Stuttgart - Auf dem Altar hat das Notebook zwar noch keinen Einzug gefunden doch in den Kirchenverwaltungen gehört der Einsatz moderner Informationstechnologie längst zum Alltag. In der Evangelischen Landeskirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz (EKiBB) etwa ist seit 2001 das Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ der Hans Held GmbH zur elektronischen Aktenführung im Einsatz. Wie bei allen großen Unternehmen und Behörden gilt auch hier: Mit Hilfe moderner IT-Infrastruktur können interne Abläufe effizienter gestaltet werden, so dass mehr Zeit bleibt für originäre Aufgaben zum Wohl der Gemeinden, Mitglieder und Mitarbeiter/innen.
Aus Kosten- und Personalkapazitätsgründen verfolgt die EKiBB eine Migrationsstrategie sowohl der Nutzerkreis als auch die verwendeten REGISAFE-Funktionen werden sukzessive ausgebaut. Gegenwärtig arbeiten die Registratur sowie drei Referate mit rund 25 Benutzern ständig mit der Software, der Erwerb zusätzlicher Lizenzen sowie die Einbeziehung weiterer Referate folgen in Kürze. Alle mit REGISAFE IQ arbeitenden Kollegen/innen haben zudem Zugriff auf den umfangreichen vielgliedrigen Aktenplan des Konsistoriums. Dieser wurde, bevor er im System abgebildet wurde, einer kritischen Prüfung unterzogen.
Seit der Einführung vor drei Jahren läuft REGISAFE IQ sehr zuverlässig, berichtet Ulrike Heinze vom Sachgebiet Organisation und Statistik der EKiBB, in dieser Zeit haben wir sogar den Umstieg auf eine völlig neue Version mit heißen Daten relativ problemlos überstanden. Sobald ein Arbeitsbereich hinzukommt, werden die Akten komplett in REGISAFE IQ übernommen. Erstellte Dokumente werden elektronisch geführt, eingehende Schriftstücke bisher nur registriert. Mit der Anschaffung entsprechender Scanner-Hardware werden auch in naher Zukunft Papierdokumente digitalisiert und mit REGISAFE IQ verwaltet. Dazu gehören insbesondere Urkunden, Verträge und ähnliche Unterlagen. Zusätzlich plant die Kirchenleitung die elektronische Archivierung eingehender E-Mails. Mit zunehmender Dauer und Erweiterung des Nutzerkreises wird sich auf diese Weise der Umlauf körperlicher Akten mehr und mehr reduzieren.
Die Mitarbeiterinnen der EKiBB zeigten sich insbesondere über die Flexibilität der Lösung erfreut: Wir konnten REGISAFE IQ konkret an unsere Gegebenheiten anpassen, so Ulrike Heinze, von der Benutzerverwaltung und dem Zugriffssystem über den verwendeten Aktenplan, der Nutzung beliebiger Teilaktenzeichen, der Einbindung verschiedenster Werkzeuge für die Dokumentenbearbeitung bis hin zur Erstellung angepasster Masken für Standardvorgänge ist alles gestaltbar.
Einen weiteren großen Vorteil sieht die IT-Expertin in der Ausbaufähigkeit der Software. Denn REGISAFE IQ wächst mit den Anforderungen. Ob der Nutzerkreis erweitert wird, neue Arbeitsplätze in das Aktenverwaltungsregime einbezogen werden oder Akten und Dokumenten registriert werden, die noch nicht elektronisch vorhanden sind: Die Erweiterung um verschiedenste Funktionalitäten zum jeweils passenden Zeitpunkt gestaltete sich problemlos und ohne kompliziertes Customizing. Zu schätzen gelernt haben die Anwender/innen ferner die Übersichtlichkeit des Systems mit der einheitlichen Oberfläche sowie seine Fähigkeit, mitzudenken was zu geschickten Erleichterungen in der täglichen Arbeit führt, etwa durch Anzeige der zuletzt bearbeiteten Schriftstücke und Wiedervorlagen, Aufbewahrung von gelöschten Schriftstücken oder eine übersichtliche Aktenverfolgung.
Dokumente gehen in REGISAFE IQ nicht mehr verloren und sind selbst bei versehentlicher Falschablage oder nicht eindeutig festzulegendem Aktenzeichen sofort wieder auffindbar. Die Sachbearbeiter/innen sind auf diese Weise in kürzester Zeit in der Lage, am Telefon Auskünfte über den Sachstand von Vorgängen zu erteilen, da alle zu einem Vorgang gehörigen Schriftstücke sofort angezeigt werden. Ihre Produktivität hat sich durch den unmittelbaren Zugriff und die erhöhte Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich erhöht: Von rund 20% Zeit- und Kostenersparnis geht man bei der EKiBB seit Einführung der Lösung aus.
Ulrike Heinze: Wir haben darauf geachtet, bereits im Vorfeld der Software-Einführung alle Beteiligten in die Planung mit einzubeziehen und das Grundkonzept festzulegen. Einführung und Ausbau von REGISAFE IQ haben daher reibungslos funktioniert. Und noch eines hat die Organisationsexpertin gelernt: So mancher Sand im Getriebe der Verwaltungsabläufe wird erst durch die Nutzung eines solchen Systems deutlich. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat sie deshalb auf mögliche Veränderungen rechtzeitig vorbereitet. Das Resultat: Die Akzeptanz bei den Nutzer/innen war von Anbeginn sehr groß.
Über Hans Held GmbH:
Seit nunmehr 50 Jahren ist die Hans Held GmbH für ihre Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft der kompetente Partner für alle Fragen der Schriftgut- und Büroorganisation. Zum Portfolio gehören Systemregistraturen und Ordnungsmittel für Papier-Akten, Ablagesysteme für Archive, maßgeschneiderte Büromöblierung, EDV-Dokumentenmanagement, optische Archivierung, Bürokommunikation, Internet, Web-Publishing und die Integration von Home-Offices. Firmensitz der Hans Held GmbH ist Stuttgart, dort befinden sich auf zwei Gebäude verteilt die Geschäftsführung, die Vertriebsleitung, die Software-Entwicklung und der technische Support. In der Ulmer Geschäftsstelle werden unter anderem die Auftragsabwicklung und Buchhaltung durchgeführt.
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