Alle Steuerunterlagen parat: PFU zeigt, wie's geht

München, 13.06.2012 - .

- Jährlicher Papierkrieg muss nicht sein

- Drei Tipps für die optimale Organisation der Steuererklärung bereits im Vorfeld

- Mit Fujitsu ScanSnap einfach und intuitiv Steuerunterlagen einscannen und wiederfinden

Nach der Steuererklärung ist vor der Steuererklärung. Gerade noch den Stichtag 31. Mai eingehalten, heißt für viele jetzt der Schwur: Ab jetzt mache ich das besser. Damit es nicht nur bei diesem guten Vorsatz bleibt, gibt die Fujitsu-Tochter PFU, Marktführer für Dokumentenscanner, drei Tipps für die effiziente Organisation der Steuerunterlagen bereits im Vorfeld.

1. Unterlagen und Belege einscannen

Gerade die Suche nach den benötigten Belegen und Dokumenten kostet Zeit und Nerven: Täglich verbringen zum Beispiel Büroangestellte durchschnittlich 18 Minuten mit der Suche nach einem Papierdokument, wie das amerikanische Marktforschungsinstitut Gartner herausfand. Hilfreich ist es deshalb, wenn Sie schon im laufenden Geschäfts-/Steuerjahr alle Unterlagen einscannen und archivieren. Wer dies konsequent macht, findet Dokumente und Belege schnell und bequem wieder. Vorausgesetzt, der Scanner ist einfach und intuitiv zu bedienen und kann mit einer integrierten Texterkennungs-Software (OCR, Optical Character Recognition) alle Unterlagen gleich in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. Ein weiteres Plus: Besonders Kassenbelege von Restaurants oder Tankstellen, die sogenannten Thermobelege, verblassen oft schon nach wenigen Monaten bis zur Unleserlichkeit.

2. Vorsicht beim Vernichten von Originaldokumenten

Zeit bei der Suche sowie Platz sparen - das ist der Charme des Digitalisierens. Beim anschließenden Entsorgen der eingescannten Papierdokumente ist dennoch Vorsicht angesagt. Gerade bei Steuerunterlagen müssen Sie einiges im Original vorhalten und digitalisierte Unterlagen revisionssicher archivieren. Vor allem Verträge, Versicherungspolicen, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente sowie Bescheide jeder Art, zum Beispiel Steuerbescheide, Zollpapiere, Bilanzen, vorläufige Steuerfestsetzungen und Gerichtsurteile sollten Sie auf jeden Fall aufbewahren. Für Freiberufler und Gewerbetreibende gilt hier eine Frist von zehn Jahren. Privatpersonen können ihre Belege nach Erhalt des Steuerbescheids theoretisch vernichten, jedoch empfiehlt es sich, die Unterlagen zur Sicherheit noch etwas länger aufzubewahren.

3. Auf gute Qualität der Scans achten

Beim Einscannen sollten Sie außerdem besonderen Wert auf die Qualität der Scans legen. Ist die Auflösung ausreichend? Sind alle relevanten Daten und Seiten erfasst? Insbesondere wenn Sie die Unterlagen nach dem Einscannen vernichten, muss die Qualität des Scans so hoch sein, dass bei einem Ausdruck alles gut lesbar ist. Mit dem richtigen Werkzeug ist Scannen kinderleicht. Der Dokumentenscanner sollte alle Unterlagen unterschiedlichster Formate schnell und in hoher Qualität erfassen, einfach zu bedienen sein, eine integrierte Erkennungssoftware aufweisen und möglichst an weitere Softwarelösungen angebunden sein. So genügt zum Beispiel beim Fujitsu ScanSnap ein Knopfdruck und schon landet das durchsuchbare Dokument auf dem PC, Mac, Tablet, Smartphone oder in einer Cloud-Anwendung wie zum Beispiel Google Docs oder Evernote.

Weitere Informationen über PFU erhalten Sie hier:

- Website: http://www.fujitsu.com/emea/products/de

- ScanSnap Community: http://www.scansnapcommunity.de/

- Twitter: http://twitter.com/ScanSnapDE

- Facebook: https://www.facebook.com/ScanSnapDE

- XING-Gruppe "Scan-to-Process": http://www.xing.com/net/scantoprocess

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