(Waldbronn) Die Bundesanstalt für Post und Telekommunikation hat einen Auftrag zur kompletten Posteingangsbearbeitung bei der PBeaKK ausgeschrieben. Der Gewinner ist die Scanpoint Europe GmbH. Das täglich zu bearbeitende Papieraufkommen wird voraussichtlich über 130.000 Seiten aus rund 14.000 Briefen an die Bezirks- und Außenstellen der Krankenkasse betragen. Der Auftrag umfasst, als Personaldienstleistung, den gesamten Bearbeitungszyklus vom Öffnen über das Digitalisieren und die Zwischenarchivierung der Eingangspost bis zu deren Bereitstellung zur datenschutzgerechten Vernichtung.
Die Postbeamtenkrankenkasse ist als Sozialeinrichtung der früheren Deutschen Bundespost eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und für die Betreuung von rund 400.000 Mitgliedern mit ihren 260.000 mitversicherten Angehörigen zuständig. Sie unterhält neben der Hauptverwaltung in Stuttgart derzeit 18 Bezirksstellen. Deren Post soll nach Abschluss der gegenwärtigen Pilotphase zentral vorbearbeitet und gescannt werden. Die extrahierten Daten werden an ein Vorgangsunterstützungssystem weitergeleitet.
Für diese, mit eigenem Personal durchzuführende Dienstleistung erhielt die Scanpoint Europe GmbH den Zuschlag. Scanpoint Europe ist spezialisiert auf das Scannen sensibler Dokumente und die Digitalisierung des Posteingangs, um diesen anschließend in elektronischen Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen zu verwalten.
Die Eingangspost der PBeaKK wird von den Scanpoint Mitarbeitern nach strengen Regeln und Kriterien vorsortiert und inhaltlich geprüft. Das reicht von der restlosen Entfernung aller Büro-/ Heftklammern und dem Aussortieren nicht scannbarer Objekte, z.B. Gebissabdrücken, bis zur Feststellung, ob Anträge ordnungsgemäß unterschrieben und die gereichten Belege vollständig sind. Fehlen obligatorische Unterschriften, Angaben oder Belege, wird der Vorgang mit einem manuell ausgefüllten Formblattschreiben an den Einsender zurückgesandt.
Als Softwarelösung des unter Federführung von IBM Deutschland realisierten Projekts nutzt Scanpoint das von der PBeaKK bereitgestellte Input Accel der Firma Captiva. Die Dokumente und Daten werden danach mittels der Dokumentenerkennung Prokey des Herstellers Paradatec indexiert und in das Dokumenten-Management-System von Saperion exportiert.
Mit Beginn des kompletten Posteingangs rechnet Scanpoint Europe mit voraussichtlich 40 Mitarbeitern vor Ort. Einen vergleichbaren Auftrag erfüllt das Unternehmen bereits für die Hallesche Nationale Versicherung.
Über die Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf diversen Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung. Anhand intelligenter Techniken wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen sowie WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen. Zusätzlich haben sich die Scanpoints auf das Auslesen von Geschäftsdokumenten spezialisiert. Mit Hilfe von modernen OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Optional erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den im Einsatz befindlichen Kunden- oder Lieferantendatenbanken.
Derzeit bieten mehr als 10 Scanpoint-Partner bundesweit professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, die dm-drogerie markt GmbH & Co, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, die Hallesche Nationale Krankenversicherung, das Klinikum Karlsbad, die Mobilcom AG und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit mehr als 50 Festangestellte. Geschäftsführerin ist Petra Greiffenhagen. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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