Iron Mountain hat acht Gründe definiert, warum für den Einzelhandel das Outsourcing seines Informationsmanagements immer attraktiver wird. Neben Zeit- und Kostenvorteilen geht es dabei auch um die Sicherheit von sensiblen Daten wie Kreditkartennummern oder Preis- und Bestandsinformationen.\r\n
Hamburg, 03. Februar 2011 - Im Einzelhandel gehört der Umgang mit sensiblen Informationen wie Personaldaten, Kreditkartennummern von Kunden oder Preis- und Bestandsinformationen zum Tagesgeschäft. Besonders bei regional und national tätigen Einzelhändlern erschweren jedoch verteilte Standorte, heterogene Lieferantenstrukturen, unterschiedliche Kundenanforderungen und aufwändige Ablagevorgänge ein effizientes und sicheres Dokumentenmanagement. Deshalb wird das Auslagern dieser Prozesse immer mehr zu einer attraktiven Alternative, die Zeit-, Kosten- und Wettbewerbsvorteile verschafft. Iron Mountain, Anbieter von Services für das Informationsmanagement, hat acht Gründe definiert, die für ein Outsourcing im Einzelhandel sprechen.
Acht Gründe für externes Informationsmanagement
- Gehostete Lösungen für das Informationsmanagement lassen sich häufig schneller an individuelle Bedürfnisse anpassen. Gleichzeitig müssen Händler keine zusätzlichen Investitionen tragen, die über die nach dem reinen Aufwand berechneten Outsourcing-Kosten hinaus gehen. Es wird nur der Service bezahlt, der in Anspruch genommen wird.
- Besonders bei Händlern mit mehreren Filialen fehlen oft intern standardisierte Prozesse zur standortübergreifenden Verwaltung von Dokumenten. Durch die Auslagerung können sie sofort die bereits etablierten Vorgänge des Dienstleisters nutzen und sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Damit verbunden ist automatisch auch die Einhaltung von branchenspezifischen Compliance-Richtlinien wie beispielsweise die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).
- Die Beschaffung und Installation von internen Lösungen für das Informationsmanagement dauert oft mehrere Monate. Gehostete Lösungen lassen sich hingegen schon innerhalb weniger Wochen nutzen und in unternehmensinterne Vorgänge einbinden. Damit können Händler optimierte Prozesse einfacher umsetzen und so schneller positive Ergebnisse ohne hohe Eigeninvestitionen erzielen.
- Deckt ein externer Anbieter die Archivierung und Verwaltung physischer wie digitaler Informationen gleichermaßen ab, verbleiben die Daten in jeder Form in einer Hand. Dadurch minimiert sich das Risiko eines Datenverlusts oder einer Lücke in der Nachweiskette. Papierakten wie digitale Daten werden dabei zentral gesichert und stehen bei Bedarf, beispielsweise als Scan, jederzeit sowie standortübergreifend über ein geschütztes Webportal zur Verfügung.
- Das papierlose Büro ist noch keine Realität, deshalb müssen Einzelhändler neben digitalen Daten auch immer noch Papierdokumente in Geschäftsprozesse einbinden. Ein Dienstleister, der beide Formate verwaltet, kann Informationen ohne Medienbrüche berücksichtigen. Je nach Bedarf können Akten weiterhin im Papierformat verbleiben oder auf Anfrage des Unternehmens eingescannt und digital in vorhandene Systeme eingebunden werden. Benötigt ein Unternehmen das Originaldokument, stellen gesicherte Transporter dieses innerhalb weniger Stunden zu.
- Der Zugriff auf Daten und Informationen muss immer auch unternehmensinterne Rollen und Berechtigungen berücksichtigen. Mit der Unterstützung des Dienstleisters können Händler ein umfassendes Berechtigungskonzept ausarbeiten, das unmittelbar in den ausgelagerten Prozessen umgesetzt werden kann.
- Effiziente Strategien für das Informationsmanagement zu erarbeiten gehört nicht zu den Kernkompetenzen des Einzelhandels und ist daher häufig mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Ein Outsourcing-Partner kann hier eine beratende Funktion einnehmen und mit dem neutralen Blick von Außen mögliche Optimierungspotenziale aufdecken. Gleichzeitig berücksichtigen Dienstleister bei der Strategieumsetzung eine hohe Datensicherheit, ständige Kontrolle der Prozesse sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
- Ein erfahrener Dienstleister deckt den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab - von der rechtmäßigen Archivierung über die Digitalisierung bis zur sicheren Vernichtung. Dabei können Händler immer nur die Services in Anspruch nehmen, die sie benötigen, und sie bei Bedarf jederzeit flexibel anpassen.
"Auf dem hart umkämpften Markt können sich Einzelhändler mit einem schnellen, sicheren und standortübergreifenden Zugriff auf Unterlagen und andere Informationen echte Wettbewerbsvorteile verschaffen. Durch das Outsourcing des Dokumentenmanagements profitieren sie dabei sofort von bereits etablierten Prozessen und planbaren Kosten", sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
Terminhinweis ORACLE Handelsgipfel 2011
Näheres zu Prozessen für ein effizientes Informationsmanagement erfahren Händler von Iron Mountain im Rahmen des "ORACLE Handelsgipfel 2011" am 08. und 09.02.2011 in Bonn/Troisdorf. Die Details zur kostenlosen Veranstaltung finden sich unter http://www.dialogum.de/wirtschaftsgipfel-20110208.php.
Weitere Informationen über Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de sowie www.ironmountain.de/future-office.
Iron Mountain Deutschland GmbH
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