Nach den Beobachtungen der ITSM Consulting AG verfügen viele IT-Organisationen noch über kein ausreichendes Financial Management. Als Konsequenz besteht keine Transparenz der Kosten pro IT-Service. Außerdem fehlt es an gesicherten Grundlagen für die Investitionsentscheidungen und ist keine angemessene Budgetkontrolle möglich.
Aus diesem Grund hat das Beratungshaus eine Financial-Management-Lösung entwickelt, die als besonderes Merkmal eine qualitätsorientierte Steuerung beinhaltet. Sie beruht methodisch auf dem IT-Quality-Index und versetzt die IT-Organisation in die Lage, die Qualitätsanforderungen des Financial Managements operabel zu definieren und anschließend objektiv zu messen. Damit unterscheidet sich die Lösung der ITSM Consulting von den klassischen Methoden, die sich auf die Prozessgestaltung beschränken.
Die Vorteile des qualitätsorientierten Ansatzes beginnen damit, dass er die Service Provider bei der Auswahl des für sie günstigsten Kostenmodells unterstützt und somit die Basis für eine verlässliche Kostenrechnung, Finanzplanung und Leistungsverrechnung schafft. Der IT-Quality-Index leistet aber auch eine wichtige Hilfestellung beim Aufbau einer bedarfsgerechten Kostenstellenstruktur. Sie ist die Voraussetzung für aussagekräftige Kostenanalysen und zielgerichtete Maßnahmen zur Effizienzsteigerung. Gleichzeitig stellt diese Methode ein Werkzeug zur Auswahl der revisionssicheren Kostenklassifizierung auf Basis der angebotenen Services bereit.
Wichtige Optimierungspotentiale eröffnet der Ansatz auch bei der Finanzplanung. Sie gestaltet sich häufig unzureichend, weil Budgets erstellt werden, die auf ungenauen Schätzungen der Aufwände für einen unvollständigen Aufgabenkatalog der IT beruhen, problematisiert Frank Zielke, Vorstand der ITSM Consulting AG. Vor allem die Phasen des Finanzplanungsprozesses, Analyse des vorherigen Budgets, Bewertung der IT-Pläne, Kosten- und Einnahmeschätzung sowie Budgeterstellung werden oft stiefmütterlich behandelt.
Dies ändert sich durch die Nutzung des IT-Quality-Index grundlegend, denn die IT-Organisation erhält einen fundierten und umfassenden Finanzplanungsprozess, in dem sämtliche Aufgaben aus Projekten oder Routinearbeiten berücksichtigt sind. Bei der Einführung werden die Prozesse so gestaltet, dass auch die Compliance-Vorgaben und Unternehmensrichtlinien präzise einfließen. Dies schließt eine klare Regelung der Verantwortlichkeiten ebenso wie die Integration in die weiteren Prozesse der IT-Organisation mit ein.
Ein IT-Financial-Management nach herkömmlichen Methoden stößt schnell an seine Grenzen, weil es nur Sachverhalte darstellen kann und ihm ein Steuerungsinstrument mit klar definierten Qualitätsanforderungen fehlt, betont Zielke. Dies macht es beispielsweise schwer, Budgetabweichungen verlässlich auf ihre Ursachen hin zu analysieren oder optimale Preise der IT-Services unter Berücksichtigung der Kosten- und Marktaspekte für die Leistungsverrechnung zu ermitteln.
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