Datenqualität: Die Basis der Dokumentation

Graz, 21.11.2013 - Wird über die Verbesserung einer Dokumentation gesprochen, so diskutiert man vor allem über neue, umfassendere, ganzheitliche Dokumentationssysteme, die die aktuellen Systeme ersetzen sollen. Der Fokus der Überlegungen liegt auf der Einführung einer neuen Software. Dabei wird außer Acht gelassen, dass das System, in dem Daten erfasst und abgelegt werden, nur eine von drei Säulen einer guten Dokumentation ist.

Betrachten wir die Dokumentation der Infrastruktur eines Rechenzentrums, lassen sich im Wesentlichen drei wichtige Kriterien der Dokumentation definieren: die Struktur bzw. die Systeme, in der Daten abgelegt werden, die Verfügbarkeit dieser Systeme und damit der Daten und die Qualität der Daten an sich.

Struktur

Unter Struktur verstehen wir das System, in dem eine Dokumentation abgelegt ist. Das reicht vom menschlichen Gehirn eines Mitarbeiters bis hin zu einem ganzheitlichen System wie einer CMDB oder einem Data Center Infrastructure Management (DCIM) Tool. Dazwischen finden wir unterschiedliche Abstufungen, je nachdem, wie "strukturiert" oder "unstrukturiert" Daten abgelegt sind.

Verbesserung in diesem Bereich bedeutet zum Beispiel, die "ad-hoc" Information eines Mitarbeiters zu verschriftlichen, schriftliche Aufzeichnungen zu digitalisieren, unstrukturierte Informationen in eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbank zu portieren, voneinander unabhängige strukturierte Datenquellen zu integrieren, oder letztlich alle Daten in ein holistisches System zu migrieren und alle vorhandenen Dokumentationsquellen abzulösen.

Je nach Kerngeschäft und Größe des Rechenzentrums wird jedes Unternehmen eine andere Antwort auf die Frage nach dem passenden System finden. Es steht außer Frage, dass nicht jedes Unternehmen ein DCIM-Tool oder eine CMDB benötigen wird, um seine Infrastruktur zu dokumentieren. In vielen Fällen wird eine integrierte Dokumentation ausreichend sein.

Verfügbarkeit

Oft unterschätzt bei Überlegungen bezüglich Verbesserung einer Dokumentation ist die Verfügbarkeit der Daten. Was, zum Beispiel, nützen Expertensysteme, wenn sie nur wenige Mitarbeiter bedienen können? Zumal diese Mitarbeiter nicht selten durch andere Aufgaben (Stichwort "Tagesgeschäft") stark belastet sind und dringend benötige Auswertungen nicht zeitgerecht liefern können. Oder wie hilfreich sind diese Systeme, wenn sie von einzelnen Abteilungen gepflegt und außerhalb dieser Gruppen nicht abgefragt werden können?

Verbesserung der Verfügbarkeit bedeutet, Daten zugänglich zu machen, ungeachtet der Abteilung, die sie pflegt und ungeachtet der zeitlichen Möglichkeiten der Mitarbeiter, die Systeme bedienen.

DCIM-Systeme im oberen Preissegment bieten eine webbasierte Oberfläche mit vereinfachter Bedienung ("Management-Modul"), um rasch standardisierte Auswertungen abrufen zu können. Unternehmen, für die ein Tool dieser Komplexität nicht die angemessene Lösung darstellt, werden auf die Verfügbarkeit der Dokumentation ein besonderes Augenmerk legen müssen.

Qualität

Interessanterweise wird bei Überlegungen zu einer Verbesserung der Dokumentation selten über die Frage der Datenqualität des vorhandenen Datenbestandes nachgedacht - zumindest nicht laut. Man scheint davon auszugehen, dass ein neues, moderneres System auch die Datenqualität verbessert und sicherstellt.

Natürlich ist das nicht, bzw. nur sehr bedingt der Fall. Plant ein Unternehmen eine Migration aller vorhandenen Datenquellen in ein neues, umfassendes System um die aktuellen, verstreuten Dokumentationsinseln abzulösen, ist es unabdingbar, dass vor dieser Migration die Daten gründlich auf die Kriterien der Datenqualität hin (Korrektheit, Vollständigkeit, Genauigkeit, Aktualität, Redundanzfreiheit, Einheitlichkeit, Eindeutigkeit...) überprüft werden. Diese Überprüfung dem neuen System zu übertragen und somit in die Phase der Migration zu verlagern, führt zwangsweise zu kritischen Problemen bei der Systemeinführung. Probleme, die durch rechtzeitiges Agieren vermeidbar sind.

Manche Unternehmen, die sich über die mangelnde Dokumentation ihres Inventars im Klaren sind, planen vor einer Migration eine Datenaufnahme (Inventur). Abgesehen davon, dass diese aus Kosten oder Zeitgründen sehr oft nicht realisiert werden kann, löst eine Inventur wiederum nur ein Teilproblem mangelnder Dokumentation. Bei Inventuren kann nur aufgenommen werden, was man sieht. Diese neu erfassten Daten müssen mit den vorhandenen Daten zu Stromversorgung oder Netzwerk-Konnektivität abgeglichen und in Verbindung gebracht werden - und zwar vor dem Projektbeginn der Softwareeinführung.

Fazit

Datenqualität ist die Basis, auf der Systeme und deren Verfügbarkeit aufbauen. Es ist irrelevant, wie lange ich auf eine falsche Information warte oder wie strukturiert unvollständige Informationen abgelegt sind. Das Wesentliche ist, sicherzustellen, dass Informationen korrekt, vollständig, aktuell verständlich und verfügbar sind. Diese Kriterien der Datenqualität sind systemunabhängig und können auch in verteilten Datenhaltungen erreicht und überprüft werden, sofern bestimmte Dokumentationskriterien erfüllt sind.

Die yandree GmbH ist Spezialist für Rechenzentrums-Dokumentation und bietet unterschiedliche Tools und Dienstleistungen an, die für die Erlangung einer optimalen Dokumentation erforderlich und hilfreich sind. In diesem Zusammenhang ist die Datenqualität für yandree stets ein zentrales Anliegen.

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