agorum® integriert sein Open Source DMS agorum® core in Microsoft Outlook und bringt damit das Dokumentenmanagement direkt in die Standard-Arbeitsoberfläche vieler Anwender. Alle wichtigen Dokumente, Mails und Termine können zentral angezeigt, aufgerufen und miteinander verknüpft werden.
Ostfildern 16.03.2011 Die Präsentation des Prototypen der Outlook-Integration auf der CeBIT 2011 und die Vorankündigung in den Medien rufen reges Interesse am Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core hervor. Viele Anfragen und positives Feedback zeigen, dass sich agorum® mit seinen Integrationen in Mail-, Portal- und CMS-Software weiter auf dem richtigen Weg befindet. Mit dem nächsten Schritt in diese Richtung, der Voll-Integration des DMS in den führenden E-Mail-Client und Personal Information Manager (PIM) Outlook führt agorum® seine Philosophie DMS einfach für jeden! konsequent fort und bringt das Dokumentenmanagement-System direkt zum Anwender, statt den Anwender dazu zu zwingen sich mit anderen Oberflächen und Software-Systematiken zu beschäftigen.
Outlook als All-in-One-Oberfläche
Zukünftig dient damit Outlook Nutzern als All-In-One-Oberfläche, über die sich alle relevanten Informationen im direkten Zugriff befinden. Neben den Outlook Standard-Features, wie Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen, können auch auf alle Dokumente, die im DMS abgelegt sind zugegriffen werden, ohne die Outlook Oberfläche zu verlassen. Die Dokumente werden ganz normal in einem Verzeichnisbaum angezeigt und lassen sich von dort aus zum Bearbeiten öffnen und wieder abspeichern. Für jedes gespeicherte Dokument werden dabei automatisch Versionen und Historien angelegt, die über Outlook nachverfolgt werden können. So ist man jederzeit in der Lage auf ältere Fassungen eines Dokumentes zurückzugreifen und kann überprüfen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat. Über die integrierte Volltextsuche ist es möglich alle Dokumente, Mails und deren Anhänge zu durchsuchen. E-Mails können ganz einfach per Drag & Drop zu Verzeichnissen hinzugefügt werden, womit das ständige Weiterleiten und CC-setzen an Kollegen und somit das x-fache multiplizieren von E-Mail-Content entfällt. Alle berechtigten Mitarbeiter mit Zugriff auf die Verzeichnisse können die E-Mails und Dokumente darin einsehen. Die Verzeichnisse werden überwacht und Mitarbeiter mit Berechtigungen werden über Änderungen informiert. So sind immer alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand informiert. Über Workflows lassen sich so auch Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen. Wird beispielsweise eine Rechnung in ein bestimmtes dafür vorgesehenes Verzeichnis kopiert, könnte automatisch ein Freigabeworkflow in Gang gesetzt werden, mit dem die Rechnung bis zur Verbuchung durch die beteiligten Abteilungen geschleust wird.
Verfügbarkeit der Integration ab April - Video zeigt Oberfläche und Funktion vorab
Die Integration wird im April zur Verfügung stehen. Das neueste Video auf der Website der agorum® Software GmbH stellt die Integration des DMS in die Outlook-Oberfläche schon vorab anschaulich dar. Lassen Sie sich die Integration virtuell von Geschäftsführer Oliver Schulze vorführen: www.agorum.com/outlook
Weitere Informationen:
www.agorum.com
Dokumentenmanagement-System agorum® core:
agorum® core ist ein revisionssicheres Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem Anwender wie gewohnt mit ihren Dokumente arbeiten können, aber umfangreiche zusätzliche Funktionen erhalten. Das System vereint eine effiziente Dokumentenablage und zentrale Informationsbereitstellung mit E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie mit Adressbüchern und Kalendern. Damit ist agorum® core eine ganzheitliche Dokumentenmanagement-Lösung, mit der sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren lassen. Herzstück von agorum® core ist das so genannte DMS-Laufwerk, welches es Anwendern ermöglicht, mit dem DMS zu arbeiten, wie mit einem ganz normalen Netzwerklaufwerk. Wie gewohnt werden Dokumente in den üblichen Verzeichnissen geöffnet und gespeichert. Dadurch reduziert sich der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand auf ein Minimum. Die einfache Bedienbarkeit des Systems erhöht zudem deutlich die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern und Administratoren.
Über agorum® Software GmbH:
Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumentenmanagement-Systems agorum® core Open als Open-Source-Software frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde.
Mit der Offenlegung des Quellcodes von agorum® core ist sichergestellt, dass die Software höchste Zukunfts- und Investitionssicherheit bietet, da das System jederzeit auch herstellerunabhängig weiterbetrieben werden kann. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf die einfache Bedienbarkeit des Dokumentenmanagement-Systems, um die Nutzung für Anwender und für Administratoren so einfach wie möglich zu machen. Ein hoch attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und die gelebte Nähe zu Kunden und Partnern, sowohl in der Entwicklung als auch im Service gewährleisten zufriedene Kunden und fruchtbare Partnerbeziehungen.
Weit über 50.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems, seit 2008, bestätigen den Erfolg des Dokumentenmanagement-Systems. In der agorum®-Community beteiligen sich über 1.000 Mitglieder aktiv an der stetigen Weiterentwicklung von agorum® core.
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