Von jedem Ort der Welt ins Unternehmen eingreifen

Bremen, 26.04.2013 - Menschen und ihre Arbeit werden immer mobiler - diesem Trend müssen auch die administrativen Prozesse in Unternehmen angepasst werden. Die Firma sp-werbung hat die Umstellung erfolgreich bewältigt: Auf alle wichtigen Informationen kann Inhaber Swen Peter Heine bei Bedarf von unterwegs zugreifen. Ermöglicht wird dies unter anderem durch ein Online-Archiv und eine moderne Lösung zum Dokumente scannen, beides eingerichtet von Archivwerk.

Seit 30 Jahren bietet sp-werbung bereits zahlreiche Dienstleistungen in Bereichen wie Kfz-Werbung, Beschilderung, Digitaldruck und Objektwerbung an. Alleine rund 2000 Autos pro Jahr werden auf dem 450 Quadratmeter großen Firmengelände in Bremen-Arsten gestaltet, teilweise mit einer Komplettfolierung, die beispielsweise aus einem weißen Fahrzeug ein pinkes macht. Zu den Kunden in diesem Geschäftsfeld zählen Paketdienste und Autovermietungen. "Wir betreuen Flotten mit mehreren 100 Fahrzeugen", erklärt Heine. "Für einige Bremer Unternehmen sind wir bundesweit aktiv."

Mobiler Zugriff, Zeitersparnis und weniger Platzbedarf

Den Inhaber führen die Geschäfte aber nicht nur durch Deutschland, sondern er ist privat auch häufig in Schweden und Spanien unterwegs. Dies war einer der Hauptgründe, ein Online-Archiv einzurichten. "Ich kann jetzt von jedem Platz der Welt in unser Unternehmen eingreifen", betont Heine. Ein zweiter Grund sei die Platzersparnis gewesen - zahlreiche Ordner konnten entsorgt werden.

Die Buchhaltung wurde bei sp-werbung bereits zuvor online erledigt; seit Dezember 2012 werden auch die gestalterischen Entwürfe eingescannt und zusammen mit den dazugehörigen Ausgangsrechnungen digital archiviert. Dabei setzt das Unternehmen auf das DOPA Archiv von Archivwerk. Die Lösung bietet neben dem mobilen Zugriff auch die Texterkennung von Dokumenten und - damit verbunden - die Volltextsuche sowie verschiedene weitere Funktionalitäten.

Svetlana Unruh, die bei sp-werbung für Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen und Marketing zuständig ist, freut sich vor allem über die Zeitersparnis durch das System. Wenn sie ein Dokument sucht und sich an die Umstände des Vorgangs nicht mehr genau erinnert, muss sie sich jetzt nicht mehr durch Berge von Ordnern arbeiten. Eine Stichwortsuche in DOPA Archiv bringe schnell das gewünschte Ergebnis, berichtet sie.

Dokumente scannen mit Barcode

Eine Hilfe ist dabei auch das System NSi AutoStore zum Dokumente scannen. Vor der Erfassung erhalten alle Blätter Aufkleber mit Barcodes, damit mehrseitige Dokumente automatisch als solche erkannt und abgelegt werden. Der Scanvorgang erfordert keinen nennenswerten Aufwand: Die Blätter werden vom Gerät automatisch eingezogen und nacheinander verarbeitet.

Das gesamte System ist einfach zu bedienen, die Einführung der Mitarbeiter von sp-werbung hat nur eine halbe Stunde gedauert. "Wenn Fragen auftauchen, rufe ich Archivwerk an", berichtet Svetlana Unruh. "Herr Flathmann ist immer schnell erreichbar." Darüber hinaus habe er hilfreiche Merkblätter zusammengestellt, die alle wichtigen Vorgänge erläutern. "Die Zusammenarbeit klappt sehr gut", erklärt sie. Die Erwartungen seien komplett erfüllt worden.

Weitere Informationen:

http://www.archivwerk.com/archivierung/produkte.html http://www.sp-werbung.de

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