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E-Mail in Unternehmen – eine kontroverse Diskussion

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Mitarbeiter wollen an dem E-Mail-System festhalten, Unternehmen erkennen aber immer mehr die Vorteile anderer Kommunikationstools. Wie bringt man beide Seiten zusammen?

Starnberg, 05. März 2013. Das E-Mail-System ist bei vielen Mitarbeitern nicht mehr wegzudenken. Zu sehr hat man sich in den letzten zwei Jahrzehnten an die vordergründig einfache Methode Nachrichten auszutauschen gewöhnt. Gerade im Business-Bereich gibt es wohl kaum jemanden mehr, der keinen E-Mail-Account hat. Laut „The Wall Street Journal“ (www.wallstreetjournal.de ) glauben über 80%, dass die E-Mail ihren Zenit noch lange nicht erreicht hat. Aber immer mehr Unternehmen wollen die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern effizienter gestalten. Denn das Aussortieren von wichtiger und unwichtiger E-Mail dauert trotz eingestellter Filter je nach E-Mail-Menge recht lang. Hinzu kommt, dass durch mehrfachen Content nicht nur E-Mail-Accounts volllaufen, sondern auch weitere Ressourcen, wie Speicherplatz, unnötig ver-/gebraucht werden. Weitaus wichtiger aber ist, dass Mitarbeiter, welche gerade an Projekten arbeiten einfach und schnell auf die projektspezifischen Informationen Zugriff haben müssen. Befinden sich diese in einem E-Mail-Account eines Mitarbeiters haben andere nur als Vertreter zu diesen Informationen Zugang. Diese Problematik sehen auch die Mitarbeiter und wünschen sich einen umfassenden und transparenten Überblick. Warum fällt es dennoch so schwer, neue Systeme einzuführen?

Generell sind neue Systeme immer mit einer Umstellung der Gewohnheiten gekoppelt. Diese lassen sich umso schwerer ändern, wenn das neue System einfach nur eine weitere Applikation ist, welche genutzt werden muss und dabei gefühlt nur Mehrarbeit bedeutet. Ein neues System muss also einen spürbaren Mehrwert für den Anwender mit sich bringen. Diese schaffen nur Systeme, die mehr bieten als Pinnboards und Dokumentenaustausch. Am erfolgreichsten sind Systeme, die in ihrer Basiskonfiguration als von allen genutzte Office-Software fungieren. Und diese beinhalten auch ein E-Mail-System. Denn die Mitarbeiter haben Recht, dass es gerade im Austausch mit anderen Unternehmen, die E-Mail noch lange Bestand haben wird. Für Projekte aber bieten solche Systeme von einfachem Zugriff auf Dokumente, E-Mails, Notizen und Termine auch Projektmanagementtools, wie GANNT-Diagramm, Controlling, Budgetverwaltung usw. Mittels Rechteverwaltung kann jedem Mitarbeiter eine eigene Zugriffskonfiguration erstellt werden. Filter- und Ordnerfunktionen gehören ebenfalls in solch eine Software, damit die Mitarbeiter auch hier die Möglichkeit haben, einen Aufgabenpunkt nach dem anderen, wie sie es von E-Mails gewöhnt sind, abzuarbeiten. „Den Überblick über neue Informationen und ToDo’s bilden wir mit einem Begrüßungsfenster ab“, erklärt Christian Paucksch, Geschäftsführer der Starnberger ERP- und CRM-Software-Experten Sta*Ware. „So transferieren wir alte Gewohnheiten ins neue System.“

Weitere Informationen über Sta*Ware GmbH sind unter www.staware.com und zu finden.


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Petra Sadowski, verantwortlich.

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Unternehmensprofil: Sta*Ware EDV Beratung GmbH

Sta*Ware GmbH mit Sitz in Starnberg, ist seit über 25 Jahren spezialisiert auf die Entwicklung und Implementierung kompakter, prozessorientierter Software-Lösungen für den Mittelstand.

Als ausgereiftes Softwarepaket bietet die Unternehmenssoftware Sta*Ware BusinessNavigator Standard-Lösungen wie CRM, ERP, DMS, PMS und Branchenlösungen zur Abbildung aller Geschäftsprozesse und Daten in einem Unternehmen. Sie unterstützt die effiziente Ressourcenplanung und automatisiert wiederkehrende Prozesse, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Individuelle Kundenlösungen auf Basis der besonderen Sta*Ware Vorgangsmethodik sind ebenfalls möglich.

Sta*Ware BusinessNavigation verbindet Workflow und Groupware Elemente der Unternehmensführung und umfasst die Steuerung der standardisierten und unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse und Projekte. Ferner unterstützen umfassende Kommunikationstools, Informations- und Auswertungsmöglichkeiten die effiziente Unternehmensführung.

Die von Sta*Ware entwickelten branchenspezifischen und praxisorientierten Lösungen sind den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden angepasst und bieten langfristige Investitionssicherheit.

Sta*Ware Lösungen sind vor allem geeignet für dienstleistungsorientierte Branchen wie Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungsgesellschaften.


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