Dokumentenmanagement im Büroalltag

Die tutum GmbH veranstaltet gemeinsam mit dem DMS-Hersteller DocuWare ein Infoseminar zum Thema Dokumentenmanagement im Büroalltag. Durch die Veranstaltung führt DocuWare Sales Director Jan Schatz. Er erläutert an einem Fallbeispiel, wie ein digitaler Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen funktioniert, wie E-Mails archiviert oder Verträge verwaltet werden können. Das Dokumentenmanagement-System DocuWare speichert Unterlagen aller Art in einem revisionssicheren digitalen Archiv. Zahlreiche Unterlagen müssen so nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Das spart Platz in den Regalen und Archivräumen und alle Dokumente sind stets griffbereit. Digitale Briefkörbe, Stempel und Schreibwerkzeuge beschleunigen dokumentengebundene Workflows wie die Prüfung und Freigabe von Rechnungen. Das funktioniert standortunabhängig und auch mobil. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Ein weiterer wichtiger Bestandteil im Büroalltag ist die E-Mail-Archivierung. Als Geschäftsbriefe unterliegen E-Mails gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und sind danach aufzubewahren. DocuWare importiert die Mails aus Outlook/Exchange oder Notes/Domino. Die automatische Indexierung erfasst Informationen wie Absender, Empfänger, Datum und Betreff. Das neue Modul Connect to Outlook ermöglicht jetzt die Schnellsuche nach archivierten Mails direkt aus Outlook heraus. Weiterhin geht Referent Jan Schatz auf das Thema Vertragsverwaltung und Fristenkontrolle ein. Dabei erklärt er, wie gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen gewahrt werden können und zeigt an einem Beispiel, wie Vertragslaufzeiten automatisch überwacht werden. Interessierte können sich unverbindlich anmelden. Die Teilnahme ist kostenfrei. Termin: Donnerstag, 10. Mai 2012, 9 – 11 Uhr Veranstaltungsort: Nürnberg Anmeldung unter: 0911/2355570 oder presse@tutum.biz

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