Verwendung von Altadressen: Ende der Übergangsfrist der BDSG Novelle 2009
Opt-In-Zwang ab 01.09.2012 auch bei Alt-Adressen!
Der Gesetzgeber hat 2009 aufgrund verschiedener Datenskandale die Bedingungen der Nutzung von Kundendaten zu Werbezwecken und der Adressenweitergabe verschärft. Allerdings räumte er Über-gangsfristen ein. Frei nach dem Motto also weiter so ist dies oft vergessen worden oder erst gar nicht bekannt und wird für manche Unternehmen zur Zeit-Bombe.
Alle Firmen nicht erst ab 9 Mitarbeitern - müssen ab dem 01.09.2012 auch für alte Kundenkontakte von vor 2009 nachweisen, woher diese stammen und für jeden Kommunikationskanal wie Post, Email, Fax und Telefon jeweils entsprechende Einwilligungen dokumentieren. Ansonsten müssen die Daten gelöscht werden oder es drohen Bußgelder und Abmahnungen.
Seit der Datenschutz-Novelle dürfen Adressdaten generell nur noch mit aktiver Einwilligung (Opt-In statt bisher Opt-Out) zur Werbung oder zum Adresshandel genutzt werden. Für Verbraucher muss diese Einwilligung explizit erteilt sein, im Geschäftskundenbereich reicht für postalische Werbung eine angenommene Einwilligung aus. Was zunächst nur für die ab 2009 erhobenen Daten galt, gilt nun auch für die Alt-Daten.
So auch die Verpflichtung der Offenlegung der Datenherkunft, rechtssprachlich die Stelle der erstmali-gen Datenerhebung. Wenn überhaupt noch ermittelbar ist, woher die Daten von vor 2009 stammen, so muss auch noch geprüft werden, ob die Einwilligung damals auch für Email, Telefon oder SMS erteilt wurde. Das dürfte in der Praxis kaum möglich sein und zu erheblichen Verwirrungen führen. Auch wird die Nachweisverpflichtung zu mehr Transparenz bei der Datenweitergabe führen und damit absehbar Beschwerden von den Betroffenen auslösen, die über die Weitergabe nicht informiert waren.
Weiterhin muss die Identität des Werbenden klar dargelegt und eine Belehrung enthalten sein, wie die Einwilligung zu wiederrufen, d.h. der Werbeversand abzubestellen ist.
Um Abmahnungen und/oder Strafen zu vermeiden, das Unternehmensimage zu schützen und Ver-trauen aufzubauen, sollten Unternehmen alles tun, um ihre Datenbestände datenschutzkonform zu halten oder zu machen. Denn gelingt das nicht, so kann die Verpflichtung, ab dem 01.09.2012 alle nicht BDSG-konformen Alt-Daten zu löschen auch gerichtlich oder behördlich durchgesetzt werden.
Folgende Fragen müssen Sie sich also stellen:
- Nutzen Sie Kontaktdaten, die vor 2009 erhoben wurden und falls ja in welchen Kommunikati-onskanälen (Brief, Email, Tel, Fax, SMS,
)?
- Kommen Daten für Briefwerbung aus öffentlichen Verzeichnissen? Aus welchen?
- Liegen ansonsten Einwilligungen vor und sind diese dokumentiert?
- Ist Telefon-, SMS-, Fax- und Email-Werbung aktiv durch (Double-)Opt-In eingewilligt?
Die Verwendung Ihrer Kontaktdaten ist ab 01.09.2012 nur noch mit ausdrücklicher (aktiver) Einwilligung opt-in möglich.
Doch wie können Unternehmen kurzfristig handeln? Hierzu folgende Empfehlungen von Ralf Becker, Datenschutzexperte aus Darmstadt:
Für Alt-Adressen, die vor dem 01.09.2009 erhoben wurden können Sie jetzt noch rechtssicher ein Opt-In einholen:
Per Brief oder Postkarte (Porto zahlt Empfänger)
Elektronische Lösung, z.B. (personalisiertem) Link
Holen Sie bis zum 31. August 2012 entsprechende Einwilligungen ein!
Ansonsten: Sperren bzw. löschen der Daten spätestens am 31. August 2012!
Bei neuen Adressen von nach 2009 müssen Sie bereits die neuen Regeln erfüllen.
Weitere Informationen zu dem Thema erhalten Sie unter http://www.daschug.de/bdsg-novelle.
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