Für Unternehmen, die die Digitalisierung ihres Beleg- und Dokumentenaufkommens vereinfachen und beschleunigen wollen, bietet die Mikromatic GmbH ihr Produkt TIFFCapture 2000 an. Die speziell für mittel bis hochvolumige Belegaufkommen konzipierte Scanner-Erfassungssoftware unterstützt sämtliche Scanfunktionen für die Imageaufbereitung und Indexierung bei voller Scangeschwindigkeit. Die Software organisiert die Erfassung, Kontrolle, Aufbereitung, Indexierung und den Transfer der gescannten Dokumente in vorbestimmte Ablagen und optimiert damit den Digitalisierungsprozeß. Der Einstiegspreis für das modular aufgebaute Produkt liegt bei 2.850,-- DM (ohne Mehrwertsteuer). Für Scan-Dienstleister besteht die Möglichkeit, Leistungen pro Kunden separat auszulesen und in ihr Abrechnungssystem zu übernehmen.
Der mühsame Weg von der Papierablage in das digitale Archiv
Unternehmen und Organisationen, die sich zum Ziel gesetzt haben, ihre Papierablage gegen ein elektronisches Archiv zu ersetzen, stehen vor dem Problem, ihre Altakten zu digitalisieren. Dazu zählen in der Regel unterschiedliche Dokumente und Belege, die in ihrer Qualität heterogen sind. Der Anwender muss jedes einzelne Dokument scannen, die Qualität kontrollieren, ggf. manuell aufbereiten und indexieren. Schließlich muss es dann noch in den vorgesehenen Ordner abgelegt werden. Je nach Belegaufkommen kann diese Arbeit ausgesprochen zeitintensiv sein.
TIFFCapture 2000 erleichtert
TIFFCapture 2000 unterstützt Unternehmen und Organisationen bei dem Übergang in die elektronische Archivierung, indem es den Digitalisierungsprozeß des bestehenden papierbasierten Dokumenten- und Belegaufkommens beschleunigt. Die Software organisiert die Erfassung, Kontrolle, Aufbereitung, Indexierung und den Transfer der gescannten Dokumente in vorbestimmte Ablagen. Es nutzt die Funktionalität der KOFAX Image Controls und ist somit für alle marktgängigen, von KOFAX unterstützten Scanner geeignet.
Innerhalb der Programms kann der Benutzer Voreinstellungen hinterlegen, die an ein Benutzerprofil geknüpft sind. Damit wird der Anwender nur mit den Funktionen konfrontiert, die er für seine tägliche Arbeit braucht. Scanner-Voreinstellungen sind in den jeweiligen Profilen abgespeichert, die zu bestimmten Kunden oder einer Anwendung gehören. Ruft der Anwender diesen "Kunden-" oder "Anwendungsordner" auf, stellt sich der Scanner automatisch auf die Belege und Erfassungsart ein. Scannervoreinstellungen wie zum Beispiel der Kontrast oder die Helligkeit können auch anhand eines Barcodes vorgenommen werden. Dieser Funktionalität kommt insbesondere dann Bedeutung zu, wenn es darum geht, unterschiedliches Beleggut, das unsortiert vorliegt, einzu-scannen. Anhand des Barcodes können diese Einstellungen im laufenden Scanprozeß vorgenommen werden, sofern der eingesetzte Scanner dies unterstützt.
Kundenspezifische Abrechnungsfunktionen für Scan-Dienstleister
TIFFCapture 2000 nutzt sogenannte LOG-Files, aus denen die Leistungen pro Anwendung, Kunde und Dokumentenart ausgelesen und in das jeweilige Abrechnungssystem übernommen werden kann. Folglich eignet sich das Produkt für Dienstleistungsunternehmen, die ihren Kunden Scandienstleistungen anbieten.
Modularer Aufbau sorgt für einen günstigen Einstiegspreis
Das Produkt ist modular aufgebaut, so dass der Anwender nur die Komponenten einsetzen und bezahlen muß, die er für seine Anforderungen benötigt. Die Einstiegsversion (2.850,-- DM ohne Mehrwertsteuer) erlaubt das Scannen von bis zu 4.000 Scan-Seiten pro Monat; während die Platinum-Version keine Limitierung hat und eine Formularerkennung zulässt.
Die Funktionen von TIFFCapture 2000
· Barcodeerkennung
Erkennung von 12 unterschiedlichen Barcode-Typen auf der Vorder- und Rückseite mit automatischer Indexierung, zur Dokumententrennung, zur Einstellung der Scanneroptionen auf das Beleggut.
· Patchcode
Mit Patchcodes können große Dokumente in Kapitel oder Einzeldokumente getrennt werden. Der Patchcode wird direkt mit TIFFCapture erstellt und ausgedruckt. Mit ihm können auch Regeln zur Barcodelesung festgelegt werden (z. B. vor einem Barcode muß ein Patchcode eingelesen werden etc.).
· Kleindarstellung der Seiten
Die Anzeige von bis zu 64 Seiten gleichzeitig (Thumbnails) ermöglicht die Erfassungskontrolle bereits während des Scannens.
· Belegoptimierung
Automatische Ausrichtung der Dokumente, Entfernung von schwarzen Rändern, Entfernung von Leerseiten, Scanwiederholung, Drehen, Einfügen und Löschen in bereits verarbeitete Stapel, Neusortieren bereits gescannter Belege.
· Automatisierung
Der gesamte Produktionsprozess kann mit der Automatisierung gesteuert werden. Hierunter versteht man den vollautomatischen Workflow von Scannen, Indexieren, OCR Erkennung und Transfer.
· Benutzerprofile
Durch das Verknüpfen der TIFFCapture 2000 Module mit einem Zugriffsschutz bekommt der Anwender nur die Funktionen angeboten, die er zur täglichen Arbeit benötigt.
· Dateisystem
Das Ablagesystem von gescannten Stapeln ("Batches") und Profilen ist an den MS Windows NT Explorer® angelehnt. Dadurch findet sich der Windows-geübte Anwender schnell und sicher zurecht.
· Indexierung
Die Indexierung der Dokumente wird mittels Barcode, OCR Volltext, OCR/ICR Feld-bezogen, elektronischer Formularerkennung, manueller Indexierung, Indexmerge mit externen Daten vorgenommen.
· Beleg - Quittierung
Mittels Stempelfunktion, Endorser-Unterstützung, Anmerkungen, "gelbe Zettel" etc.
· Ausgabeformate
TIFF (Single-page oder Multi-page/Uncompressed, CCITT G3, CCITT G3/2D, CCITT G4, JPEG compressed) PCX , BMP, CALS, JPG, PDF.
Systemvoraussetzungen
Microsoft Windows NT 4.0 bzw. Windows 2000, KOFAX KF oder Adrenaline Scan Beschleuniger Boards bzw. ACE (TIFFCapture 2000) oder AIPE (TIFFCapture 2000 Gold/Platinum/Light) SW, Bildschirmauflösung: mind. 1024 x 768.
Über die Mikromatic GmbH:
Die Mikromatic GmbH gilt seit Unternehmensgründung im Jahr 1979 als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management. Neben der Eigenentwicklung der TIFFCapture Scanner-Erfassungssoftware hat sich die Mikromatic GmbH auf Komplettlösungen im Bereich des Digitalen Dokumenten-Management und des Digitalen Publishing spezialisiert. Systemintegration, Softwareentwicklungen, das Auslesen und automatische Indexieren per ICR/OCR, Beratung bei Outsourcing-Projekten und das Facility-Management zählen neben Consulting und der Installation von Soft- und Hardware zum Leistungsangebot der Mikromatic GmbH. Dazu integriert Mikromatic Produkte verschiedener Hersteller zu einer funktionierenden Gesamtlösung.
Die Mikromatic GmbH gehört seit 1999 zu der ebenfalls in Waldbronn ansässigen Taller-Gruppe. Die Taller-Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Steckerbrücken und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter. Anfang 2000 fusionierte Mikromatic mit der systems&more GbR. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit 45 Mitarbeiter.
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