Wien / Neu-Isenburg, 4. Mai 2004. Die Wiener Städtische Allgemeine Versicherung AG ist Anfang Mai diesen Jahres mit der Rechnungserfassungslösung Invoices von ReadSoft in den Echtbetrieb gegangen. Die Daten von jährlich etwa 50.000 Rechnungen werden ab sofort mit sämtlichen Einzelpositionen ("Line Items") aus den Dokumenten ausgelesen und - nachdem sie von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft wurden - anschließend in SAP R/3 gebucht. Invoices wird bei der Wiener Städtischen Allgemeinen Versicherung AG von fünf Mitarbeitern aus der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen am Unternehmenssitz in Wien genutzt. Die Gruppe Wiener Städtische ist die führende österreichische Versicherungsgruppe in Zentral- und Osteuropa und die Nummer zwei unter den dort tätigen internationalen Versicherern. Die Wiener Städtische Versicherung hatte die Software zunächst in einer Testinstallation geprüft. Aufgrund spezieller Anforderungen des Unternehmens waren verschiedene Sonderprogrammierungen notwendig, um den Einsatz der Software nahtlos in die bestehenden Prozesse einzubinden. So kann das System heute etwa Kontierungsregeln aus bestimmten Angaben in einer Rechnung ableiten, beispielsweise welche Kostenstelle bei bestimmten Rechnungen betroffen ist. Vor dem Einsatz von Invoices wurden die eingehenden Rechnungen manuell erfasst, was einen sehr hohen Zeit- und Organisationsaufwand mit sich brachte. Den Geschäftsprozess "Rechnungseingang" zu automatisieren, spart bei sehr vielen Unternehmen, so auch bei der Wiener Städtischen, Zeit und damit Kosten. Darüber hinaus behält die Finanzabteilung den Überblick über den Prozess, kann Fehler vermeiden und Skontoerträge ausschöpfen.
Die Belege werden zentral mit einem Fujitsu-Scanner digitalisiert, die Daten von den Modulen der ReadSoft-Software entsprechend interpretiert und validiert und dann direkt an das SAP-R/3-System der Versicherung übergeben. Durch die in Invoices integrierte selbstlernende Komponente wird die Erkennungsrate der Rechnungen stetig optimiert. Die digitalen Images wandern nach dem Scanvorgang direkt in ein elektronisches Langzeitarchiv. Für die nahtlose Anbindung der Erfassungssoftware an SAP sorgt das Invoice Cockpit der Ebydos AG, welches die Wiener Städtische ebenfalls einsetzt. Dieses bietet besonders anwenderfreundlich alle relevanten Rechnungsdaten sowie aber auch Informationen aus dem SAP-System unter einer einheitlichen Oberfläche. Eine Erweiterung des Systems hinsichtlich eines elektronischen Workflows zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen wird ebenfalls in Erwägung gezogen. Nicht zuletzt ist vorgesehen, die Software bei hohen Erkennungsraten auch im Zentraleinkauf für Rechnungen mit Bestellbezug (in der SAP-Terminologie "MM-Rechnungen" genannt) einzuführen.
INVOICES ist die Vorgängerlösung der zur CeBIT 2004 neu vorgestellten Anwendung "ReadSoft DOCUMENTS for Invoices" auf der Basis der neuen Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS. Invoices setzt auf ein dreistufiges Konzept, welches aus verschiedenen Erfassungstechnologien besteht. Neben der Freiformerkennung und einer lieferantenbezogenen Erkennung ("Vendor Specific Automation") ist eine selbstlernende Wissensbasis ein wesentlicher Baustein für die ständige Verbesserung der Erkennungsergebnisse. Über die rein optische Erkennung hinaus unterstützt ReadSoft mit seiner Software den kompletten Prozess der Rechnungserfassung, einschließlich der Möglichkeit zur automatischen Vorerfassung sowie auch der Nachbearbeitung. ReadSoft hat sich im vergangenen Jahr als einer der wesentlichen Anbieter für die Rechnungserfassung im SAP-R/3-Umfeld etabliert. Zahlreiche Referenzprojekte im SAP-Umfeld belegen die SAP-Kompetenz des Anbieters aus Neu-Isenburg. In Kombination mit dem Invoice Cockpit unterstützt die Anwendung von ReadSoft den kompletten Arbeitsprozess der Rechnungsbearbeitung.
Über die ReadSoft GmbH:
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software für die automatische Datenerfassung. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft rund 260 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es mehr als 3.500 Installationen von Formularverarbeitungs- und Rechnungsverarbeitungslösungen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt. Zu den deutschen Referenzkunden zählen u.a. Porsche, SÜWAG Energie, Emons Spedition, Miele, Heraeus, Audi, Bertelsmann, BMW, GfK, Infratest Burke, Procter & Gamble, Wella und Avon. Weiterhin gibt es zahlreiche Installationen in der Öffentlichen Verwaltung.
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