Gemäß der Anforderungen zur Notfallplanung der MaRisk VA haben Versicherungsunternehmen "[
] für Störfälle, Notfälle und Krisen, in denen die Kontinuität der wichtigsten Unternehmensprozesse und -systeme nicht mehr gewährleistet ist und die normalen Organisations-/Entscheidungsstrukturen nicht mehr ausreichen [Vorsorge zu treffen], um sie zu beherrschen" [MaRisk VA 2009, S.43]. Als Ziele der Notfallplanung werden "[
] die Fortführung der Geschäftstätigkeit mit Hilfe von definierten Verfahren und der Schutz von Personen und Sachen sowie Vermögen im Sinne der Wertschöpfung" [MaRisk VA 2009, S. 43] benannt.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) definiert im Standard 100-4 in diesem Kontext den weiter gefassten Begriff Notfallmanagement als "[
] einen komplexen Prozess, der sowohl die Notfallvorsorge wie auch die Bewältigung eines Notfalls (Krisenmanagement) umfasst" [BSI 100-4].
Damit wird deutlich, dass es sich im Kontext Notfallmanagement bzw. Business Continuity Management (kurz: BCM; Begrifflichkeit aus dem englischsprachigen Raum, der zumeist synonym verwendet wird) prinzipiell um die Sicherstellung der Fortführung oder des Wiederanlaufs von Fachprozessen handelt und dies sowohl eine vorsorgende Komponente als auch eine den Notfall oder die Krise bewältigende Komponente beinhaltet.
In Vorbereitung des Initialisierungstreffens des geplanten Forum Business Continuity Management im Versicherungsunternehmen, das am 15./16. September 2011 stattfand, führten die Versicherungsforen Leipzig eine Kurzumfrage unter einigen deutschen Versicherungsgesellschaften verschiedener Größen und Rechtsformen durch.
In diesem Zusammenhang wurde u.a. nach dem aktuellen Umsetzungsstand des Notfallmanagements und den bislang erlebten Stolpersteinen sowie der Planung für die kommenden zwei Jahre und die daraus erwarteten Herausforderungen gefragt.
Dabei wurde deutlich, dass durchaus Unterschiede in der Ausgestaltung und im Reifegrad des Notfallmanagements in den verschiedenen Unternehmen bestehen. Während in einigen Gesellschaften das Notfallmanagement bereits initiiert, notwendige strategische und organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen und der komplette Notfallmanagementprozess bereits grundsätzlich durchlaufen wurde, stehen andere Unternehmen noch am Beginn des Prozesses bzw. planen in den kommenden Jahren eine intensive Weiterentwicklung des Notfallmanagements. So soll bspw. das Notfallmanagement besser in das bestehende Risikomanagement integriert, einzelne Notfallpläne zu einem angemessenen BCM ausgebaut und das akute Notfallmanagement um ein Wiederanlaufmanagement ergänzt werden.
Weitere Punkte, die oftmals im Fokus stehen und in einigen Gesellschaften auch kurz- bis mittelfristig umgesetzt werden sollen, sind die Verfeinerung der Kritikalitätseinstufung der Geschäftsprozesse, die Ausweitung auf weitere Szenarien und/oder in- und ausländische Standorte, die Verbesserung der Krisenkommunikation, die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen für das Notfallmanagement mittels Durchführung von regelmäßigen Tests, Trainings und Übungen sowie die Prüfung, ob der Einsatz von BCM-Tools zielführend ist.
Die größten Probleme sehen die befragten Versicherer u.a. in der geringen Akzeptanz und dem fehlenden Verständnis für die Thematik auf Seiten der prozessverantwortlichen Fachbereiche sowie im unterschiedlichen Verständnis hinsichtlich Kosten und Nutzen des Notfallmanagements. Für alle Gesellschaften ist es daher wesentliches Ziel, neben den operativen Maßnahmen zur Etablierung oder Verbesserung des Notfallmanagements, Nachhaltigkeit des Notfallmanagements zu erreichen, indem das Thema in der Unternehmensrealität und -kultur Anerkennung findet und im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert wird.
Ausblick: Erfahrungsaustausch über Ziele, Strategien und Maßnahmen im Notfallmanagement
Im Rahmen der vier Arbeitstreffen des Forum Business Continuity Management im Versicherungsunternehmen - die im Zeitraum von Januar bis April 2012 stattfinden - stehen einerseits der Erfahrungsaustausch der teilnehmenden Versicherer über Ziele, Strategien und Maßnahmen im Notfallmanagement sowie andererseits die gemeinsame Erarbeitung von aufeinander aufbauenden BCM-Komponenten innerhalb eines gemeinsam festgelegten Rahmens im Vordergrund. Interessenten finden weitere Informationen unter www.versicherungsforen.net/forum_bcm .
Autoren des vorliegenden Artikels:
Susan Drechsler
Eva-Maria Kastner
Robert Rieckhoff
Quellen:
[MaRisk VA 2009] Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht: Rundschreiben 3/2009 (VA) - Aufsichtsrechtliche Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk VA); online unter: http://www.bafin.de/cln_171/SharedDocs/Downloads/DE/Service/Rundschreiben/2009/rs__0903__mariskva,templateId=raw,property=publicationFile.pdf/rs_0903_mariskva.pdf
[BSI 100-4] Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement; online unter: https://www.bsi.bund.de/cae/servlet/contentblob/471456/publicationFile/30746/standard_1004.pdf
Versicherungsforen Leipzig GmbH: Forum Business Continuity Management im Versicherungsunternehmen - Kurzumfrage zur Gewichtung resp. Priorisierung der BCM-Bestandteile, 18. August 2011.
IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung: Managementkompass Pandemie Spezialausgabe Versicherungen, IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung GmbH und F.A.Z.-Institut für Management-, Markt- und Medieninformationen GmbH, Januar 2011, online unter: http://www.imwf.de/Studien-und-Untersuchungen/Managementkompass-Pandemie-Spezialausgabe-Versicherungen/
Schweizerische Bankiervereinigung (Hrsg.): Empfehlungen für das Business Continuity Management (BCM), November 2007, online unter: http://www.swissbanking.org/11107_d.pdf
X