Wenn Mitarbeiter Unternehmens-Notebooks auch privat nutzen, besteht Regelungsbedarf

Berlin, 23.04.2014 - (Berlin, 23.04.2014) In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeiter die ihnen überlassenen Notebooks, Tablets und Smartphones ausdrücklich auch privat nutzen. Das erhöht Motivation und Produktivität, hat aber auch arbeitsrechtliche Folgen und erhöht die Haftungsrisiken des Unternehmens. Um Geschäftsführer und Arbeitgeber aufzuklären, hat der Berliner Versicherungsmakler Frank Schwandt den Regelungsbedarf bei der Freigabe von Firmengeräten für die private Nutzung in einem aktuellen Beitrag unter der Adresse http://www.acant-makler.de/?p=950 zusammengefasst.

Erlaubte Privatnutzung kann zu arbeitsrechtlichen Ansprüchen führen.

Wenn das iPad oder Mobiltelefon auch privat benutzt werden darf, müssen die Details geklärt werden: Darf auch während die Arbeitszeit privat gesurft werden? Wie viel Traffic darf der Arbeitnehmer für sich nutzen? Sind bestimmte Dinge wie Porno-Seiten oder das Downloaden von Filmen tabu? Klarheit kann nur eine eindeutige, verbindliche Nutzungsrichtlinie schaffen. Ob man sie 'Internet-Policy', 'Guidelines' oder 'Zusatzvereinbarung' nennt - diese Regeln müssen im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Dazu sollte auch die Feststellung gehören, dass Unternehmensdaten Firmeneigentum sind und bleiben. Bei einem Verstoß gegen diese Einschränkungen steht recht schnell eine Verletzung des Arbeitsvertrages im Raum, und damit eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung.

Ungeregelt kann die Duldung der Privatnutzung als sogenannte 'betriebliche Übung'. quasi zum Gewohnheitsrecht werden: Wenn es im Unternehmen üblich ist, einen Laptop zwischendurch auch für private Zwecke einzusetzen, kann das als stillschweigende Einwilligung des Arbeitgebers gelten.

Die private Nutzung ist nicht steuerpflichtig

Anders als bei Firmenwagen ist die unentgeltliche Überlassung eines Laptops an den Arbeitnehmer für das Finanzamt kein 'geldwerter Vorteil' und muss nicht versteuert werden. Das steht inzwischen ausdrücklich im Gesetz. Voraussetzung ist allerdings, dass das Gerät Eigentum des Arbeitgebers bleibt.

Bei Datenschutzproblemen haftet das Unternehmen

Probleme können sich beim Datenschutz ergeben. Das passiert zum Beispiel, wenn die Datensicherung des Unternehmens auch private E-Mails speichert oder die Buchhaltung per Einzelverbindungsnachweis Einblick in den privaten Telefongebrauch erhält. Wenn dann noch ein Betriebsprüfer des Finanzamts diese personenbezogenen Daten sieht, hat das Unternehmen erst recht ein juristisches Problem. Es haftet, wenn es personenbezogene Daten des Mitarbeiters herausgibt.

Versicherungsverträge anpassen!

Die private Nutzung von Firmennotebooks und anderen Geräten ist immer auch eine Frage des Risikomanagements. Die zusätzlichen Risiken des Unternehmens müssen versichert, der Deckungsumfang der Versicherungsverträge angepasst werden. Nur wenn die individuelle Risikolage genau und realistisch in den Versicherungsverträgen abgebildet wird lässt sich vermeiden, dass einerseits kein akutes Risiko 'offen? bleibt, umgekehrt aber auch keine teure Überversicherung entsteht. Klare Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Belegschaft sind nicht nur juristisch von Vorteil, sie senken auch das Unternehmensrisiko und damit die Kosten.

• Über acant.versicherungsmakler e.K. / Dipl. Jur. Frank Schwandt
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