zubIT-DMS / Dokumentenmanagement

Recklinghausen, 22.10.2013 - .

zubIT-DMS / Dokumentenmanagement - Belegarchivierung

In jeder Firma gibt es sie - unnötige Kopien von Papierbelegen, Suchaktionen von entsprechenden Unterlagen. Und spätestens bei der Anmeldung des Finanzamtes zur Steuerprüfung, entstehen rasch ernsthafte Schweißperlen auf der Stirn der verantwortlichen Mitarbeiter.

Mit der zubIT Belegarchivierung verschaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern ein bequemes Verwalten sämtlicher Dokumente. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Belege, mittels eindeutiger Zuordnung durch Barcodes, lassen sich sämtliche Belege elektronisch verwalten und revisionssicher aufbewahren.

Einsatzgebiete

Sämtliche Arbeitsplätze, die eine Vielzahl an Belegen und Dokumenten zu verwalten haben, wie beispielsweise jede Buchhaltung, wird nach kurzer Zeit feststellen, wie einfach und bequem ihr Arbeitsablauf gemacht werden kann.

IST-Situation

In Arbeitsumgebungen, in denen man noch papiergebundene Archive vorfindet, gibt es immer wieder die gleichen Probleme. Oft werden unnötige Kopien eines Dokuments erstellt, um sicherzustellen, dass auch jeder betroffene Mitarbeiter ein Exemplar erhält. Ganz nach der Devise: lieber eine Kopie zu viel, als eine zu wenig.

Wird dann aber zu einem späteren Zeitpunkt nach einem Beleg gesucht, treten häufig Hindernisse auf. Wo ist die entsprechende Akte im Umlauf, wer hatte sie zuletzt, wo könnte sie noch sein, wenn nicht dort, wo man sie vermutet hat.

Und nicht nur das lästige Suchen ist allen Mitarbeitern ein Dorn im Auge - nein - auch die Geschäftsführung hat Sorge dafür zu tragen, dass ausreichend und über die Jahre zunehmender Platz für die Archivierung bereitgestellt wird.

Nicht zuletzt das ist ein Grund für unnötig entstehende und ständig steigende Kosten.

Die Lösung

Mit zubIT Belegarchivierung / DMS erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern so einige Arbeitsabläufe.

Sämtliche Belege, ob intern erstellt oder von extern zugesandt, können in der Regel elektronisch mit eindeutigen Barcodes versehen werden. Diese Barcodes stellen eine eindeutige Zuordnung zum Beleg dar, genau wie Sie es im täglichen Leben mit Barcodes beim Einkaufen an der Kasse erleben.

Die Software indiziert die einzelnen Belege nach dem Scannen und schreibt die identifizierten Inhalte der Schlüsselwörter in die jeweiligen Datenbankfelder Ihrer Firmensoftware. Parallel dazu wird aus dem eingescannten Dokument eine pdf-Datei erstellt, die einen sprechenden Namen erhält, wie beispielsweise die Ziffernfolge des Barcodes.

Sicherheit und Zugriffsbeschränkungen

Durch individuelle Zugriffsrechte und Ablageorte auf dem Server wird sichergestellt, dass es auch nur autorisierten Mitarbeitern erlaubt ist, sich die entsprechenden Dokumente anzuzeigen.

Revisionssicherheit

Sämtliche Belege werden revisionssicher archiviert. Das bedeutet, jedes Dokument lässt sich wieder in seinen Ursprungszustand zurückversetzen. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Fazit

Mit der zubIT Belegarchivierung haben Sie sämtliche Belege zu jeder Zeit verfügbar. Ein zentraler Ablageort für sämtliche Belege vereinfacht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den gesamten Archivierungsprozess.

Vorteile auf einen Blick:

- ein zentrales revisionssicheres Exemplar

- einfache automatische Archivierung

- ein zentraler "Ablageort"

- kein lästiges Akten transportieren

- keine Sucharbeit mehr

- geringerer Papier- und Tonerverbrauch

- kaum Platzbedarf

- geringer Zeitaufwand

- niedrige Kosten

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