E-Mail-Management: Transparenz auch intern auf die Agenda setzen

Rheinbach, 06.02.2013 - In Frankfurt am Main geht heute die E-Mail-Expo 2013 zu Ende. Die E-Mail-Marketing-Branche diskutierte zwei Tage lang über die Trends und Themen im elektronischen Kundendialog. Ein Leitthema, das sich die Messe dieses Jahr auf die Fahnen geschrieben hat, vielmehr schreiben musste, ist Transparenz. Laufende Gerichtsverhandlungen und anhaltende Diskussionen um das Double-Opt-In-Verfahren drängten das Thema fast schon auf die Agenda der Veranstaltung - mit Recht. Dabei würde man sich ähnlich hitzige Diskussionen manchmal auch unternehmensintern wünschen, wenn es um die Transparenz, Rechtsicherheit und Kategorisierung der E-Mail-Kommunikation und -Archivierung im Unternehmen geht.

"Unternehmen sind mit einer stetig wachsenden Datenflut konfrontiert - E-Mail ist dabei nach wie vor der wichtigste Kommunikationsweg", erläutert Hartwig Laute, Geschäftsführer von Recommind. "In Unternehmen werden E-Mails heute jedoch meist ungefiltert und unkategorisiert in Massenspeichern archiviert, was eine spätere zielgerichtete und zeitnahe Wiederauffindbarkeit einzelner Schriftstücke fast unmöglich macht. Die derzeitigen und zukünftigen Anforderungen an ein professionelles Informationsmanagement können so nur selten erfüllt werden. Die Folge ist ein erhöhtes Risiko im Zusammenhang mit E-Discovery-, Kartellrechts- oder Compliance-Prozessen."

Moderne Software-Lösungen können jedoch die drei Kernbereiche des E-Mail-Management abdecken: automatische Kategorisierung und Speicherung firmenrelevanter E-Mails, effiziente und speicherschonende Archivierung sowie schnelle und präzise Wiederauffindbarkeit archivierter Informationen. Sämtliche E-Mails sind in einer einzigen, vor unerlaubtem Zugriff geschützten und skalierbaren Ordnerstruktur abgelegt. Egal, ob ein Teammitglied in Urlaub ist, ein Kollege das Team verlässt oder die Zugriffsrechte vom Management geändert werden, alle Informationen sind für die verbliebenen User nach wie vor verfügbar. Die Ablage ist nicht lokal, sondern zentral realisiert.

Transparenz und Datenschutz stehen bei E-Mail im Gegensatz zueinander

In den meisten Unternehmen ist es heute gängige Praxis, die Nutzung der beruflichen E-Mail-Accounts in gewissem Rahmen auch für private Zwecke zuzulassen oder zumindest zu tolerieren. Die wenigsten Organisationen verbieten sie völlig. "Ist die private Nutzung des betrieblichen Accounts zugelassen, muss Vertraulichkeit gewährleistet werden. Das macht Transparenz im E-Mail-Management noch etwas komplexer", so Hartwig Laute. "Wer im Rahmen des betriebsinternen Compliance-Managements ohne begründeten Anfangsverdacht die E-Mail-Korrespondenz seiner Mitarbeiter einsieht, verstößt gegen den Datenschutz. Das betrifft selbst Unternehmen, in denen die private Nutzung jeglicher E-Mails-Accounts am Arbeitsplatz verboten ist. Denn auch dann können E-Mails vertrauliche beziehungsweise private Informationen enthalten, die dem Datenschutz unterliegen und nicht einfach eingesehen werden dürfen. Denken Sie etwa an private Kommentare zwischen Kollegen oder E-Mails von einem Betriebsarzt oder -psychologen." Um dennoch Compliance-Anforderungen erfüllen zu können, muss daher auf eine Lösung gesetzt werden, die eine Anonymisierung und/oder Pseudonymisierung der zu sichtenden Daten garantiert. Und zwar über die Betriebszugehörigkeit eines Mitarbeiters hinaus, denn der Datenschutz besteht fort. Umgekehrt formuliert: Eine herkömmliche Massenspeicherung der E-Mail-Korrespondenz erlaubt am Ende eigentlich nur, die E-Mails die geforderten zehn Jahre vorzuhalten. Ein Einblick in die Korrespondenz ist aber nicht ohne datenschutzkonforme Hilfsinstrumente möglich.

E-Mails betreffen jedes Unternehmen, ob in der werblichen Kommunikation nach außen - wie sie derzeit in Frankfurt diskutiert wird - oder in der innerbetrieblichen Strukturierung der unternehmensrelevanten Korrespondenz. Die Diskussion rund um Compliance und Umgang mit E-Mails im Unternehmen hinkt jedoch oftmals noch hinterher. Jedes Unternehmen steht in der Pflicht und ist gut beraten, mit der Erstellung, Befolgung und Kontrolle von Compliance-Richtlinien vorzubeugen und intern zu jederzeit ein Höchstmaß an Transparenz gewährleisten zu können.

Die Lösung

Decisiv Email ist als Clientsoftware nahtlos in Microsoft Outlook® integriert. Der Administrator kann festlegen, ob Nachrichten voll- oder semiautomatisch klassifiziert und archiviert werden, den Information Management Anforderungen des Unternehmens folgend. Beim Ein- oder Ausgang einer Nachricht analysiert Decisiv Email neben den Inhalten der Mail auch alle Sender- und Empfängerinformationen (inkl. cc/bcc) und archiviert ohne Zeitverzögerung entweder vollautomatisch in die entsprechenden Sicherungsordner oder schlägt dem User die entsprechenden Ordner zur Bestätigung vor. Das System kann eine Nachricht in mehr als einen Ordner von mehr als einem User schreiben, die Inhalte selbst werden aber nur ein einziges Mal gespeichert, was zu einer drastischen Reduzierung des benötigten Speicherplatzes und der Serverauslastung führt. Decisiv Email arbeitet asynchron, sodass keinerlei Verzögerung bei der Archivierung auftritt. Das System beachtet sämtliche vorhandenen Rechtevergaben und kann zusätzlich noch mit eigenen personen- oder rollenbasierten Zugriffsrechten feinjustiert werden, sodass nur autorisierten Usern Zugang zu den entsprechenden Informationen gewährt wird.

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