(Waldbronn) Das Franchisenetz Scanpoint Europe will in den kommenden Monaten seinen Service im Bereich der Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung weiter ausbauen. Die verbuchten Erfolge in den letzten Monaten haben das Unternehmen dazu bewogen, seine Aktivitäten in diesem Bereich weiter zu intensivieren. Ziel ist es hierbei, insbesondere den Mittelstand für die Themen Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung stärker zu sensibilisieren.
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass in der automatisierten Posteingangsbearbeitung ein hohes Rationalisierungspotential steckt. Werden Briefe, Rechnungen und andere Dokumente, sobald sie in der Poststelle auflaufen, gleich digitalisiert, können sie wesentlich schneller elektronisch weitergeleitet und bearbeitet werden. Dies gilt insbesondere für Rechnungen. Leistungsfähige Extraktions-Systeme lesen relevante Daten aus der Rechnung aus und geben diese dann direkt an die Buchungssysteme der Kunden weiter. Eine zeitaufwändige manuelle und damit fehlerträchtige Erfassung entfällt, der Rechnungsdurchlauf wird wesentlich verkürzt, Skonti können voll ausgeschöpft und Mahngebühren vermieden werden.
Seit der Fachmesse DMS 2004 bietet das Franchise-Netz Scanpoint Europe verstärkt Dienstleistungen im Bereich der automatisierten Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung an. Mit steigendem Erfolg: Vor wenigen Monaten suchte sich die indatex SCI Scanpoint als exklusiven Partner für Scan- und Digitalisierungsdienstleistungen aus. indatex betreibt gemeinsam mit T-Systems Europas größte Datenaustauschplattform Business Integration Platform (B.I.P.). Seitdem konnte das Duo gemeinsam bereits mehr als zehn Projekte für sich entscheiden, unter anderem bei großen Organisationen wie der Lufthansa Service Gesellschaft als auch bei mittelständischen Unternehmen wie Carl Edelmann GmbH & Co KG. Im Zuge der Elektronisierung von Prozessen mit Geschäftspartnern per EDI (Electronic Data Interchange) suchen viele Unternehmen nach Lösungen, mit denen sich z.B. eingehende Lieferantenrechnungen, Bestätigungen, Lieferscheine, Kundenaufträge, Versicherungsanträge oder Leistungsabrechnungen in elektronische Daten umwandeln lassen. Hierfür bietet die Produkt- und Servicekombination von Scanpoint Europe, indatex und T-Systems unter dem Namen Business Document Factory alles Notwendige. Unternehmen profitieren vom engmaschigen Scanpoint-Netz und können ihre Eingangsdokumente von der jeweils nächstgelegenen Niederlassung digitalisieren lassen. Die so gewonnenen elektronischen Daten werden dann über die von indatex gemeinsam mit T-Systems betriebene Datenaustauschplattform Business Integration Platform (B.I.P.) weitergeleitet. Auch für nachfolgende Prozesse bietet Scanpoint erprobte Lösungen wir Anerkennungsworkflows für Eingangsrechnungen an, die auch diese Prozessschritte beschleunigen und nachvollziehbar machen.
Dienstleistungen inhouse outsourcen
Aber auch die neue Dienstleistung, Unternehmen hausintern durch das Abstellen von Scanpoint-Mitarbeitern bei der Posteingangsbearbeitung zu unterstützen, zeigt erste Früchte. So hat beispielsweise vor kurzem die Bundesanstalt für Post und Telekommunikation einen Auftrag zur kompletten Posteingangsbearbeitung bei der Postbeamten-Krankenkasse (PBeaKK) an Scanpoint Europe erteilt. Das täglich zu bearbeitende Papieraufkommen beträgt über 130.000 Seiten aus rund 14.000 Briefen an die Bezirks- und Außenstellen der Krankenkasse. Der Auftrag umfasst, als Personaldienstleistung, den gesamten Bearbeitungszyklus vom Öffnen über das Digitalisieren und die Zwischenarchivierung der Eingangspost bis zu deren Bereitstellung zur datenschutzgerechten Vernichtung.
Wir sind mit unserem Dienstleistungsangebot im Bereich der automatisierten Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung am Puls der Zeit, ist sich Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin von Scanpoint Europe, sicher. Das belegt die rege Nachfrage der letzten Monate. Neben den großen Unternehmen mit Massenbelegaufkommen haben inzwischen auch mittelständische Unternehmen die Vorteile einer schnelleren Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung erkannt. Hierbei kommt uns sicherlich unser Franchise-Konzept zugute, das uns erlaubt, den Kunden kompetente Partner vor Ort zu bieten.
Über die Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf diversen Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung. Anhand intelligenter Techniken wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen sowie WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen. Zusätzlich haben sich die Scanpoints auf das Auslesen von Geschäftsdokumenten spezialisiert. Mit Hilfe von modernen OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Optional erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den im Einsatz befindlichen Kunden- oder Lieferantendatenbanken.
Derzeit bieten mehr als 10 Scanpoint-Partner bundesweit professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, die dm-drogerie markt GmbH & Co, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, die Hallesche Nationale Krankenversicherung, das Klinikum Karlsbad und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit mehr als 50 Festangestellte. Geschäftsführerin ist Petra Greiffenhagen. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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