Waldbronn, 17. September 2001. Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Der Wunschtraum wird Realität. Effektives Dokumenten- und Informationsmanagement ist heute mehr denn je zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden. Viele Unternehmen arbeiten daher bereits mit einem Dokumenten-Management-System (DMS), um die Vorteile eines elektronischen Archivs, der einfachen Indizierung und des schnellen Zugriffs auf Dokumente und deren effizienter Verwaltung zu nutzen. Die Schwachstelle all dieser Systeme ist aber, dass die meisten der zu verarbeitenden Informationen nach wie vor in Papierform vorliegen. Die Frage ist: Wie kommen die Daten vom Papier ins System? Heutige Realität ist häufig, dass in vielen Unternehmen Daten, die auf Papier vorliegen, manuell in EDV-Systeme eingegeben werden. Ein zeitaufwendiges, kostenintensives und fehlerbehaftetes Unterfangen. So ermittelte beispielsweise der Arbeitskreis deutscher Rechenzentren, dass allein die Kosten bei manueller Datenerfassung für 1.000 Anschläge rund 13,60 DM betragen. Die Mikromatic GmbH aus Waldbronn zeigt mit ihrem Softwareprodukt TIFFCapture 2000, wie es anders gehen kann!
Im Rahmen der Einführung von DMS werden in Unternehmen zumeist gleichzeitig Scanner installiert. Sie digitalisieren die anfallenden Dokumente und stellen sie dem System zur Verfügung. Der papierne Posteingang ist ein typisches Anwendungsbeispiel. Täglich erhalten Unternehmen Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Werbeschreiben usw. Um all diese Dokumente und Belege zu digitalisieren, sind mehrere Schritte notwendig: Zunächst muss das Dokument in den Scanner gelegt und eingelesen werden. Es folgt eine Kontrolle, ob das Scannen erfolgreich und fehlerfrei war. Meist muss die Datei manuell nachbereitet werden. Der Anwender entfernt beispielsweise schwarze Ränder oder Leerseiten, dreht ggf. das Dokument, falls es falsch herum lag usw... Anschließend folgt die Indexvergabe, damit die Dokumente später wiederauffindbar sind. Diese Indexe beschreiben das Dokument und seinen Inhalt. Typische Beispiele sind Rechnungs- oder Kundennummer, Name des Kunden o.ä. Je nach Aufkommen des Posteinganges können allein diese Tätigkeiten einen Vormittag füllen. Und damit ist die Post noch lange nicht beim richtigen Sachbearbeiter. Erst die manuelle Verteilung in die Ablagefächer der Mitarbeiter oder wir erinnern uns mit einem rollenden Aktenwagen schiebt der Postmaster die Papierberge durch die Flure bis zu den Schreibtischen. Und da liegen sie dann im Posteingang und harren ihrer Bearbeitung.
Mit dem Einsatz von TIFFCapture 2000 werden diese manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert. Die speziell für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen konzipierte Scanner-Erfassungssoftware unterstützt sämtliche Scanfunktionen für die Imageaufbereitung und Indexierung bei voller Scangeschwindigkeit. Sie organisiert die Erfassung, Kontrolle, Aufbereitung, Indexierung und den Transfer der gescannten Dokumente in vorbestimmte Ablagen. Mit dem optional verfügbaren Modul TIFFCapture Automation können diese Tätigkeiten vollautomatisch zeitlich oder ereignisgesteuert durchgeführt werden.
Die zuvor definierten Ablageorte können sowohl Ordner auf der Festplatte sein, und/oder ein DMS. TIFFCapture 2000 verfügt über Schnittstellen zu den gängigen DMS-Produkten im Markt. Die gescannten Dokumente der eingehenden Post werden mittels des eingesetzten DMS nach Sachgebieten geordnet automatisch im Unternehmen verteilt bzw. an die relevanten Sachbearbeiter weitergeleitet. Steht als Back-Office-Applikation ein Workflow-Produkt zur Verfügung, löst TIFFCapture automatisch die notwendigen Geschäftsvorgänge aus. Damit wird eine höhere Wirtschaftlichkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Fehler erreicht. Und alles geht schneller, was letztlich nicht nur den Sachbearbeitern, sondern auch den Kunden entgegenkommt.
Über die Mikromatic GmbH:
Die Mikromatic GmbH gilt seit Unternehmensgründung im Jahr 1979 als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management. Neben der Eigenentwicklung der TIFFCapture Scanner-Erfassungssoftware hat sich die Mikromatic GmbH auf Komplettlösungen im Bereich des Digitalen Dokumenten-Management und des Digitalen Publishing spezialisiert. Systemintegration, Softwareentwicklungen, das Auslesen und automatische Indexieren per ICR/OCR, Beratung bei Outsourcing-Projekten und das Facility-Management zählen neben Consulting und der Installation von Soft- und Hardware zum Leistungsangebot der Mikromatic GmbH. Dazu integriert Mikromatic Produkte verschiedener Hersteller zu einer funktionierenden Gesamtlösung.
Die Mikromatic GmbH gehört seit 1999 zu der ebenfalls in Waldbronn ansässigen Taller-Gruppe. Die Taller-Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Steckerbrücken und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter. Anfang 2000 fusionierte Mikromatic mit der systems&more GbR. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit 45 Mitarbeiter.
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