Mit Struktur gegen Stress in Projekten

Karlsruhe, 29.08.2013 - Projekte finden heute in Netzwerken statt, oft unter Einbindung von externen Dienstleistern oder auch Lieferanten. Dabei arbeiten einzelne Projektteams auch parallel. In diesem stark kollaborativen Umfeld entstehen eigene Prozessdynamiken, die an Organisation und Koordination neue Anforderungen stellen. Als problematisch erweist sich häufig die Bereitstellung aktueller Informationen für die Projektmitglieder. Durch die ständige Suche nach Dokumenten ziehen sich Projekte in die Länge. Dem Unternehmen entstehen damit Kosten durch unproduktive Arbeitszeit. Doch mit PROOM gibt es eine Lösung, welche die Zusammenarbeit effizienter gestaltet, indem sie den Mitgliedern eines Projektteams jederzeit den Zugriff auf die aktuellsten Dokumente ermöglicht.

Der Projektleiter ist oft der Dreh- und Angelpunkt eines Projekts und fungiert in erster Linie als Infozentrale. Doch solche administrativen Tätigkeiten rauben ihm wertvolle Zeit, die er für seine eigentliche Aufgabe bräuchte: die Steuerung von Prozessen. Das wirkt sich auf die Projektteilnehmer aus, die aufgrund von mangelnden Informationen oder ungenauen Vorgaben in Terminschwierigkeiten geraten. Frust entsteht, die Motivation sinkt. Hier benötigen Projektleiter geeignete Lösungen, die sie entlasten und somit ein agiles Projektmanagement unterstützen.

Das Karlsruher Software-Unternehmen PROCAD, führender Anbieter von Lösungen im Product Lifecycle Management (PLM) hat mit PROOM eine innovative Lösung entwickelt, die Transparenz und Koordination in den Dokumentenaustausch bringt und die Informationsbeschaffung für alle vereinfacht. Dazu werden Dateien in zugriffssicheren virtuellen Projekträumen abgelegt und dort gemeinsam bearbeitet. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle, ob Spezifikationen, Stücklisten oder CAD-Unterlagen. Das Team steht so in einem kontinuierlichen transparenten Dialog und hat nach dem Konzept des 'Single Source of Document' stets Zugriff auf die aktuellsten Dateien. Die Mitarbeiter erfahren jeden Projektfortschritt unmittelbar und sind voll einbezogen. Das motiviert und fördert ein proaktives Gestalten des Projekts durch größeren persönlichen Einsatz. Der Projektleiter koordiniert den Datenaustausch und behält dabei stets den Überblick. Er erstellt das Berechtigungskonzept wer, wann auf welche Dokumente zugreifen kann. Anhand von Aktivitätsprotokollen ist stets nachvollziehbar, zu welcher Zeit und von welchem Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet wurde.

Endlose CC-Verteiler sind damit hinfällig. Unklarheiten, wo welche Daten abgelegt sind und welche Datei die aktuelle ist, sind obsolet. Der Projektleiter kann sich voll und ganz auf die Steuerung und Kontrolle der Prozesse konzentrieren und agieren statt administrieren. Und mit seinem engagierten Projektteam kommt auch er zu besseren Ergebnissen.

Weitere Informationen unter http://www.proom.de

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