E-Mail in Unternehmen – eine kontroverse Diskussion

Starnberg, 05. März 2013. Das E-Mail-System ist bei vielen Mitarbeitern nicht mehr wegzudenken. Zu sehr hat man sich in den letzten zwei Jahrzehnten an die vordergründig einfache Methode Nachrichten auszutauschen gewöhnt. Gerade im Business-Bereich gibt es wohl kaum jemanden mehr, der keinen E-Mail-Account hat. Laut „The Wall Street Journal“ (www.wallstreetjournal.de ) glauben über 80%, dass die E-Mail ihren Zenit noch lange nicht erreicht hat. Aber immer mehr Unternehmen wollen die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern effizienter gestalten. Denn das Aussortieren von wichtiger und unwichtiger E-Mail dauert trotz eingestellter Filter je nach E-Mail-Menge recht lang. Hinzu kommt, dass durch mehrfachen Content nicht nur E-Mail-Accounts volllaufen, sondern auch weitere Ressourcen, wie Speicherplatz, unnötig ver-/gebraucht werden. Weitaus wichtiger aber ist, dass Mitarbeiter, welche gerade an Projekten arbeiten einfach und schnell auf die projektspezifischen Informationen Zugriff haben müssen. Befinden sich diese in einem E-Mail-Account eines Mitarbeiters haben andere nur als Vertreter zu diesen Informationen Zugang. Diese Problematik sehen auch die Mitarbeiter und wünschen sich einen umfassenden und transparenten Überblick. Warum fällt es dennoch so schwer, neue Systeme einzuführen? Generell sind neue Systeme immer mit einer Umstellung der Gewohnheiten gekoppelt. Diese lassen sich umso schwerer ändern, wenn das neue System einfach nur eine weitere Applikation ist, welche genutzt werden muss und dabei gefühlt nur Mehrarbeit bedeutet. Ein neues System muss also einen spürbaren Mehrwert für den Anwender mit sich bringen. Diese schaffen nur Systeme, die mehr bieten als Pinnboards und Dokumentenaustausch. Am erfolgreichsten sind Systeme, die in ihrer Basiskonfiguration als von allen genutzte Office-Software fungieren. Und diese beinhalten auch ein E-Mail-System. Denn die Mitarbeiter haben Recht, dass es gerade im Austausch mit anderen Unternehmen, die E-Mail noch lange Bestand haben wird. Für Projekte aber bieten solche Systeme von einfachem Zugriff auf Dokumente, E-Mails, Notizen und Termine auch Projektmanagementtools, wie GANNT-Diagramm, Controlling, Budgetverwaltung usw. Mittels Rechteverwaltung kann jedem Mitarbeiter eine eigene Zugriffskonfiguration erstellt werden. Filter- und Ordnerfunktionen gehören ebenfalls in solch eine Software, damit die Mitarbeiter auch hier die Möglichkeit haben, einen Aufgabenpunkt nach dem anderen, wie sie es von E-Mails gewöhnt sind, abzuarbeiten. „Den Überblick über neue Informationen und ToDo’s bilden wir mit einem Begrüßungsfenster ab“, erklärt Christian Paucksch, Geschäftsführer der Starnberger ERP- und CRM-Software-Experten Sta*Ware. „So transferieren wir alte Gewohnheiten ins neue System.“ Weitere Informationen über Sta*Ware GmbH sind unter www.staware.com und zu finden.

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