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Falken Document Technologies GmbH |

Erste ASP-Lösung zur automatischen Rechnungserfassung und -bearbeitung verfügbar

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Falken Document Technologies nimmt mittelständischen Unternehmen das Investitionsrisiko


Berlin, 6. Januar 2004 - Die Falken Document Technologies GmbH aus Berlin stellt jetzt mit FDT-Accountant die erste am Markt verfügbare ASP-Lösung für die Rechnungserfassung und -bearbeitung vor. Das Unternehmen wendet sich mit seinem Angebot an Unternehmen, die mehr als 50 Eingangsrechnungen täglich bearbeiten. Alle gängigen ERP-Systeme können an die ASP-Software angebunden werden, darunter SAP R/3, BAAN und Navision. Das Outsourcing-Angebot umfasst sämtliche für den Rechnungsprozess erforderlichen Bereiche, angefangen beim Input-Management über das Auslesen der Daten, einen Prüf- und Freigabe-Workflow bis zur revisionssicheren Langzeit-Archivierung. Das Scannen des Rechnungseingangs kann wahlweise im jeweiligen Unternehmen selbst realisiert oder auch an Falken Document Technologies ausgelagert werden. Die volumenabhängige monatliche Gebühr ab 499 Euro umfasst sämtliche Nutzungsrechte, Lizenzen und Services. "Während herkömmliche Rechnungserfassungslösungen hohe Projektkosten verursachen, nehmen wir unseren Kunden das Investitionsrisiko. Sie zahlen erst dann ihre monatliche Pauschale, wenn die Software erfolgreich läuft", sagt Florian Tetzlaff, Vertriebsleiter bei Falken Document Technologies. Die Lösung lässt sich innerhalb von ein bis vier Tagen implementieren.

Mit Hilfe der integrierten OCR-Erkennung liest FDT-Accountant relevante Informationen wie Lieferanten- und Kundennummern, Rechnungsbetrag usw. aus. Nicht ausreichend klassifizierte Dokumente lassen sich komfortabel nachbearbeiten. Konsistente Belege gelangen automatisch über einen Adhoc-Workflow zur Prüfung an die verantwortlichen Mitarbeiter. Parallel dazu werden sie indexiert und in einem zentralen Archiv abgelegt, wo alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen in Sekundenschnelle wieder auf die Dokumente zugreifen können. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden in das beim Kunden eingesetzte Finanzbuchhaltungssystem eingespeist und können dort gebucht werden. Sie stehen so auch jederzeit schnell für betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung. Für das Erfassen der Daten kann der Kunde entweder einen von Falken Document Technologies zur Verfügung gestellten Scanner im eigenen Haus verwenden oder alternativ die Scandienstleistungen des Anbieters nutzen. Bei der letzteren Variante schickt das Unternehmen dann seinen Rechnungseingang zum Anbieter, wo Service-Mitarbeiter die Belege einscannen und nach den individuellen Vorgaben des Kunden indexieren. In beiden Fällen wird jeder Beleg sofort nach dem Scannen in Echtzeit an das Rechenzentrum in Berlin übertragen und dort revisionssicher im Archiv abgelegt. FDT-Accountant erfordert kundenseitig keine separaten Investitionen in Soft- oder Hardware. Es wird (außer auf Wunsch einem Scanner) auch keine zusätzliche Hardware beim Kunden (etwa eine Bridge für eine zeitverzögerte Datenübertragung) installiert, um so eine tatsächliche Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die Software läuft ausschließlich im Berliner Rechenzentrum von Falken Document Technologies. Je nachdem, welche Dokumente dort abgelegt werden sollen und welche Anforderungen ein Kunde an Datenübertragungssicherheit hat, kann das Internet oder auch ein sicheres Virtual Private Network (VPN) zur Übertragung genutzt werden. Abgelegt sind die Daten auf speziellen WORM-Medien (WORM = Write Once Read Multiple), die nachträglich nicht mehr veränderbar sind. Das Archiv entspricht auch in dieser Hinsicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Zur Bearbeitung greifen Anwender mit Benutzer-ID per Web-Browser aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf die Dokumente zu. Der Schulungsaufwand ist aufgrund der intuitiv bedienbaren Oberfläche der Software gering und die Akzeptanz bei Anwendern dementsprechend hoch. Administration, Wartung und Weiterentwicklung der Software erfolgt von Seiten des Anbieters und ist in den monatlichen Gebühren für das Outsourcing-Angebot enthalten.

"Die Rechnungserfassung und die anschließenden Prüf- und Freigabe-Prozesse bieten nicht nur großen Konzernen, sondern auch kleinen und mittleren Unternehmen enorme Einsparungspotenziale", erläutert Florian Tetzlaff das Angebot von Falken Document Technologies. Der Kunde profitiert weiterhin von einer Transparenz über Belege und Buchungen, eingehaltene Skontofristen sowie von der gesteigerten Produktivität. Erhebliche Einsparungen lassen sich vor allem dadurch erzielen, dass der hohe manuelle Aufwand für das Abtippen von Buchhaltungsdaten entfällt. Gleichzeitig reduziert sich die Fehlerquote. Durch eine solche Lösung werden auch die übrigen Geschäftsprozesse beschleunigt, etwa wenn bestimmte Belege wegen Anfragen von Kunden oder Lieferanten herausgesucht werden müssen. Vorteilhaft ist nicht zuletzt der geringere Platzbedarf im Vergleich zur Archivierung in Aktenordnern - ein wichtiges Argument, wenn die herkömmlichen Archive aus den Nähten zu platzen drohen.

Über Falken Document Technologies:
Die Falken Document Technologies GmbH positioniert sich als umfassender Service-Anbieter für das elektronische Dokumentenmanagement und agiert seit Januar 2003 mit 35 Mitarbeitern am Markt. Die Besonderheit der Lösungen liegt darin, dass sie für den Kunden ohne jedes Investitionsrisiko sind. Die monatlichen Gebühren fallen erst dann an, wenn die Software erfolgreich im Einsatz ist.. Abgerundet wird das Angebot durch verschiedenste Dienstleistungen wie das Digitalisieren (Scanning) bis hin zur Einlagerung und Vernichtung von Papierdokumenten. Falken Document Technologies adressiert mit seinen Outsourcing-Lösungen vornehmlich mittelständische Unternehmen und ist europaweit tätig. Referenzkunden sind Vestas, diverse Steuerkanzleien und Herlitz.

Kontaktadresse für die Presse:
Falken Document Technologies GmbH
Florian Tetzlaff
Rudower Chaussee 29
12489 Berlin
Telefon: 030 / 63 92 63 55
Telefax: 030 / 63 92 63 58
eMail: ftetzlaff@myfdt.com
www.myfdt.com

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