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte sorgt die Packtischlösung von ITML.
Nicht zuletzt hat MSC/GE mit Hilfe des ITML > Smart Business Client auch die Dokumentenverwaltung im SAP-System deutlich vereinfacht. Mitarbeiter können jetzt Eingangs- und Ausgangsbelege komfortabel auf einer einzigen Benutzeroberfläche bearbeiten sowie ein- und auschecken.
Kennzahlen tagesaktuell analysieren
Um unser Geschäft künftig noch effizienter zu steuern, benötigt das Management tagesaktuelle und detaillierte Auswertungen zu Geschäftsdaten und -informationen sowie zu betrieblichen Kennzahlen, erklärt Rüdiger Kuhn. Diese liefert die Reporting-Lösung SAP NetWeaver Business Warehouse (SAP NetWeaver BW).
Damit lassen sich zum Beispiel Vertriebsumsätze und Auftragseingänge bis hinunter auf die Ebene der einzelnen Vertriebsmitarbeiter exakt analysieren. Künftig will man auch Vertriebs- und Produktionsdaten auswerten. Das soll noch mehr Transparenz in geschäftliche Abläufe bringen.
Viel erreicht, und noch mehr vor
Peter Zimmermann zieht ein durchweg positives Fazit: Wir konnten kompetent unterstützt von der ITML GmbH mit SAP ERP und den integrierten Zusatzlösungen von ITML viele Geschäftsprozesse durchgängig und damit effizienter gestalten. Und es geht weiter: MSC will SAP ERP nun zügig auch in diversen Tochterunternehmen implementieren. Außerdem sollen Gesellschaften, die bereits SAP-Software einsetzen, mittelfristig in die zentrale SAP-ERP-Instanz in Stutensee integriert werden.
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