(Bad Homburg, 27.01.2006) FileNet (Nasdaq: FILE), führender Anbieter von Enterprise Content und Business Process Management-Lösungen, liefert ab sofort den FileNet Records Crawler als Ergänzung zur FileNet Records Manager Suite aus. Damit wird am Markt die erste Records Management-Lösung verfügbar, die intelligente, regelbasierte Capture und Management-Funktionalität für bislang unkontrollierte Geschäftsakten auf der Dateisystem-Ebene bietet.
FileNet Records Crawler kontrolliert und überwacht den Prozess der Deklaration von Geschäftsakten und automatisiert die Entscheidung, wie mit den Records jeweils verfahren werden soll. Dies geschieht auf der Grundlage von hinterlegten Firmenrichtlinien und vermeidet Fehlentscheidungen durch die subjektive Interpretation von Vorschriften. Anschließend übernimmt der FileNet Records Manager die Kontrolle über den Lebenszyklus einer Geschäftsakte einschließlich der Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrolle, Datenschutz, Legal Holds und der kontrollierten Vernichtung. Diese Fähigkeiten ermöglichen Organisationen die Durchsetzung von Compliance-Vorschriften bereits auf der Technologie-Ebene. So können Anwenderfehler minimiert, Zeit und Kosten gespart und Best Practice-Methoden beim Records Management eingesetzt werden. Organisationen können ihre Geschäftsakten - wann immer erforderlich deklarieren, vorlegen und authentifizieren.
Die Notwendigkeit einer zuverlässigen Records Management-Lösung ist durch zwei Faktoren gegeben: Erstens sind die Kosten für das Auffinden von Geschäftsakten sowie für juristische Verfahren drastisch gestiegen und gesetzliche Vorschriften verlangen nun, dass Organisationen ihre Records korrekt aufbewahren und verwalten. Gleichzeitig werden jedoch in den Unternehmen nahezu 80 Prozent der elektronischen Akten weder systematisch verwaltet noch kontrolliert. Diese Akten, die sich auf lokalen Festplatten oder in den Dateisystemen von Netzwerken befinden, werden nicht nach Compliance-Vorschriften aufbewahrt. Sie sind potentiell Gegenstand von Diebstahl, unsachgemäßer Änderung oder unzulässiger Löschung durch Anwender. Daraus resultieren für Organisationen enorme Risiken, da sie im Fall einer Ermittlung nicht in der Lage sind, die relevanten Geschäftsakten vorzulegen und deren Echtheit nachzuweisen.
"Angesichts der wachsenden Zahl von Vorschriften und Gerichtsverfahren richten Unternehmen ihre Aufmerksamkeit auf den anhaltenden Bedarf an Compliance", so Ken Chin, Research Vice President bei Gartner Research. "Eine umfassende Records Management-Lösung, die sich der nicht verwalteten Geschäftsakten annimmt, wird eine Hauptrolle in jeder erfolgreichen IT-Strategie zur Erreichung der Compliance-Ziele spielen."
"Der Erfolg den wir seit der Markteinführung des FileNet Records Manager im Jahr 2004 hatten, gründet sich zum großen Teil darauf, dass wir eine skalierbare, umfassende Lösung anbieten, die mit unserer ECM-Plattform integriert ist", erläutert Martyn Christian, Chief Marketing Officer bei FileNet. "Durch die Ergänzung unserer Records Manager Suite mit dem FileNet Records Crawler haben wir unsere führende Position ausgebaut. Wir liefern unseren Kunden die einzige regelbasierte Capture- und Management-Lösung und ermöglichen dadurch die Reduzierung von Arbeitskosten und zeit, die Organisationen zum Durchsuchen von File Servern und bei den Entscheidungen über die Deklaration sowie die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsakten aufwenden müssen."
"Anfangs bestand unser Ansatz für die Verwaltung von Inhalten und Geschäftsakten darin, dass wir unsere Anwender ermuntert haben, Geschäftsdokumente in einem zentralen Repository zu speichern", so Tom Woodward, Senior Technology Lead bei H&R Block. Die Anwender empfanden diesen Ansatz als ineffizient und mühsam. Der FileNet Records Crawler in Verbindung mit dem FileNet Content Manager und dem Business Process Manager ermöglicht uns, die traditionellen Dateiablagen weiter zu nutzen und dadurch den Anwendern den Übergang zum neuen Verfahren wesentlich zu erleichtern. Die Regelfunktionen verbessern die Automatisierung ganz wesentlich und realisieren Records Management durch automatisierte Erfassung sowie die Durchsetzung von Geschäfts- und Content-Richtlinien."
FileNet Records Manager
Aufsetzend auf der Enterprise Content Management Plattform FileNet P8 bietet der prämierte FileNet Records Manager den Kunden die umfassendste Lösung für die Durchsetzung von Compliance. Dies geschieht durch die Automatisierung und Rationalisierung der Richtlinen und Prozeduren, die Organisationen für ihre Geschäftsakten eingeführt haben. Der FileNet Records Manager schließt die FileNet ZeroClick-Technologie ein und ist eines der erfolgreichsten Produkte in der Geschichte des Unternehmens. Seit der Markteinführung im Jahr 2004 haben sich zahlreiche Fortune 1000-Unternehmen für diese Lösung entschieden, darunter CNA Insurance Companies, CSC ITALIA s.r.l., Duke Energy Corporation, FirstEnergy Services Company, Interpolis und Sigma Tau.
Über FileNet
FileNet Corporation (NASDAQ: FILE) hilft Organisationen, durch das Management ihrer geschäftskritischen Inhalte und Prozesse kompetente Entscheidungen schneller zu treffen. Durch Kontrolle der Inhalte im gesamten Unternehmen, Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse sowie Vereinfachung der Entscheidungsfindung verschaffen FileNet Enterprise Content Management (ECM) -Lösungen den Kunden einen entscheidenden Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. ECM-Anwendungen von FileNet bieten vielfältige Funktionen, die sich in bestehende Informationssysteme integrieren lassen und eine kostengünstige Lösung von Geschäftsproblemen ermöglichen.
Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1982 haben sich über 4.000 Firmen, einschließlich mehr als drei Viertel der Fortune 100, für Lösungen von FileNet entschieden, um damit ihre unternehmenskritischen Inhalte und Prozesse zu managen. Das Unternehmen mit der Zentrale in Costa Mesa, Kalifornien, vertreibt seine innovativen ECM-Lösungen in mehr als 90 Ländern über seine globale Verkaufs-, Professional Services- und Support-Organisation sowie über sein ValueNet® Partnernetz, Systemintegratoren und Anwendungsentwickler. In Deutschland ist FileNet bereits seit 1988 vertreten.
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