(Stuttgart) Wie Unternehmen und öffentliche Einrichtungen die Regentschaft über das Papier im Büro wiedererlangen können, präsentiert die Hans Held GmbH am VOI-Gemeinschaftsstand (Halle 2, Stand 120) auf der Systems. Das führende System- und Beratungshaus zeigt die von der renommierten Büro-Organisatorin Edith Stork entwickelte A-P-DOK®-Methode als Softwarelösung. Das Produkt mit der Bezeichnung A-P-DOK® IQ unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nachhaltig bei ihrer Büroorganisation. Sämtliche Dokumente werden in einem zentralem Pool nach einem jederzeit nachvollziehbaren Schema abgelegt. Informationen sind auf Tastendruck verfügbar, erhöhte Transparenz im Archiv sowie geringere Recherchezeiten sind unter anderem die Vorteile der Lösung.
Wer sich mit der A-P-DOK®-Methode zunächst vertraut machen möchte, sollte die Keynote-Vorträge von Edith Stork am Mittwoch (15.00 Uhr) oder Donnerstag (14.00 Uhr) auf dem DMS-Forum (Halle 2, Stand 120) während der Systems zu besuchen. Dann wird die durch Funk und Fernsehen bekannte selbstständige Unternehmensberaterin über das Thema Teamfähigkeit und Kostenminimierung im Office-Management referieren.
Was ist A-P-DOK®?
Die A-P-DOK®-Methode wurde von der Büro-Organisatorin Edith Stork entwickelt, um eine erhöhte Teamfähigkeit und Kostenminimierung in Verwaltungen zu erreichen. Sie ermöglicht im Büro eine für alle Beteiligten nachvollziehbare und verbindliche Ordnung einzuführen und beizubehalten. Sämtliche Dokumente werden zentral in einem Pool abgelegt, der in drei Bereiche unterteilt ist: A steht für Administration hier werden beispielsweise Rechnungen, Angebote oder allgemeiner Schriftverkehr abgelegt. Unter P stehen sämtliche Dokumente zur Verfügung, die einem Projekt zuzuordnen sind. Unter Projekten sind Produkte und Dienstleistungen zu verstehen, die das Unternehmen am Markt anbietet. Typische P-Dokumente sind beispielsweise Verträge oder Konzepte. DOK steht schließlich für Dokumentationen. Hier findet der Anwender weitergehende Informationen sowie Hintergrundmaterial. Dazu gehören beispielsweise Ausschnitte aus Zeitungen, Artikel, Statistiken usw.
A-P-DOK® IQ hilft bei der erfolgreichen Realisierung
Mit A-P-DOK® IQ ist es nunmehr der Hans Held GmbH gelungen, diese erfolgreiche Methode in einer leistungsfähigen Softwarelösung umzusetzen. Die Software verfügt über einen breiten Funktionsumfang, mit dem Unternehmen ihre Produktion drastisch entlasten, Wissen konzentrieren und komplett nutzbar machen können. In Papier vorliegende Dokumente (NCI) werden eingescannt bzw. elektronisch vorliegende Dokumente (NC) direkt in eines der drei Register überführt. Durch dieses Schema wird die Büroorganisation maßgeblich entlastet. Mitarbeiter haben einen wesentlich schnelleren Zugriff auf Informationen, was zu höherer Produktivität und optimaler Kundenbetreuung durch schnellere Auskunftsbereitschaft führt. Die IQ-Technologie von A-P-DOK IQ bietet zahlreiche Sicherheitskomponenten, die eine revisionssichere Speicherung von Daten ermöglichen, vom Aktivitätsprotokoll und der Versionskontrolle über umfangreiche Zugriffskontrollen bis zur automatischen Datenverschlüsselung. Dokumente, die durch andere Anwendungen erzeugt werden, können per Druckspool-Import automatisiert in A-P-DOK® IQ abgelegt werden. Zu den weiteren Funktionen gehören E-Mail-Archivierung, automatische Konvertierung, elektronische Postverteilung, Barcode- und Stapel-Scannen mit Texterkennung u.v.m.
Marcus Hüttmann, Geschäftsführer der Hans Held GmbH kommentiert: Mit A-P-DOK® IQ sind wir in Deutschland der einzige Softwareanbieter, der seinen Kunden nicht nur eine leistungsfähige Software für seine Schriftgut- und Büroorganisation zur Verfügung stellt. Vielmehr hat er auch eine Methode zur Verfügung, mit der er seine Büroarbeit deutlich optimiert.
A-P-DOK
Beratung für Büro-Organisation
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Tel: 06171 989145
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Über die Hans Held GmbH
Die Hans Held GmbH gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens war die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren insbesondere öffentliche Verwaltungen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ. Gegründet wurde die Hans Held GmbH 1952. Stammsitz ist Stuttgart, Niederlassungen in Ulm, Dresden, München und Lübeck. Im gesamten Bundesgebiet sind Vertriebspartner vertreten.
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