Digitale Betriebsprüfung zur Optimierung von Archiv- und Dokumenten-Management nutzen

München/Ismaning. - Als die Entwürfe zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) durch die Finanzverwaltung im Jahr 2000 erstmals veröffentlicht wurden, zeigten die meisten Unternehmen daran wenig Interesse. Seit dem 1. Januar 2002 können Steuerprüfer der Finanzverwaltung steuerrelevante Unterlagen, die in den Firmen elektronisch gespeichert vorliegen, in digital aufbereiteter Form anfordern und digital prüfen. Nach offizieller Schätzung sind hierauf allerdings mehr als 90 % der betroffenen Unternehmen nicht vorbereitet. Inzwischen wird den steuerpflichtigen Unternehmen bewusst, dass die Zeit drängt. Die Managementberatungsfirma Plaut hat für dieses terminlich, inhaltlich und technisch brisante Thema einen GDPdU-QuickCheck sowie ein Vorgehensmodell entwickelt. Hiermit können sich Unternehmen aller Größen und Branchen auf die neue Form der Betriebsprüfung technisch und organisatorisch vorbereiten. Grundlage dafür sind die Forderungen der Finanzverwaltung an die Aufbereitung der zu überlassenen Unterlagen, die besagen, dass dem Prüfer die gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen in maschinenlesbarer Form auf geeigneten Datenträgern zu übergeben sind. Der GDPdU-QuickCheck von Plaut befasst sich im ersten Teil schwerpunktmäßig mit der Beantwortung der nur betriebsspezifisch zu klärenden Frage nach der steuerlichen Relevanz der Daten. Auch die Definition von Umfang und Art der Zugriffsberechtigung durch den Betriebsprüfer wird in diesem Teil geklärt. Der technische Teil des QuickChecks sowie das Vorgehensmodell beschreiben, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen den gesetzlichen Auflagen am besten entsprechen. Es geht darum, für die als steuerrelevant qualifizierten Daten die Form der Bereitstellung, des Zugriffes und der Auswertung festzulegen. Hierbei kommt besonders den Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in den Unternehmen eine neue und wichtige Aufgabe zu. In Kooperation mit der daa Systemhaus AG, einem der in Deutschland führenden Hersteller von DM-Systemen, hat Plaut eine für diese speziellen Anforderungen maßgeschneiderte Lösung konzipiert. Der Vorteil eines strukturierten GDPdU-Vorgehens liegt darin, die steuerlich relevanten von anderen kritischen, unternehmensinternen Daten technisch und organisatorisch "sauber" zu trennen. Die GDPdU-Anforderungen sollten auch zum Anlass genommen werden, bestehende DMS-Lösungen hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit zu prüfen bzw. über den Einsatz neuer DMS-Lösungen nachzudenken. Dabei können sich für die Unternehmen eine Vielzahl von Chancen ergeben, auch jenseits der steuerrelevanten Informationen die abgespeicherten Daten weitaus wirtschaftlicher auszuwerten und für eine verbesserte Unternehmenssteuerung zu nutzen. ca. 3.022 Zeichen mLz Pressekontakt: Beratungsgruppe Plaut Deutschland Manager Marketing, IR & Kommunikation Heinz-Peter Schneider Max-von-Eyth-Straße 3, D - 85737 Ismaning/München Telefon: +49 (0)89-96280-126, Telefax: +49 (0)89-96280-339 E-Mail: heinz.schneider@plaut.de www.plaut.de Über Plaut Das Beratungsunternehmen Plaut wurde 1946 in Hannover von Hans-Georg Plaut gegründet. Auf der Grundlage seiner Methode der Grenzplankosten- und Deckungsbeitragsrechnung, des Controllings sowie eines fundierten Kostenmanagements, entwickelt und setzt Plaut seit mehr als 50 Jahren Standards für die moderne Führung von Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung. Heute bietet das international agierende Unternehmen seinen Kunden ein umfangreiches Portfolio aus Business Consulting und Solution Implementation für die Beratungssegmente Performance Management, Value Chain Management und IT. Durch seine jahrzehntelangen Erfahrungen im SAP-Umfeld zählt Plaut heute zu den "Preferred Partners" der SAP AG bei Beratung und Vertrieb. Mit Hilfe der Plaut Methodology(r), des Controllings und der effizienten Integration von Betriebswirtschaft und IT liefert Plaut seinen Kunden Geschäftslösungen für eine verbesserte Wertschöpfung und ein gesichertes Wachstum. Die Plaut Aktiengesellschaft (Salzburg) notiert seit dem 2.1.2003 im General Standard des Geregelten Marktes (PUT; WKN 918703; ISIN AT0000954359) der Frankfurter Wertpapierbörse. Plaut erzielte Ende 2003 nach Beendigung umfassender Restrukturierungsmaßnahmen mit ca. 550 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 81 Mio. Euro.