Kommunikation als kritischer Erfolgsfaktor in Projekten - Empfehlungen des Fachportals Projekt Magazin

München, 07.05.2013 - Das Projekt Magazin, www.projektmagazin.de, ist mit mehr als 20.000 Abonnenten das reichweitenstärkste Online-Medium dieser Art in der DACH-Region; mittlerweile stehen über 1.300 Fachartikel und Arbeitshilfen zum Download bereit.

Chefredakteurin Petra Berleb gibt Projektverantwortlichen Empfehlungen, wie sie dafür sorgen können, dass Projekte effektiver und zielgerichteter ablaufen, indem sie von Beginn an offen mit dem Auftraggeber kommunizieren, für eine offene Kommunikation im Unternehmen sorgen und eine zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit betreiben.

Offene Kommunikation mit dem Auftraggeber von Anfang an

Aus Angst, einen Auftrag zu verlieren, verschweigen Firmen oft mögliche Risiken. Zum Beispiel, wenn der Auftrag strategisch wichtig und der Druck der Geschäftsleitung dementsprechend hoch ist. Das kann jedoch fatale Folgen haben.

Petra Berleb: "Der Projektleiter hat die Aufgabe, Klarheit über mögliche Risiken zu schaffen und den Kunden zum Verbündeten zu machen. Nur durch eine frühzeitige und offene Kommunikation können beide Seiten eine Strategie für den Ernstfall festlegen! Informieren Sie den Kunden über Risiken unverzüglich, aber nicht bevor Sie ihm einen Lösungsvorschlag präsentieren können. Ihr Auftraggeber braucht Entscheidungsgrundlagen! Wenn möglich sollte dieser Vorschlag eine Entscheidungsgrundlage mit maximal drei Alternativen enthalten. Wichtig: Begründen Sie Ihre Empfehlung, damit er sie nachvollziehen kann."

Kommunikation im Unternehmen bringt Vorteile

Wissen Sie, welche Projekte in Ihrem Unternehmen momentan abgewickelt werden, wer gerade ebenfalls ein Projekt durchführt und wie der jeweilige Status dieser Projekte ist? Ihr Projekt ist nur ein Teil des Ganzen und mit verschiedensten Personen und Gruppen verknüpft. Durch eine offene Kommunikationskultur im Unternehmen weiß jeder Bescheid, was woanders läuft. So können Sie frühzeitig Entwicklungen erkennen, die für ihr eigenes Projekt wichtig sind oder auf Erfahrungen anderer zurückgreifen, die vielleicht schon einmal ähnliche Projekte abgewickelt haben wie Sie.

Petra Berlebs Empfehlung: "Schaffen Sie Berührungspunkte, indem Sie z.B. den Auftraggeber frühzeitig in das Projektgeschehen involvieren und alle Vertreter der Fachabteilungen in die Projekt-Meetings mit einbeziehen. Nehmen Sie die Bedenken der Kritiker ernst, beziehen Sie sie in die Problemlösungen ein und schaffen Sie sich so Verbündete, keine Gegner."

Öffentlichkeitsarbeit nützt Projekten

Petra Berleb vom Projekt Magazin rät, eine gezielte Informationspolitik nach außen zu betreiben. Definieren Sie die Personengruppe und den Zeitpunkt, an dem über das Projekt berichtet werden soll. Beispiel: Bei der Einführung eines neuen Warenwirtschaftsystems in einem Großunternehmen ist es sinnvoll, die späteren Anwender so früh wie möglich in das Projekt mit einzubeziehen. Respektieren Sie die Ängste der Mitarbeiter und berücksichtigen Sie ihre Wünsche. Damit vermeiden Sie eine spätere Ablehnung des Systems.

Petra Berleb: "Ein Projekt, das bekannt ist, ist automatisch wichtig. Ein wichtiges Projekt kann man nicht einfach heimlich sterben lassen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass man über Ihr Projekt spricht und entwickeln Sie eine Marketingstrategie! Erfolgreich abgeschlossene Arbeitspakte/Meilensteine sind bei Großprojekten ein guter Anlass, um die Öffentlichkeit zu informieren. Überlegen Sie, welche Arbeitspakete besonders öffentlichkeitswirksam sind und z.B. auch die Presse interessieren. Lassen Sie sich, wenn nötig, von PR-Profis beraten."

Fazit: Wenn Sie als Projektleiter offen und zielgerichtet kommunizieren, wird man Sie und Ihr Team besser wahrnehmen. Der Auftraggeber gewinnt Vertrauen in Ihre Kompetenz als Projektleiter, wenn Sie Risiken erkennen und Lösungswege aufzeigen. Mit einer entsprechenden Informationspolitik sorgen Sie auch für die notwendige Akzeptanz beim späteren Anwender. Eine offene Kommunikation erfordert natürlich Mut und Entschlossenheit. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Projekte erfolgreich abschließen, steigt jedoch erheblich.

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