Die Bayerischen Beamten Versicherungen (BBV) sind eine der ersten Anwenderunternehmen der In-/Exkasso-Standardsoftware PaCoS. Entwickelt wurde die Lösung für die KarstadtQuelle Versicherungen von deren IT-Tochter welivit AG. Dadurch erhielt BBV eine Software aus der Praxis für die Praxis.
Die Bayerischen Beamten Versicherungen (BBV) verwalten rund 900.000 Versicherungsverträge mit einem Beitragsvolumen von rund 482 Millionen Euro. Die Kapitalanlagen belaufen sich auf fast 5,2 Milliarden Euro. Gegründet wurde das Unternehmen im Juni 1902 von der Generalversammlung des Bayerischen Verkehrsvereins als Pensions- und Sterbekasse. Sechzig Jahre später entstand eine leistungsstarke Versicherungsgruppe, die seitdem als BBV firmiert. Auf dem deutschen Markt ist sie als Lebensversicherer im ersten Drittel positioniert. Die gesamte BBV-Gruppe verfolgt als Personenversicherer das Ziel, die Zukunft für den Einzelnen und für Familien zu sichern.
Als typischer Mehrspartenversicherer führt die BBV für die Leben-, Sach- und Krankenversicherungsverträge auch das Inkasso durch. Früher arbeitete das Unternehmen mit verschiedenen Spartensystemen, die jedoch den Anforderungen des Marktes nicht mehr genügten. Im Jahr 2000 entschied sich die BBV für eine konzernübergreifende Bestandsverwaltung und suchte dafür ein passendes Inkassosystem. Eigenentwicklungen kamen dafür aus zeitlichen und personellen Gründen schon lange nicht mehr in Frage, auch wenn sie alle hauseigenen Sonderwünsche erfüllt hätten. Deswegen sah sich die BBV auf dem Markt nach einer Standardlösung um.
Die Suche nach der neuen Software
Das neue In-/Exkasso-System sollte konzernübergreifend für alle Versicherungssparten einsetzbar sein, Spielraum bieten für individuelle Anforderungen und in einem finanziell und zeitlich akzeptablen Rahmen realisierbar sein. Außerdem wünschte die BBV einen kompetenten und zuverlässigen Partner sowie die Möglichkeit, das Produkt später in Eigenverantwortung zu warten und weiterzuentwickeln.
Zunächst fand das Versicherungsunternehmen nur Systeme, die entweder noch in der Pilotphase steckten oder die den Standard so eng fassten, dass für individuelle Anforderungen kein Raum mehr blieb. Zu dieser Zeit ergab sich ein Kontakt zu den KarstadtQuelle Versicherungen. Dort war bereits seit geraumer Zeit die In-/Exkasso-Software PaCoS im Einsatz und dieses System schien sich als Basis für ein BBV-Konzerninkasso zu eignen. Es deckte die fachlichen Anforderungen der BBV weitestgehend ab. Die Bildschirmmasken waren benutzerfreundlich und selbsterklärend. Auch eine Kundensicht war gewährleistet und PaCoS verfügte über ein Schnittstellenkonzept, das den Anwender von den umgebenden Systemen unabhängig machte. Ein ganz wichtiger Punkt war auch, dass sich PaCoS bei den KarstadtQuelle Versicherungen bereits in der Praxis bewährt hatte und so schien der Kosten- und Zeitaufwand für die Einführung bei der BBV angemessen. Die Anforderungen wurden mit einer Machbarkeitsstudie auf ihre Umsetzbarkeit hin geprüft und im Januar 2002 sollte das Projekt starten. Mit der Realisierung wurde die welivit AG beauftragt, die IT-Tochter der KarstadtQuelle Versicherungen.
Die Realisierungsphase
In Workshops erstellten die Verantwortlichen im Frühjahr 2002 das Fachkonzept und begannen parallel dazu mit der Realisierung des Prototypen, sodass sich die Projektmitarbeiter schon frühzeitig mit dem neuen System vertraut machen und die Einführung in den Fachabteilungen vorbereiten konnten. Durch wenige firmenspezifische Anpassungen entstand das erfreuliche Paradox einer maßgeschneiderten Standardlösung. Unterschiede in der individuellen Ausgestaltung der einzelnen Geschäftsvorfälle ließen sich im Einzelfall durch geschickte Tabellensteuerung realisieren. Ende November 2002 wurde das fertige Produkt mit dem Release 1.0 zur Verfügung gestellt. Die Anbindung der Schnittstellen an die Randsysteme wurde umgehend realisiert und der Test des Systems konnte beginnen.
Gute Aufnahme bei den Benutzern
Die ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit von PaCoS führte bei der BBV zu schneller Akzeptanz bei den Mitarbeitern, sodass die Funktionen der Software auch tatsächlich genutzt werden. BBV-Mitarbeiter, die den Inkassodialog früher wegen unverständlicher Bildschirmmasken gemieden hatten, zeigten mit PaCoS plötzlich Interesse an Inkassoauskünften. Dies war sicher mit ein Grund, weshalb die Einführung von PaCoS bei der BBV problemlos und innerhalb der geplanten Zeit verlief. Außerdem ermöglicht die leichte Bedienbarkeit einen schnellen und einfachen Einsatz von Aushilfen oder neuen Mitarbeitern. Meist können die Neuen nach drei Tagen Einarbeitungszeit effektiv mit dem Programm umgehen - trotz der umfangreichen Fachlichkeit von PaCoS. Da das System standardisierte Prozesse weitgehend automatisiert, schafft es auch für unsere regulären Mitarbeiter die nötigen Freiräume für wichtige Aktivitäten, die sie nur persönlich bearbeiten können, erklärt Peter Stock, Abteilung Betriebsorganisation bei der BBV und einer der Experten des In-/Exkasso-Marktes in Deutschland. Zusätzlich erhöht PaCoS die Produktivität der Mitarbeiter durch eine automatische Rückläuferbearbeitung. Auch die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung entlastet das Personal: Die Einzahlungen des Kunden werden selbst dann richtig zugeordnet, wenn auf seiner Überweisung kein direkter Bezug zu einem oder mehreren seiner Verträge erkennbar ist. Denn PaCoS verfügt über eine selbstlernende Alias-Funktion und eine parametergesteuerte Guthaben-Verrechnung in mehreren Stufen.
PaCos bewährt sich in der Praxis
Inzwischen verwaltet die BBV ihre In-/Exkasso-Software selbst. Peter Stock resümiert: "Wir haben uns für das Standardsystem PaCoS aus zwei Gründen entschieden: Es bietet erstens eine umfassende Abdeckung der fachlichen Anforderungen und ist zweitens verbunden mit einer benutzerfreundlichen Bedienbarkeit. Beide Punkte heben PaCoS positiv von anderen auf dem Markt angebotenen In-/Exkasso-Systemen ab. Außerdem erreichen wir eine deutliche Steigerung der Kundenzufriedenheit. Denn die Software fasst alle Forderungen an einen Kunden über alle Sparten hinweg in einer einzigen aussagefähigen Abbuchung zusammen. So erhalten unsere Kunden jederzeit eine kompetente Auskunft, da jeder Mitarbeiter alle kundenbezogenen Zahlungsverkehrsvorgänge schnell, einfach und komplett aus dem System herauslesen kann. Sehr überzeugend war auch, dass die Implementierung des Systems durch welivit termin- und kostengerecht mit hoher Professionalität erfolgte." Manfred Buhler, Leiter Anwendungsentwicklung bei der BBV ergänzt: Mit PaCoS können wir die vollen Kostenvorteile des Lastschrifteinzugsverfahrens nutzen, denn das Programm liefert uns Hinweise auf den optimalen Zeitpunkt des Lastschrifteinzugs beim Kunden und senkt damit spürbar unsere Forderungsausfallquote.
Über welivit und PaCoS
Die welivit AG wurde im Jahr 2000 als 100%ige Tochter der KarstadtQuelle Versicherungen (KQV) gegründet. Die Aktiengesellschaft ist mit einem Eigenkapital von 6,5 Millionen Euro ausgestattet. Als definierter IT-Dienstleister der KQV, Deutschlands meistgewählter Direktversicherung, eingebettet in die Münchner Rück Gruppe und Teil des KQ-Konzerns, entwickelt welivit zukunftssichere Software-Anwendungen, die sich durch hohen Praxisbezug und ein überdurchschnittlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis auszeichnen. Von den 120 IT-Spezialisten umfasst das Kernteam für PaCoS 14 Mitarbeiter sowie externe Implementierungspartner.
PaCoS ist ein hoch produktives, bedienerfreundliches, integrationsfähiges und sicheres In-/Exkasso-System für deutschsprachige, konzernungebundene Versicherungsunternehmen. Es kann auch überall dort eingesetzt werden, wo Massenprozesse abgewickelt werden wie bei nationalen Telefongesellschaften, Energieversorgern oder Bausparkassen. Das Lizenzmodell ist am Beitragsvolumen ausgerichtet und wird individuell vereinbart. Referenzkunden sind die KarstadtQuelle Versicherungen, die Bayerische Beamten Versicherung und die Neckermann Versicherungen.
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