Wiesbaden, 23. März 2004. Ein uneinheitliches Bild ergab eine Untersuchung der Walter Visuelle PR GmbH hinsichtlich der Qualität der Pressemappen von IT-Unternehmen. Die Wiesbadener PR-Agentur hat 151 Pressemappen geprüft, die anlässlich der CeBIT 2005 produziert und im Presse-Zentrum ausgelegt wurden. Hiervon waren 57 Prozent von PR-Agenturen zusammengestellt, 43 Prozent hatten die Aussteller augenscheinlich selbst konfektioniert.
"Insgesamt haben wir den Eindruck, dass Pressemappen, die von Agenturen zusammengestellt wurden, sowohl formal als auch inhaltlich etwas besser abschneiden als die von Unternehmen selbst konfektionierten Mappen", sagt Markus Walter, Geschäftsführer von Walter Visuelle PR. "Auch wenn die Agenturen vielfach nur kopierte Texte in die Mappen legen, insgesamt sind diese Mappen serviceorientierter. Die Texte sind in der Regel nach journalistischen Ansprüchen formuliert und die Themenauswahl entspricht dem Anlass der Mappe. Allein was das Angebot von visuellen Elementen, also Fotos, Collagen und Grafiken angeht, gibt es keinen Unterschied zwischen Agenturen und Unternehmen. Dieser Aspekt wird bei der Mehrzahl der Mappen stark vernachlässigt."
Die Agentur hat die Pressemappen sowohl auf formale wie auch inhaltliche Kriterien hin untersucht. Professionell gedruckte Mappen werden von 132 Unternehmen verwendet, acht Anbieter haben Ihre Presse-Materialien ausschließlich auf CD-ROM gespeichert. Nur elf Firmen verwenden Schnellhefter, Folien oder eine einfache Heftklammer, um ihre Informationen gebündelt im Pressefach anzubieten. Durchschnittlich wiegt eine Pressemappe 214 Gramm. Allerdings gibt es auch hier deutliche Abweichungen: Die leichteste Mappe wiegt nur 40 Gramm, während die schwerste 515 Gramm auf die Waage bringt.
30 Prozent der Pressemappen sind mit einem übersichtlichen Inhaltsverzeichnis ausgestattet, welches es dem Redakteur erleichtert, sich einen Überblick über Themen und angebotene Materialen zu verschaffen. Bei 29 Prozent erwartet den Journalisten beim Aufschlagen der Mappe sofort eine aktuelle Pressemeldung. Immerhin acht Prozent der Mappen überraschen mit einer Broschüre als erstem Element. Weitere Einstiegsmaterialien sind Unternehmens-Backgrounder und Einladungen.
Die Kontaktaufnahme zum persönlichen Ansprechpartner auf der Messe stellt interessierte Journalisten bei einigen Unternehmen durchaus vor Herausforderungen. Acht Anbieter führen den Pressereferenten oder zuständigen PR-Berater in der Mappe auf einer separaten Seite auf. Telefonnummern vom Stand oder Handynummern werden ebenfalls nur spärlich herausgegeben (insgesamt 23 Unternehmen). Selbst die Halle und Standnummer auf der CeBIT sind nicht in allen Mappen angegeben, sondern lediglich bei 62 Prozent.
Die angebotenen Materialien bestehen in der Regel aus Presseinformationen, Broschüren, Backgrounder zum Unternehmen und Bildmaterial. Weitere Elemente, die aber nur sehr selten auftauchten: Unternehmensstatements, Liste von Referenzprojekten, Kundenmagazin/Newsletter, Jahresbericht, Zertifikate, Liste von Partnerunternehmen, Studien und ein Response-Element (Faxantwort).
"Beim Illustrationsmaterial verschenken die Unternehmen allerdings viel zu oft die Möglichkeit, den Journalisten wirklich serviceorientiert mit PR-Material zu versorgen. Das ist schade, denn zum Beispiel hochwertige Fotos werden gerne verwendet", kommentiert Markus Walter. 77 Unternehmen offerieren gar keine Illustrationen. Die restlichen Mappen enthalten Produktfotos (16,3 Prozent), Portraitfotos (7,1 Prozent), Collagen (5,9 Prozent), Logos (4,5 Prozent) oder Screenshots (3,3 Prozent).
48 Unternehmen verweisen auf ein Download-Angebot von Bildelementen im Internet. 19 CeBIT-Aussteller haben ihrer Pressemappe eine CD-ROM beigelegt. Bei weiteren 13 Unternehmen kann man den Pressesprecher kontaktieren, um Bildmaterial anzufordern. Das Zeitalter der Disketten scheint endgültig vorbei - keine der untersuchten Mappen verwendet mehr eine Diskette als Datenträger.
Interessant war bei der Auswertung der Mappen auch folgende Entdeckung: In der Regel bestehen die Pressemappen aus eins bis vier aktuellen Pressemeldungen. Es gibt allerdings auch gewaltige Ausrutscher nach oben. Immerhin zwölf Unternehmen haben sieben Pressemeldungen in ihrer Mappe. Ein Unternehmen schafft es sogar auf 19 aktuelle Presseinformationen. "Das ist wahrlich zu viel des guten", kommentiert Markus Walter. "Welcher Journalist soll diesen Berg an Papier durch die Hallen tragen?"
Hinweis: Unter www.pressearbeit.de können die gesamten Ergebnisse der Untersuchung inklusive Auswertungscharts angefordert werden. Diese stehen ab dem 30. März 2005 zur Verfügung.
Über die Agentur:
Die Walter Visuelle PR GmbH ist eine inhabergeführte Agentur, die PR-Dienstleistungen speziell für Unternehmen aus der IT- und Telekommunikationsbranche sowie neue Technologien anbietet. Sieben Mitarbeiter betreuen die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in den Bereichen Archivierung, DMS, Workflow, Storage, Security, E-Business, Internet, ERP und Standardsoftware. Die Agentur setzt unter anderem auf die Visualisierung von PR-Botschaften mit Hilfe aussagekräftiger Grafiken, Collagen und Fotos als Ergänzung der Pressetexte. Zu den Kunden gehören u.a. d.velop, ReadSoft, JVC Prof. und Tropper Data Service.
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