COI-Umfrage bringt es ans Licht: Papier und dezentrale Datenablage bestimmen den Alltag im Unternehmen

Herzogenaurach, 24. November 2004 - Effizientes Datenmanagement ist noch längst nicht gelebte Realität: 70 Prozent der Mitarbeiter speichern ihre Daten nicht konsequent auf unternehmensweiten File-Servern ab, sondern wählen ihren lokalen Arbeitsplatz oder externe Datenträger. Ganze 16 Prozent bevorzugen sogar immer noch die Papierversion. Das ergab eine Umfrage unter IT-Entscheidern deutscher Unternehmen aus allen Industriebranchen, die von der COI GmbH im Jahr 2004 durchgeführt wurde. Die Kehrseite dieser Medaille ist den Befragten dabei durchaus bewusst: Arbeitskollegen können auf solche Dokumente nicht digital zugreifen oder finden sie nur in einer aufwändigen Suchaktion im Aktenschrank ihres Kollegen wieder - von effizientem Wissensaustausch oder Wissensfluss im Unternehmen keine Spur. Entsprechend interessiert sind Entscheider daher an einschlägigen Lösungen: 89 Prozent der befragten Unternehmen erklärten, dass Wissensmanagement derzeit eines der Top-Themen sei. Besonders wichtig sind den Befragten die Themen Zugriff auf Informationen und die Informationssuche: Auf einer Skala von eins bis fünf wurde ‚schnellere Suche' mit der Note: 1,77 bewertet. Gefolgt von ‚besserer Zugriff auf Unternehmenswissen' (Note: 1,8), ‚gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter' (Note: 1,91) und ‚gesteigerte Auskunftsfähigkeit' (Note: 1,96). Dies sind die am meisten erhofften Vorteile eines Wissensmanagementsystems. Aber wie viel produktive Zeit verliert ein Mitarbeiter tatsächlich mit dem Suchen? Durchschnittlich wird über 25 Mal pro Woche den Umfrageergebnissen zufolge nach einem Dokument gesucht. Dabei fahndet der Suchende durchschnittlich bis zu fünf Minuten nach dem gewünschten Dokument. 29 Prozent der Befragten gaben an, dass ein „unbekannter Dokumentenname oder Speicherplatz“ der Grund für das Scheitern der Suche ist. Weitere Ursachen für ein Nichtfinden sind „falsche Ablage des Dokuments“ (26 Prozent) sowie „die Ablage auf lokalen Laufwerken oder externen Datenträger“ (25 Prozent). Martin Wanka, Marketingleiter bei der COI GmbH, zieht aus den Umfrageergebnissen ein ganz klares Resümee: „Durch die Informationsflut wächst der Bedarf an Applikationen für ein effektives und gleichzeitig einfaches Wissensmanagement, damit Mitarbeiter im Unternehmen ihr Wissen effektiv teilen. Zunehmend sind sich Unternehmen bewusst, welchen Stellenwert das intellektuelle Kapital hat. Dieses zukünftig besser nutzbar zu machen, um Wissensverlusten vorzubeugen, kann schnell überlebensnotwendig werden. Eine Erleichterung der internen Informationssuche ist ein erster Anfang. Organisatorische und prozessorientierte Veränderungen müssen folgen.“ Informationen zu COI Die COI Consulting für Office und Information Management GmbH wurde 1988 als 100%ige Tochter der INA-Gruppe gegründet. Heute zählt das Unternehmen mit über 90 Mitarbeitern zu den technologisch führenden Lösungsanbietern im Bereich Records-, Information Lifecycle- und Business Process Management sowie mit dem COI-Intelliger im Bereich Wissensmanagement. Das unter der Marke COI-BusinessFlow® vertriebene Produkt wird heute weltweit bei Unternehmen und Organisationen aus verschiedensten Branchensegmenten mit großem Erfolg eingesetzt. Durch die langjährige Erfahrung u.a. in der Pharmabranche bietet COI höchste Kompetenz in der Planung, Realisierung und Betreuung von Lösungen in heterogenen Systemlandschaften. Insbesondere liegt die Stärke des Unternehmens in der Realisierung anspruchsvoller und volumenintensiver Archive, Dokumenten- und Workflowmanagementsysteme. Weitere Presseinformationen zu COI finden Sie unter www.coi.de Ihre Ansprechpartner Heike Schlappa, COI GmbH Tel.: +49 (0)9132 / 82 1219 Fax: +49 (0)9132 / 82 4959 E-Mail: heike.schlappa@coi.de Doris Meier, LEWIS Communications GmbH Tel.: +49 (0)89 / 17 30 19 24 Fax: +49 (0)89 / 17 30 19 99 E-Mail: dorism@lewispr.com